2. Hướng dẫn phần mềm
Để thực hiện Tự động hóa quy trình thanh toán tiền mặt , cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt\Tab Quy trình bấm Thiết lập tự động
Bước 2: Tại màn hình Quy trình thanh toán bấm Sử dụng ngay
Bước 3: Màn hình tự động nhảy sang AMIS Quy trình, người dùng Xem phim giới thiệu, sau đó bấm Tiếp tục.
- Tiếp tục xem Thao tác mô phỏng sau đó bấm Tiếp tục.
- Người dùng Chạy thử trải nghiệm và thử Phát hành một quy trình
Bước 4: Tại AMIS Quy trình, người dùng bấm Chạy quy trình\ Chọn Quy trình thanh toán
- Điền các thông tin, phần Hình thức nhận tiền bằng Tiền mặt; sau đó bấm Gửi.
- Chọn Quản lý trực tiếp xác nhận sau đó bấm Gửi. Quy trình sẽ tự động chạy tới lần lượt đến Quản lý trực tiếp xác nhận, Kế toán xét duyệt và Giám đốc phê duyệt.
- Người phê duyệt vào Tab Lượt chạy\ Chọn Cần thực hiện\ Chọn đơn cần duyệt
- Người phê duyệt bấm Chuyển tiếp để duyệt hoặc Trả về nếu có yêu cầu người gửi chỉnh sửa.
Bước 5: Sau khi quy trình chạy xong, người dùng qua AMIS Kế toán, màn hình sẽ hiển thị chuông thông báo nhân viên gửi Đề nghị thanh toán hóa đơn.
- Người dùng vào phân hệ Tiền mặt\Tab Đề nghị chi tiền\ Chọn Lập phiếu chi cho Đề nghị thanh toán mà nhân viên vừa gửi
- Người dùng bấm Lập phiếu chi
- Màn hình hiển thị biểu tượng AMIS Chat, người dùng bấm vào biểu tượng AMIS Chat để có thể trao đổi thêm với nhân viên các vấn đề về Quy trình thanh toán
Lưu ý: Khi người dùng muốn kiểm soát quy trình thanh toán có thể thực hiện theo từng bước thủ công như trên. Trong trường hợp người dùng muốn thiết lập quy tắc hạch toán tự động để khi nhân viên làm quy trình thanh toán xong hệ thống sẽ tự động lập luôn phiếu chi giúp tiết kiệm thời gian, có thể thực hiện theo các bước sau:
- Vào phân hệ Tiền mặt\Tab Đề nghị chi tiền\ Chọn Thiết lập quy tắc hạch toán tự động
- Chọn các đề nghị để thiết lập hạch toán tự động, rồi bấm Cất.
- Các đề nghị được chọn sau khi được người dùng lập sẽ tự động Lập phiếu chi và hiển thị trạng thái Xem ở cột Chức năng.
