Ứng dụng của OneAI trong công việc kế toán

1. Tổng quan

Bài viết nhằm hướng dẫn: Bài viết hướng dẫn anh/chị cách sử dụng các tính năng trên OneAI để hỗ trợ công việc kế toán, từ tra cứu quy định, xử lý tài liệu, phân tích dữ liệu, xây dựng trợ lý nội bộ đến tạo báo cáo, slide, biểu đồ và ghi chép cuộc họp. Qua đó, anh/chị có thể giảm thời gian xử lý thủ công, khai thác thông tin nhanh hơn và nâng cao hiệu quả công việc hằng ngày.

Đối tượng áp dụng: Kế toán viên, kế toán trưởng, cán bộ tài chính và các nhân sự có nhu cầu sử dụng AI để hỗ trợ xử lý nghiệp vụ kế toán, tài chính và các công việc văn phòng liên quan.

2. Hướng dẫn chi tiết

2.1 Các tính năng hỗ trợ công việc chuyên môn của kế toán

2.1.1. Trò chuyện

Anh/chị có thể sử dụng tính năng Trò chuyện như một công cụ AI hỗ trợ đa dạng nhu cầu trong công việc:

• Hỏi đáp, tra cứu và tổng hợp thông tin: Tra cứu quy định pháp luật, kiến thức chuyên môn, biểu mẫu hoặc tổng hợp thông tin về khách hàng, nhà cung cấp và đối tác.
• Xử lý tài liệu và dữ liệu: Tóm tắt, dịch thuật, phân tích, đối chiếu tài liệu, quy định và số liệu phục vụ công việc.
• Soạn thảo và rà soát văn bản: Hỗ trợ soạn thảo, định dạng, thẩm định và góp ý báo cáo, thông báo, quy trình, biên bản và các văn bản nghiệp vụ.
• Lập kế hoạch và xử lý vấn đề: Hỗ trợ xây dựng kế hoạch công việc, phân tích vấn đề, chuẩn bị nội dung giải trình và đề xuất phương án xử lý.
• …

Ví dụ: Kiểm tra các điều khoản thanh toán trong hợp đồng

Bước 1: Trên OneAI, chọn Trò chuyện.

Bước 2: Đính kèm file hợp đồng cần kiểm tra.

Bước 3: Nhập yêu cầu\ nhấn Gửi.
Ví dụ: Tóm tắt các điều khoản liên quan đến giá trị hợp đồng, thời hạn thanh toán, điều kiện thanh toán, mức phạt chậm thanh toán và những nội dung phòng Kế toán cần lưu ý.

Bước 4: OneAI sẽ tự động thực hiện và đưa ra kết quả theo yêu cầu. Nếu cần phân tích sâu hơn, anh/chị có thể tiếp tục hỏi.

Tương tự, anh/chị có thể sử dụng Trò chuyện để tra cứu quy định thuế, tóm tắt văn bản, soạn nội dung giải trình, rà soát báo cáo hoặc phân tích một bảng số liệu.

2.1.2 Trợ lý

Tính năng Trợ lý giúp phòng Kế toán xây dựng các trợ lý AI theo từng nhu cầu cụ thể:

• Trợ lý cho phòng Kế toán: Tập trung kiến thức chuyên môn, quy trình, quy định và kinh nghiệm nội bộ để hỗ trợ nhân sự tra cứu nhanh khi cần.
• Trợ lý cho toàn công ty: Hướng dẫn nhân viên thực hiện các thủ tục như thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng, công tác phí hoặc chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định.
• …

Bước 1: Trên OneAI, vào phân hệ Trợ lý AI\ chọn Tạo trợ lý AI.

Bước 2: Anh/chị thiết lập các thông tin cho trợ lý AI:

Ví dụ: Tạo trợ lý hướng dẫn thủ tục thanh toán:

• Chọn ảnh đại diện (không bắt buộc)
• Tên trợ lý: Trợ lý hướng dẫn thủ tục thanh toán
• Chỉ dẫn: viết chỉ dẫn cho trợ lý

Bước 3: Nạp tri thức cho trợ lý AI (không bắt buộc)

Tri thức giúp trợ lý AI trả lời chính xác theo dữ liệu người dùng cung cấp:

• Mỗi Trợ lý AI có thể lưu tối đa 500MB cho cả 3 loại tri thức.
• Nạp tri thức ngắn gọn, đúng trọng tâm, tránh quá nhiều khiến AI trả lời sai hoặc lẫn thông tin.

Anh/chị có thể thực hiện nạp tri thức cho trợ lý 1 trong 3 cách sau:

• Tệp tài liệu: Tải lên tệp từ thiết bị (định dạng: .doc, .docx, .pdf, xls, xlsx, csv dung lượng tối đa 50MB/tệp)\ nhấn Lưu.

• Liên kết: Nhập đường dẫn (link) chứa nội dung tri thức vào ô nhập liệu\ nhấn Thêm liên kết để thêm các liên kết khác\ nhấn Lưu.

• Nội dung: Nhập Tiêu đề và Nội dung tri thức\ nhấn Lưu.

Bước 4: Thiết lập nguồn tri thức và kỹ năng cho trợ lý AI: Thiết lập cách trợ lý hành xử và giao tiếp với người dùng

• Nguồn tri thức: tích chọn các lựa chọn sau:
  • Tri thức huấn luyện sẵn của mô hình: Phản hồi dựa trên tri thức đã được huấn luyện sẵn của từng mô hình AI
  • Tìm kiếm Internet: Tìm kiếm trên internet trước khi phản hồi để cung cấp các thông tin mới nhất
  • Riêng mục Tri thức đã nạp cho Trợ lý: Phản hồi dựa trên các nội dung tri thức đã nạp cho Trợ lý (hệ thống sẽ mặc định tích chọn nếu anh/chị đã nạp tri thức ở mục 2. Nạp tri thức cho Trợ lý).
• Kỹ năng: có thể tích chọn Tạo ảnh cho trợ lý AI.
• Sau đó anh/chị chọn Tạo trợ lý.

Bước 5: Thiết lập nâng cao (không bắt buộc): Thiết lập cách trợ lý hành xử và giao tiếp với người dùng:

• • Mô hình mặc định: chọn mô hình AI mặc định mà trợ lý sử dụng
  • Những điều không được làm: nhập các nội dung hoặc hành vi mà trợ lý AI cần tránh trong quá trình trả lời.
  • Phong cách: chọn phong cách thể hiện của trợ lý AI khi giao tiếp với người dùng.
  • Câu hỏi mở đầu (tối đa 4 câu hỏi): nhập câu hỏi gợi ý để người dùng dễ bắt đầu trò chuyện với trợ lý AI.

• Mục Xem trước ở bên phải hiển thị giao diện mô phỏng trợ lý AI sau khi tạo.

Trợ lý sẽ dựa trên tài liệu được cung cấp để hướng dẫn, giúp phòng Kế toán giảm các câu hỏi lặp lại và thống nhất cách truyền đạt quy định trong doanh nghiệp.

2.1.3. Dự án

Với những công việc cần thực hiện qua nhiều ngày, nhiều giai đoạn hoặc sử dụng nhiều tài liệu, anh/chị nên tạo Dự án riêng.

Trong mỗi dự án, OneAI có thể duy trì ngữ cảnh của công việc và tiếp tục hỗ trợ dựa trên các nội dung đã trao đổi trước đó.

Một số dự án kế toán có thể tạo:

• Lập và theo dõi kế hoạch ngân sách năm.
• Chuẩn bị kiểm toán.
• Quyết toán cuối năm.
• Kiểm kê tài sản.
• Xây dựng hoặc cập nhật quy chế tài chính.
• Tổng hợp hồ sơ phục vụ thanh tra, kiểm tra.
• …

Ví dụ: Lập và theo dõi kế hoạch ngân sách năm

Bước 1: Trên OneAI, vào phân hệ Dự án\ chọn Tạo dự án.

Bước 2: Nhập tên dự án\ nhấn Lưu.

Sau khi tạo dự án, anh/ chị có thể trò chuyện trực tiếp với AI trong dự án.

2.1.4. Notebook

Tính năng Notebook phù hợp với các công việc cần nghiên cứu nhiều tài liệu hoặc phân tích nhiều file dữ liệu:

• Nghiên cứu tài liệu: Cung cấp bộ tài liệu để AI hỗ trợ tổng hợp, tóm tắt, hỏi đáp và so sánh quy chế, hợp đồng, chính sách hoặc văn bản chuyên môn.
• Phân tích dữ liệu: Cung cấp các file dữ liệu để AI hỗ trợ xử lý, phát hiện chênh lệch, nhận diện điểm bất thường và đưa ra các thông tin cần lưu ý.
• …

Ví dụ 1 : Phân tích biến động chi phí theo tháng

Bước 1: Trên OneAI, vào Notebook, chọn Tạo sổ mới\ chọn Phân tích dữ liệu.

Bước 2: Tại giao diện Phân tích dữ liệu, anh/chị chọn Thêm dữ liệu hoặc kéo thả tệp trực tiếp vào vùng này.

• Hệ thống hỗ trợ tối đa 3 tệp cùng lúc, định dạng: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .csv, .pdf. với dung lượng mỗi tệp không quá 50MB.
• Sau khi thêm dữ liệu thành công, chọn Lưu vào nguồn.

• Anh/chị có thể Thêm dữ liệu bằng 1 trong 3 cách sau:
  • Tải tệp lên 

• • • Nhập đường dẫn

• • •  Nhập văn bản

Bước 3: Sau khi đã có dữ liệu, anh/chị nhập nội dung cần phân tích vào phần khung chat:
“Phân tích biến động chi phí theo từng tháng, xác định các khoản tăng giảm bất thường và những nội dung cần kiểm tra thêm”

Bước 4: OneAI sẽ tự động phân tích dữ liệu và đưa ra kết quả theo đúng yêu cầu của anh/chị.

Ví dụ 2 : So sánh các quy định tài chính

Bước 1: Trên OneAI, vào Notebook, chọn Tạo sổ mới\ chọn Nghiên cứu tài liệu.

Bước 2: Tại giao diện Nghiên cứu tài liệu anh/chị chọn Thêm tài liệu hoặc kéo thả tệp trực tiếp vào vùng này.

• Hệ thống hỗ trợ tối đa 3 tệp cùng lúc, định dạng: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .csv, .pdf. với dung lượng mỗi tệp không quá 50MB.
• Sau khi thêm dữ liệu thành công, chọn Lưu vào nguồn.

• Anh/chị có thể Thêm tài liệu bằng cách: 
  • Tải tệp lên

• • Nhập đường dẫn

• •  Nhập văn bản.

Bước 3: Sau khi đã có dữ liệu, anh/chị nhập nội dung cần phân tích vào phần khung chat:
“So sánh quy định về mức tạm ứng, thời hạn hoàn ứng và hồ sơ thanh toán trong các tài liệu này”

Bước 4: OneAI sẽ tự động phân tích dữ liệu và đưa ra kết quả theo đúng yêu cầu của anh/chị.

2.2. Các tính năng hỗ trợ công việc văn phòng cho kế toán

2.2.1 Tạo biểu đồ

Anh/chị có thể sử dụng AI để chuyển dữ liệu thành biểu đồ trực quan, đồng thời hỗ trợ phân tích xu hướng và biến động số liệu phục vụ báo cáo.

Ví dụ, kế toán có thể sử dụng tính năng này để trình bày biến động doanh thu – chi phí theo tháng, cơ cấu chi phí, công nợ phải thu – phải trả hoặc so sánh ngân sách với số thực tế. Từ biểu đồ được tạo, anh/chị có thể tiếp tục yêu cầu AI hỗ trợ viết phần nhận xét phục vụ báo cáo.

2.2.2 Tạo Slide

Khi cần báo cáo lãnh đạo hoặc hướng dẫn nghiệp vụ cho các phòng ban, anh/chị có thể sử dụng Tạo Slide để chuyển nội dung hoặc tài liệu có sẵn thành bài trình chiếu.

Chẳng hạn, anh/chị có thể tải lên báo cáo kết quả tài chính, dữ liệu ngân sách hoặc nội dung quy trình thanh toán và yêu cầu OneAI xây dựng dàn ý, tạo slide, sau đó tiếp tục điều chỉnh nội dung và thiết kế theo nhu cầu.

Nhờ đó, kế toán có thể rút ngắn thời gian chuẩn bị các bài báo cáo định kỳ, báo cáo ngân sách, báo cáo công nợ hoặc tài liệu hướng dẫn thủ tục tài chính.

2.2.3 Tạo Infographic

Anh/chị có thể chuyển các quy trình, quy định hoặc hướng dẫn tài chính thành hình ảnh trực quan, dễ hiểu, thuận tiện cho việc phổ biến và hướng dẫn trong doanh nghiệp

Ví dụ, phòng Kế toán có thể tạo infographic hướng dẫn quy trình tạm ứng – hoàn ứng, hồ sơ thanh toán, thời hạn gửi chứng từ hoặc các bước thực hiện công tác phí. Nội dung được trình bày trực quan sẽ giúp nhân viên dễ tiếp nhận và thực hiện đúng hơn.

2.2.4 Ghi chép họp

Trong các cuộc họp liên quan đến ngân sách, công nợ, kiểm toán hoặc quyết toán, anh/chị có thể sử dụng Ghi chép họp như một thư ký AI.

OneAI hỗ trợ ghi nhận nội dung trao đổi, tóm tắt các ý chính và trích xuất những đầu việc cần thực hiện sau cuộc họp. Nhờ đó, kế toán có thể tập trung vào việc trao đổi thay vì phải dành nhiều thời gian ghi chép và tổng hợp lại nội dung sau khi cuộc họp kết thúc.

2.2.5 Extension

Trong nhiều trường hợp, thông tin cần xử lý đang nằm ngay trên một website, hệ thống nội bộ hoặc trang tài liệu trực tuyến. Khi đó, anh/chị có thể sử dụng OneAI Extension để làm việc với AI ngay trên trình duyệt mà không cần chuyển qua ứng dụng khác.

Ví dụ, khi đang đọc một văn bản pháp luật dài, anh/chị có thể yêu cầu AI tóm tắt các nội dung liên quan đến kế toán doanh nghiệp. Khi đang xem hợp đồng hoặc chính sách, anh/chị có thể nhờ AI giải thích một đoạn khó hiểu, tóm tắt nội dung hoặc hỗ trợ viết lại phần trao đổi cần gửi cho đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác.

3. Lưu ý

• Nội dung do AI tạo ra mang tính chất hỗ trợ; anh/chị nên kiểm tra lại các thông tin quan trọng trước khi sử dụng chính thức.
• Với các nội dung liên quan đến pháp luật, thuế, tài chính hoặc quy định nội bộ, cần đối chiếu với văn bản và nguồn thông tin chính thức đang có hiệu lực.
• Khi phân tích dữ liệu hoặc tài liệu, nên cung cấp yêu cầu rõ ràng, đầy đủ ngữ cảnh để OneAI đưa ra kết quả sát với nhu cầu hơn.
• Không nên cung cấp các thông tin mật, dữ liệu nhạy cảm hoặc dữ liệu không được phép chia sẻ nếu chưa bảo đảm đúng quy định bảo mật của doanh nghiệp.