1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn anh/chị cách xử lý khi phần mềm hiển thị cảnh báo Tổng tiền trên hóa đơn chưa được làm tròn lúc phát hành hóa đơn điện tử.
Tính năng cảnh báo giúp anh/chị chủ động kiểm tra và cập nhật lại thông tin tổng tiền trước khi hóa đơn được gửi đến cơ quan thuế, tránh tình trạng hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối do tổng tiền còn phần thập phân.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Khi phát hành từng hóa đơn
Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, mở hóa đơn cần phát hành và nhấn Phát hành.
Bước 2: Khi hộp thoại cảnh báo hiển thị, anh/chị chọn:
- Nhấn Hủy/Đóng nếu muốn sửa hóa đơn cho đúng quy định, thực hiện theo mục 4.3, sau đó phát hành lại.
- Nhấn Tiếp tục phát hành nếu đã nắm rõ thông tin và muốn phát hành ngay. Hóa đơn được phát hành như bình thường.
2.2. Khi phát hành hàng loạt
Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, tích chọn nhiều hóa đơn và nhấn Phát hành hàng loạt.
Bước 2: Nếu có hóa đơn vi phạm, chương trình hiển thị hộp thoại cảnh báo, đồng thời đánh dấu đỏ các dòng hóa đơn vi phạm trên danh sách.
Bước 3: Nhấn Đóng thông báo, con trỏ sẽ tự động nhảy về dòng hóa đơn vi phạm đầu tiên để anh/chị sửa ngay.
Bước 4: Sửa hóa đơn theo mục 2.3, cất lại rồi phát hành tiếp. Lặp lại với các hóa đơn vi phạm còn lại.
Hoặc nhấn Tiếp tục phát hành để phát hành toàn bộ như bình thường (bao gồm cả các hóa đơn còn số lẻ).
2.3. Cách sửa lại hóa đơn để tổng tiền làm tròn đến hàng đơn vị
Sau khi đóng cảnh báo, anh/chị mở lại hóa đơn và rà soát lần lượt các thông tin sau:
Bước 1: Kiểm tra Đơn giá và Số lượng trên từng dòng hàng. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến thành tiền bị lẻ.
Ví dụ: Dòng hàng có đơn giá 33.333,33 × số lượng 3 = 99.999,99 nên thành tiền còn phần thập phân. Anh/chị chỉnh lại đơn giá hoặc số lượng để thành tiền của dòng hàng là số nguyên.
Bước 2: Kiểm tra Tiền chiết khấu thương mại trên từng dòng hàng. Nếu chiết khấu tính ra số lẻ, anh/chị điều chỉnh giá trị chiết khấu về số nguyên.
Bước 3: Kiểm tra Tiền thuế GTGT. Nếu tổng tiền thuế còn số lẻ (do thuế suất 8%/10% nhân với thành tiền lẻ), thông thường khi đã sửa thành tiền dòng hàng về số nguyên thì tiền thuế cũng được làm tròn theo.
Bước 4: Kiểm tra Tổng giảm trừ khác (nếu hóa đơn có) và chỉnh về số nguyên.
Bước 5: Nhấn Cất hóa đơn, kiểm tra các tổng tiền không còn phần thập phân rồi nhấn Phát hành. Lúc này chương trình không còn hiển thị cảnh báo.