Kiểm kê quỹ

Bài viết hướng dẫn cách thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt và xử lý chênh lệch sau kiểm kê trên phần mềm, giúp kế toán đối chiếu chính xác số dư tiền mặt thực tế với sổ sách kế toán.

Nội dung áp dụng cho các trường hợp:

• Kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.

• Ghi nhận và xử lý chênh lệch thừa, thiếu quỹ tiền mặt theo quy định kế toán.
  Hướng dẫn hỗ trợ kế toán đảm bảo số liệu quỹ phản ánh đúng thực tế, minh bạch và đầy đủ căn cứ khi lập báo cáo tài chính.

Khi kiểm kê quỹ, phát hiện chênh lệch cần xử lý, hạch toán như sau:

Nghiệp vụ kiểm kê quỹ và xử lý chênh lệch sau kiểm kê được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt, tab Kiểm kê, nhấn Thêm.

• Nhập ngày và chọn loại tiền cần kiểm kê, sau đó nhấn Đồng ý.

• Tab Thông tin chung: khai báo mục đích và thông tin về biên bản kiểm kê.
• Tab Kiểm kê thực tế: khai báo thông tin số lượng tiền mặt tồn thực tế trong quỹ của Thủ quỹ theo từng mệnh giá tiền khác nhau. => Căn cứ vào kết quả được nhập, chương trình sẽ tự động tính ra chênh lệch tồn giữa sổ của Kế toán tiền
  mặt và tồn trong quỹ của Thủ quỹ.

• Tab Thành viên tham gia: khai báo các thành viên tham gia vào hoạt động kiểm kê quỹ (sử dụng chức năng chuột phải để thêm hoặc xoá thông tin về thành viên tham gia).

• Tab Kết quả xử lý: khai báo lý do và kết luận sau khi thực hiện kiểm kê. 

Bước 4: Xử lý kết quả kiểm kê

• Chọn chức năng Xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê quỹ.
• Căn cứ vào thực tế kiểm kê thừa hay thiếu, hệ thống tự động sinh ra Phiếu thu/Phiếu chi tương ứng. Cụ thể:
  
  
  • Trường hợp Số kiểm kê thực tế < Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu chi để xử lý giá trị thiếu.
  • Trường hợp Số kiểm kê thực tế > Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu thu để xử lý giá trị thừa.

Bước 5: Nhấn Cất, chương trình tự động tích chọn ô Đã xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê quỹ\tab Kết quả xử lý.

• Trường hợp kiểm kê ngoại tệ, cần nhập tỷ giá tại thời điểm kiểm kê vào chứng từ xử lý chênh lệch.
  

Lưu ý: Khi thực hiện đối chiếu ngân hàng vào cuối kỳ kế toán năm để quyết toán báo cáo tài chính, thì cần thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình Kiểm kê, đối chiếu thực tế.