Nộp bảo hiểm bằng tiền mặt

Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình kế toán thực hiện nghiệp vụ nộp các khoản bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp và kinh phí công đoàn cho nhân viên bằng tiền mặt trên phần mềm kế toán.

Nội dung bài viết gồm: nguyên tắc định khoản, mô tả nghiệp vụ thực tế và hướng dẫn từng bước thao tác trên phần mềm để đảm bảo việc nộp bảo hiểm đúng quy định, minh bạch và thuận tiện cho kế toán.

Phạm vi áp dụng: Dành cho kế toán doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ nộp bảo hiểm bằng tiền mặt.

Nợ TK 3382            Kinh phí công đoàn

Nợ TK 3383            Bảo hiểm xã hội

Nợ TK 3384            Bảo hiểm y tế

Nợ TK 3385            Bảo hiểm thất nghiệp (TT133)

Nợ TK 3386            Bảo hiểm thất nghiệp (TT200)

Có TK 111                    Tiền mặt (1111, 1112)

Khi công ty phát sinh các nghiệp vụ nộp bảo hiểm cho nhân viên, thường phát sinh các hoạt động sau:

1. Căn cứ vào Bảng lương của nhân viên, nhân viên chịu trách nhiệp nộp bảo hiểm sẽ lập yêu cầu chi tiền mặt để nộp bảo hiểm.
2. Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
3. Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
4. Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi sổ kế toán tiền mặt
5. Sau khi nộp bảo hiểm xong, nhân viên đi nộp thuế sẽ giao lại cho kế toán thanh toán giấy xác nhận nộp bảo hiểm của cơ quan bảo hiểm.

Nghiệp vụ “Nộp bảo hiểm bằng tiền mặt” chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ hạch toán chi phí BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm chi tiền\Nộp bảo hiểm.

Bước 2: Chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt, nhập Ngày nộp bảo hiểm sau đó nhấn Lấy dữ liệu:

Bước 3: Tích chọn các khoản bảo hiểm phải nộp và nhấn Nộp bảo hiểm

Bước 4: Chương trình sẽ tự động sinh ra chứng từ Phiếu chi nộp tiền bảo hiểm.

Bước 5: Kiểm tra chứng từ, sau đó nhấn Cất.

Bước 6: Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in.

Lưu ý: 

• Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chi nộp các khoản bảo hiểm được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ.
• Trường hợp nộp bảo hiểm không lên số liệu. Xem hướng dẫn Tại đây