Khóa sổ tự động

Bài viết hướng dẫn cách thiết lập và sử dụng chức năng Khóa sổ tự động trên AMIS Kế toán, giúp phần mềm tự động khóa sổ dữ liệu kế toán theo ngày, tuần, tháng hoặc năm đã thiết lập.

Thiết lập khóa sổ tự động: Là chức năng cho phép thiết lập quy tắc để phần mềm tự động khóa sổ theo định kỳ (ngày, tuần, tháng hoặc năm) mà không cần thực hiện khóa sổ thủ công.

Biểu hiện thường gặp:

• Muốn tự động khóa sổ sau một khoảng thời gian nhất định mà không cần thực hiện khóa sổ thủ công.
• Muốn thiết lập lịch khóa sổ định kỳ theo ngày, tuần, tháng hoặc năm để kiểm soát việc phát sinh và chỉnh sửa chứng từ.

Để thiết lập khóa sổ kỳ kế toán tự động các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập chức năng Thiết lập khóa sổ tự động

• Vào phân hệ Tổng hợp → Quy trình, tại mục Khóa sổ kỳ kế toán, chọn chức năng Thiết lập khóa sổ tự động:

• Hoặc, tại giao diện Khóa sổ kỳ kế toán, chọn chức năng Thiết lập khóa sổ tự động:

Bước 2: Thiết lập kỳ và thời gian khóa sổ

• Bật Thực hiện khóa sổ tự động
• Thiết lập kỳ khóa sổ và thời gian thực hiện khóa sổ theo Ngày/Tuần/Tháng

• Nhấn Đồng ý.

Bước 3: Chương trình thiết lập chi tiết theo từng kỳ khóa sổ

• • Trường hợp chọn khóa sổ theo ngày:
    • Chọn kỳ khóa sổ là Hàng ngày
    • Chọn Thời gian thực hiện khóa sổ là Hàng ngày: Chương trình sẽ tự động khóa dữ liệu ngày hiện tại
    • Chọn Thời gian thực hiện khóa sổ là Ngày hôm sau khóa sổ ngày hôm trước: Chương trình sẽ tự động khóa dữ liệu trước ngày hiện tại 1 ngày.
      Ví dụ: Thiết lập kỳ khóa sổ hàng ngày, ngày hôm sau khóa sổ ngày hôm trước lúc 6:00 thì ngày 22/08/2024 lúc 6:00 phần mềm sẽ tự động khóa sổ dữ liệu phát sinh tại ngày 21/08/2024.

    

  • Trường hợp chọn khóa sổ theo tuần:

• • Trường hợp chọn khóa sổ theo tháng

Chương trình sẽ tự động thực hiện khóa sổ theo kỳ và thời gian đã thiết lập khi:

• Chi nhánh có thiết lập khóa sổ tự động đến thời gian thực hiện khóa sổ
• Ngày khóa sổ mới lớn hơn Ngày khóa sổ hiện tại của chi nhánh
• Không tồn tại chứng từ nào chưa ghi sổ, có ngày hạch toán nhỏ hơn hoặc bằng ngày khóa sổ mới.