Tải phim giới thiệu tại đây.
1. Nội dung
AMIS Kế toán đã hoàn thiện luồng kết nối với AMIS Quy trình và meInvoice – Xử lý hóa đơn để thực hiện quy trình tạm ứng, thanh toán hóa đơn và thanh quyết toán tạm ứng tự động, giúp tiết kiệm thời gian hạch toán chứng từ và nâng cao hiệu quả công việc.
2. Chi tiết thay đổi
- Từ trước phiên bản R65: Quy trình tạm ứng, thanh quyết toán tạm ứng trên phần mềm đang được thực hiện như sau:
- Nhân viên lập đề nghị quyết toán trên AMIS Quy trình và đính kèm hồ sơ bằng file word, excel, hình ảnh hóa đơn, chứng từ liên quan hoặc thực hiện quyết toán bằng hồ sơ bản cứng để chuyển trưởng bộ phận và kế toán thanh toán phê duyệt.
- Kế toán thanh toán kiểm tra hồ sơ thanh toán (bao gồm kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn; hóa đơn trùng lặp; số được duyệt thanh toán theo định mức,…). Đồng thời, kiểm tra số tiền đã tạm ứng chưa thanh toán để kiểm duyệt hồ sơ và chuyển trưởng bộ phận phê duyệt. Sau đó thực hiện lập chứng từ thủ công trên AMIS Kế toán.
- Với quy trình kể trên, người dùng sẽ mất nhiều thời gian, công sức do phải thực hiện thao tác ở nhiều nơi, bước sau không kế thừa được bước trước và tốn kém chi phí in ấn hóa đơn chứng từ.
- Hơn thế nữa, quy trình thiếu tính liên kết có thể tiềm ẩn nguy cơ 1 hóa đơn được ghi nhận cho nhiều bộ hồ sơ quyết toán khác nhau, mất nhiều công sức kiểm duyệt và khó khăn khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn để hạch toán chi phí.
- Từ phiên bản R65 trở đi: AMIS Kế toán đã hoàn thiện luồng kết nối với AMIS Quy trình và meInvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào để tự động thực hiện quy trình tạm ứng, thanh quyết toán tạm ứng một cách linh hoạt, nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian hạch toán chứng từ thủ công, nâng cao hiệu suất công việc.
3. Hướng dẫn
Lưu ý: Để tự động sinh chứng từ tạm ứng/thanh toán/quyết toán tạm ứng khi đồng bộ từ AMIS quy trình, người dùng cần thiết lập quy tắc hạch toán tự động trên AMIS Kế toán theo hướng dẫn tại đây.
Sau khi thiết lập xong quy tắc, phần mềm sẽ tự động đồng bộ các đề nghị tạm ứng/quyết toán tạm ứng/thanh toán hóa đơn từ AMIS Quy trình về AMIS Kế toán và tự động lập các chứng từ hạch toán.
Ví dụ: Đối với quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kết nối AMIS Kế toán với AMIS Quy trình
- Trước hết người dùng cần đảm bảo đơn vị mình có sử dụng ứng dụng AMIS Quy trình:
- Sau đó thực hiện kết nối với AMIS Quy trình:
- Vào Các tiện ích và thiết lập\Kết nối ứng dụng:
-
- Tại mục Ứng dụng AMIS\AMIS Quy trình, nhấn Kết nối ngay:
- Chương trình hiển thị thông báo kết nối thành công. Lúc này, người dùng có thể truy cập vào các phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi, Tổng hợp để tiếp nhận Đề nghị chi tiền, Đề nghị quyết toán tạm ứng để xử lý và lập chứng từ tương ứng:
Bước 2: Thiết kế quy trình phê duyệt trên AMIS Quy trình
Các thao tác thiết kế – thiết lập kết nối quy trình được thực hiện hoàn toàn trên AMIS Quy trình.
- Sau khi kết nối thành công với AMIS Quy trình, anh chị thực hiện thiết kế quy trình trên AMIS Quy trình (Ví dụ xây dựng 2 quy trình là Quy trình tạm ứng và Quy trình quyết toán tạm ứng):
Lưu ý: Để thiết kế quy trình, người dùng có thể chọn 1 trong 2 cách: Tạo mới hoặc sử dụng mẫu thư viện sẵn có. Tham khảo thêm hướng dẫn tạo mới quy trình trên AMIS quy trình Tại đây
Bước 3: Chạy quy trình tạm ứng trên AMIS Quy trình và tự động hạch toán chứng từ trên AMIS Kế toán
- Khi đi công tác cần tiền tạm ứng, người dùng sẽ truy cập vào AMIS Quy trình để lập đề nghị tạm ứng:
- Sau đó chuyển cho cấp trên phê duyệt:
- Người duyệt sau khi nhận được email đề nghị tạm ứng sẽ thực hiện phê duyệt đề nghị trên AMIS Quy trình:
- Sau khi đề nghị tạm ứng được phê duyệt, AMIS Quy trình sẽ tự động đồng bộ sang AMIS Kế toán để tiếp nhận đề nghị tạm ứng và tự động lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi tương ứng:
Bước 4: Chạy quy trình quyết toán tạm ứng trên AMIS Quy trình và tự động lập chứng từ trên AMIS Kế toán
- Sau khi đi công tác về, người dùng thực hiện tổng hợp toàn bộ hóa đơn chứng từ để quyết toán tạm ứng
- Lúc này, người dùng thực hiện chạy quy trình quyết toán tạm ứng trên AMIS Quy trình:
- Bổ sung thông tin và lựa chọn hình thức thanh toán tương ứng:
- Tại đây, người dùng liệt kê các nội dung chi và thêm các hóa đơn liên quan. Người dùng có thể dễ dàng tra cứu và thêm các hóa đơn từ meInvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào mà không cần nhập hóa đơn thủ công như trước đây:
- Với các hóa đơn đã được sử dụng cho các bộ hồ sơ quyết toán khác, AMIS Quy trình sẽ hiển thị cảnh báo để người dùng nắm được, tránh tình trạng bị trùng lặp hóa đơn trong nhiều bộ hồ sơ thanh toán khác nhau:
- Người dùng hoàn thiện các thông tin bắt buộc của bộ hồ sơ quyết toán tạm ứng để gửi trưởng bộ phận phê duyệt và chuyển tiếp đề nghị đến kế toán thanh toán:
- Đề nghị quyết toán tạm ứng sau khi được phê duyệt sẽ ngay lập tức được đồng bộ sang AMIS Kế toán và tự động sinh chứng từ quyết toán tạm ứng, xác định chính xác quyết toán cho nhân viên nào, khoản tạm ứng nào và tự động cấn trừ công nợ tạm ứng:
- Đồng thời, tự động sinh chứng từ thu hoàn ứng hoặc phiếu chi bổ sung trong trường hợp phát sinh thừa hoặc thiếu tiền tạm ứng:
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
