Cảnh báo khi tổng hóa đơn đầu vào thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trong cùng 1 ngày của cùng 1 nhà cung cấp vượt quá 5 triệu đồng

Bài viết hướng dẫn anh/chị cách xử lý khi phần mềm cảnh báo tổng giá trị các hóa đơn mua hàng, mua dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt trong cùng một ngày của cùng một nhà cung cấp từ 5 triệu đồng trở lên.

Tính năng cảnh báo khi các hóa đơn chi tiền mặt trong cùng 1 ngày của cùng 1 nhà cung cấp vượt quá 5 triệu đồng giúp anh/chị chủ động kiểm tra các hóa đơn liên quan, có định hướng xử lý phù hợp, tránh tình trạng không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT và chi phí không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Căn cứ theo điểm b, khoản 2 điều 14 Luật thuế giá trị gia tăng 2024, được hướng dẫn bởi khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định:

Điều 26. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.

Bên cạnh đó khoản 10 điều 3 Nghị định 52/2024/NĐ-CP quy định về các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt là phương tiện bao gồm:

• Séc
• Lệnh chi, ủy nhiệm chi
• Nhờ thu, ủy nhiệm thu
• Thẻ ngân hàng (bao gồm: thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ trả trước)
• Ví điện tử
• Các phương tiện thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

Như vậy, kể từ ngày 01/07/2025, hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn đầu vào trên 5 triệu phải chuyển khoản mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào trừ các trường hợp đặc thù được quy định tại điểm b khoản 2 điều 14 Luật thuế GTGT 2024 và khoản 2 điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Khi cất chứng từ có phát sinh thanh toán bằng tiền mặt, phần mềm tự động kiểm tra các hóa đơn cùng nhà cung cấp, cùng ngày. Nếu tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, chương trình sẽ hiển thị cảnh báo để anh/chị kiểm tra.

Ví dụ: Ngày 05/07/2026, 2 hóa đơn số 1234 và 024  đều thanh toán bằng tiền mặt, mỗi hóa đơn dưới 5 triệu đồng nhưng tổng cộng 6.875.000 đồng nên phần mềm hiển thị cảnh báo.

Cách xử lý:

Bước 1: Nhấn Xem chi tiết chứng từ phát sinh tại đây để kiểm tra các hóa đơn liên quan.

Hệ thống sẽ hiển thị của cùng một nhà cung cấp trong cùng ngày đang được thanh toán bằng tiền mặt và xác định tổng giá trị các hóa đơn.

Bước 2: Kiểm tra lại hình thức thanh toán:

• Đã thanh toán tiền mặt: kiểm tra và xử lý theo quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT, chi phí được trừ.
• Thanh toán không dùng tiền mặt: cập nhật lại hình thức thanh toán và bổ sung đầy đủ chứng từ.
• Chưa thanh toán: lựa chọn hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc trường hợp phải đáp ứng điều kiện này.

Bước 3: Sau khi kiểm tra, điều chỉnh thông tin phù hợp và cất lại chứng từ.

Lưu ý: Cảnh báo được thực hiện khi cất các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán, bao gồm:

• Chứng từ mua hàng, Chứng từ mua dịch vụ, Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn.
• Phiếu chi, Chứng từ chi tiền gửi.
• Chứng từ nghiệp vụ khác, Chứng từ quyết toán.