Trả tiền nhà cung cấp theo hóa đơn bằng tiền gửi ngân hàng

Bài viết hướng dẫn cách ghi nhận và hạch toán nghiệp vụ trả tiền nhà cung cấp theo hóa đơn bằng tiền gửi ngân hàng, tự động giảm công nợ theo từng hóa đơn, xử lý chiết khấu thanh toán và chênh lệch tỷ giá với ngoại tệ.

Việc này giúp Kế toán đảm bảo việc thanh toán công nợ cho nhà cung cấp được ghi nhận chính xác, kịp thời,  kiểm soát công nợ nhà cung cấp và dòng tiền hiệu quả.

Nghiệp vụ này áp dụng khi phần mềm đã có chứng từ hạch toán công nợ nhưng chưa thanh toán cho nhà cung cấp, và doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết công nợ phải trả theo từng hóa đơn.

Khi trả tiền nhà cấp bằng tiền gửi ngân hàng, hạch toán: 

Nợ TK 331           Phải trả cho người bán

Có TK 112     Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122)

Khi trả tiền nhà cấp bằng tiền gửi ngân hàng, được hưởng chiết khấu thanh toán, hạch toán:

Nợ TK 331           Phải trả cho người bán

Có TK 112     Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122)

                  Có TK 515     Doanh thu hoạt động tài chính ( Số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng)

Nghiệp vụ Trả tiền nhà cung cấp theo hóa đơn bằng tiền gửi ngân hàng được thực hiện trên phần mềm như sau:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi, chọn tab Thu, chi tiền, chọn dấu mũi tên (▼) cạnh chức năng Chi tiền, chọn Trả tiền theo hóa đơn.

Bước 2:Thiết lập các tham số trả tiền nhà cung cấp theo hóa đơn

• Lựa chọn phương thức thanh toán và loại tiền.
• Chọn nhà cung cấp đã trả nợ và nhập Ngày trả tiền.
• Nhấn Lấy dữ liệu.

Bước 3: Tích chọn chứng từ công nợ của nhà cung cấp đã trả tiền và nhập số tiền trả.

• Trường hợp không trả hết nợ, thì nhập số tiền đã trả được vào cột Nhập số trả. Chương trình sẽ tự động cập nhật số tiền trả cho nhà cung cấp vào cột Số trả.
• Hoặc nhập trực tiếp vào cột Số trả của từng chứng từ công nợ .

Lưu ý:

• Nếu chưa xác định được chứng từ công nợ đã trả tiền, có thể nhập tổng số tiền công nợ phải trả tại mục Nhập số trả, khi đó hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước), đồng thời cập nhật thông tin số tiền phải trả vào cột Số trả:

• Nếu được hưởng chiết khấu thanh toán, nhập thông tin vào cột Tỷ lệ CK hoặc Tiền chiết khấu, phần mềm sẽ tự hạch toán thêm dòng chiết khấu thanh toán (Nợ TK 331/Có TK 515) khi sinh chứng từ.

Bước 4: Nhấn Trả tiền. Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Ủy nhiệm chi trả tiền nhà cung cấp

• Kiểm tra chứng từ chi trả tiền cho nhà cung cấp và chọn tài khoản ngân hàng chi tiền:
• Nhấn Cất.

• Nếu cần in chứng từ: Chọn chức năng In, sau đó chọn chứng từ chi tiền gửi cần in.

• Nghiệp vụ “Trả tiền nhà cung cấp” có thể được thực hiện trên phân hệ Mua hàng: Vào phân hệ Mua hàng\ tab Quy trình\Trả tiền theo hóa đơn.
• Nếu trả tiền nhà cung cấp bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.
• Khi trả tiền nhà cung cấp xong, phần mềm tự động giảm trừ số phải trả cho nhà cung cấp theo từng hóa đơn.
• Sau khi hạch toán xong nghiệp vụ trả tiền nhà cung cấp, phần mềm tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ tiền gửi ngân hàng. Thao tác xem báo cáo Sổ tiền gửi ngân hàng thực hiện tương tự như hướng dẫn Tại đây.