Tại sao tôi xem danh sách chi phí trả trước lại có mã chi phí có số đã phân bổ bằng 0

Bài viết hướng dẫn cách kiểm tra và xác định nguyên nhân khi mã chi phí trả trước đã được khai báo và có chứng từ phân bổ nhưng số tiền đã phân bổ vẫn bằng 0 trên danh sách chi phí trả trước trong phần mềm.

Nội dung tập trung làm rõ các tình huống sai lệch dữ liệu thường gặp, bao gồm việc mã chi phí bị thiết lập ngừng phân bổ hoặc phát sinh ghi tăng chi phí sau thời điểm đã lập chứng từ phân bổ, từ đó giúp kế toán hiểu đúng bản chất vấn đề.

Phạm vi bài viết áp dụng cho đơn vị có thực hiện quản lý và phân bổ chi phí trả trước trên phần mềm AMIS kế toán, hỗ trợ kiểm tra dữ liệu và xử lý các trường hợp phân bổ không lên số liệu đúng kỳ.

Trường hợp có khai báo mã chi phí trả trước, đã làm chứng từ phân bổ nhưng khi xem danh sách chi phí trả trước hiển thị mã chi phí trả trước có số tiền đã phân bổ bằng 0 thì có thể do các nguyên nhân sau:

2.1. Nguyên nhân 1: Do mã chi phí trả trước đang tích Ngừng phân bổ

Nếu khi khai báo mã chi phí trả trước mà tích chọn vào ô Ngừng phân bổ thì khi thực hiện phân bổ chi phí trả trước sẽ không lên mã chi phí này -> số đã phân bổ trên danh sách chi phí trả trước sẽ bằng 0

Cách kiểm tra: Nhấn đúp chuột ở mã chi phí trả trước hoặc nhấn Xem ở cột Chức năng trên danh sách chi phí trả trước để mở mã chi phí lên -> kiểm tra ô tích chọn Ngừng phân bổ xem có đang bị tích không

Cách xử lý: 

• Cách 1: Trên giao diện danh sách chi phí trả trước, tại dòng chi phí đang bị lỗi, Anh chị nhấn mũi tên cạnh chữ Xem ở cột Chức năng / Chọn Bỏ ngừng phân bổ

• Cách 2: Trên giao diện mã chi phí trả trước đang bị lỗi, nhấn Sửa / bỏ tích chọn ô Ngừng phân bổ / nhấn Cất

Sau khi bỏ tích Ngừng phân bổ xong, Anh chị thực hiện xóa các chứng từ phân bổ chi phí trả trước kể từ ngày ghi nhận mã chi phí đang bị lỗi và thực hiện phân bổ lại.

Lưu ý: Trường hợp gặp lỗi đã khai báo (ghi tăng) mã chi phí trả trước rồi nhưng khi thêm chứng từ phân bổ chi phí của tháng ghi nhận chi phí thì không lên Anh chị kiểm tra lỗi tích chọn ô Ngừng phân bổ tương tự.

2.2. Nguyên nhân 2: Đã thực hiện lập chứng từ phân bổ chi phí trả trước, sau đó mới khai báo (ghi tăng) chèn thêm mã chi phí trong khoảng thời gian đã lập chứng từ phân bổ

Ví dụ: Đã lập chứng từ phân bổ chi phí trả trước tháng 11, 12/2025 sau đó có ghi tăng thêm 1 mã chi phí trả trước có ngày ghi nhận 20/11/2025

Cách xử lý: Thực hiện xóa các chứng từ phân bổ chi phí trả trước kể từ ngày ghi nhận mã chi phí đang bị thiếu và thực hiện phân bổ lại.

Lưu ý: Khi xóa các chứng từ phân bổ chi phí trả trước, thực hiện lần lượt từ chứng từ phát sinh muộn nhất (có Ngày hạch toán lớn nhất) đến các chứng từ phát sinh trước đó. Ví dụ: Bỏ ghi / xóa chứng từ tháng 12 trước, sau đó bỏ ghi / xóa chứng từ tháng 11.