2.1.2 Kiểm tra tiền gửi

Mục đích: Hướng dẫn kiểm tra và xử lý trường hợp số dư cuối kỳ trên Sổ tiền gửi ngân hàng bị âm trong phần mềm kế toán.
Nội dung:

• Kiểm tra báo cáo Sổ tiền gửi ngân hàng khi phát hiện số dư âm.
• Thiết lập tham số báo cáo để xác định nguyên nhân.
• Hướng dẫn so sánh, đối chiếu và chỉnh sửa chứng từ để khớp với thực tế.

Biểu hiện: Trường hợp số dư cuối kỳ trên Sổ tiền gửi ngân hàng bị âm (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): chương trình sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Tài khoản hạch toán, Tài khoản ngân hàng, Loại tiền và Số tiền bị âm vào cuối kỳ.

Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi \ tab Báo cáo\ Báo cáo tiền gửi, chọn Sổ tiền gửi ngân hàng

Bước 2: Thiết lập tham số báo cáo:

• Chọn Chi nhánh và Kỳ báo cáo giống với tham số đang kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách
• Chọn Tài khoản, Tài khoản ngân hàng, Loại tiền giống với tài khoản đang bị âm trên báo cáo.
• Thực hiện chọn lần lượt từng Tài khoản và Tài khoản ngân hàng để kiểm tra.
• Nếu đơn vị sử dụng phương pháp tính tỷ giá bình quân tức thời, tích chọn Sắp xếp chứng từ theo thứ tự lập.

Bước 3: Nhấn Đồng ý để xem báo cáo.

Bước 4: Kiểm tra báo cáo để xác định nguyên nhân. Anh/chị có thể kiểm tra nhanh theo các cách sau:

• Kiểm tra cột Tồn: Xác định thời điểm số dư bắt đầu bị âm.
• Đối chiếu chứng từ với sao kê ngân hàng: So sánh số tồn đầu kỳ và các chứng từ thu/chi trước thời điểm bị âm với sao kê ngân hàng để tìm chênh lệch và điều chỉnh lại cho đúng thực tế.
• Kiểm tra thứ tự lập chứng từ trong cùng ngày: Trường hợp chứng từ chi tiền được lập trước chứng từ thu tiền, có thể dẫn đến số dư tạm thời bị âm.

Lưu ý: Trường hợp cùng ngày hạch toán nhưng chứng từ thu tiền được lập sau chứng từ chi tiền (do thao tác nhập liệu chứng từ thu thực hiện sau), có thể dẫn đến số dư tiền gửi tạm thời bị âm. Khi đó, anh/chị mở chứng từ chi tiền, thực hiện Nhân bản chứng từ, điều chỉnh lại ngày hoặc thứ tự lập chứng từ cho phù hợp rồi Cất. Sau đó, thực hiện Bỏ ghi và xóa chứng từ chi tiền cũ để đảm bảo thứ tự chứng từ đúng và số dư được tính lại chính xác.