Chỉ tiêu Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh không bằng phát sinh của TK 641, 642 trên Bảng cân đối tài khoản

Khi đối chiếu số liệu giữa Chỉ tiêu Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với phát sinh Nợ TK 641, 642 trên Bảng cân đối tài khoản, người dùng thấy có chênh lệch.

Nguyên nhân do trong kỳ có phát sinh các nghiệp vụ giảm chi phí (hạch toán Nợ TK khác TK 911 / Có TK 641, 642), làm cho số liệu trên báo cáo KQHĐKD khác với tổng phát sinh Nợ TK 641, 642 trên bảng cân đối tài khoản.

Giải pháp:

• Kiểm tra các khoản giảm chi phí như sau: Vào Báo cáo \ Tổng hợp \ Báo cáo tổng hợp theo tài khoản \ Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản
  → Chọn kỳ báo cáo tương ứng kỳ báo cáo KQHĐKD
  → Chọn TK 641 hoặc 642
• Xem cột Có:
  • Nếu có phát sinh Có TK 641, 642 đối ứng với tài khoản khác TK 911 thì đó là các khoản giảm trừ chi phí
  • Các khoản này sẽ làm giảm chi phí trên Báo cáo KQHĐKD

Kết luận: Trường hợp này là đúng bản chất số liệu, không phải sai sót. Chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo KQHĐKD đã phản ánh số chi phí sau khi trừ số giảm, nên có thể khác với tổng phát sinh Nợ TK 641, 642.

❖ Trong kỳ đã phát sinh Nợ TK 641, 642 nhưng chưa lập chứng từ kết chuyển lãi lỗ, hoặc đã kết chuyển nhưng thực hiện trước khi chốt đầy đủ số liệu trong kỳ, nên các khoản chi phí phát sinh sau thời điểm kết chuyển chưa được kết chuyển sang TK 911. Do đó, chỉ tiêu Chi phí bán hàng/Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bị lệch so với phát sinh TK 641, 642 trên Bảng cân đối tài khoản.

❖ Ví dụ: Trong kỳ đơn vị có phát sinh các nghiệp vụ sau:

Ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp: hạch toán Nợ TK 642 / Có TK liên quan: 10.000.000.

Khi đó trên Bảng cân đối tài khoản, Phát sinh Nợ TK 642 là 10.000.000, chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là 0.

=> Đối chiếu chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp (0) với phát sinh TK 642 (10.000.000) trên Bảng cân đối tài khoản nên thấy lệch.

❖ Cách khắc phục: 

• Nếu chưa có chứng từ kết chuyển, thực hiện Kết chuyển lãi lỗ sau khi đã chốt số liệu.
• Nếu đã kết chuyển trước khi chốt số liệu, xóa chứng từ kết chuyển cũ và thực hiện kết chuyển lại, sau đó xem lại báo cáo.

Đối với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133, việc phát sinh tài khoản 641 sẽ không lấy được số liệu lên báo cáo KQHĐKD.

Nguyên nhân: do TK 641 không thuộc hệ thống tài khoản của thông tư 133 (có thể trước đó đơn vị chuyển đổi từ Thông tư 200 sang Thông tư 133 nhưng chưa chuẩn hóa hệ thống TK theo đúng thông tư)

Cách xử lý:

• Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Quản lý danh mục\Hệ thống tài khoản
• Bước 2: Nhấn Chuyển tài khoản hạch toán và thực hiện như sau:

  • Trường hợp có theo dõi chi tiết: Thêm các tài khoản con của TK 6421 trước sau đó nhấn Chuyển tài khoản hạch toán tương ứng.Ví dụ: 6411 – Chi phí nhân viên sang 64211 vừa tạo

  • Trường hợp không theo dõi chi tiết: Chọn toàn bộ các tài khoản 6411, 6412,… và nhấn Chuyển tài khoản hạch toán về TK 6421.

• Bước 3: Tích chọn Xóa tài khoản sau khi chuyển để loại bỏ TK 641 và tiết khoản con 641 tránh tiếp tục hạch toán nhầm. Nhấn Thực hiện
• Bước 4: Vào phân hệ Tổng hợp\tab Quy trình, chọn chức năng Kết chuyển lãi lỗ và thực hiện kết chuyển lại.
• Bước 5: Kiểm tra lại báo cáo để đảm bảo số liệu đã được tổng hợp đầy đủ.