Một số câu hỏi thường gặp về phân hệ Tiền lương?

Khi thực hiện chỉnh sửa bảng lương, hệ thống hiển thị cảnh báo:
“Bảng lương đã được hạch toán. Bạn phải xóa chứng từ hạch toán liên quan trước khi sửa bảng lương.”

Nguyên nhân: Do bảng lương đã phát sinh chứng từ hạch toán, nên hệ thống không cho phép sửa để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ số liệu kế toán.

Giải pháp: Cần xóa chứng từ hạch toán lương liên quan (chọn Xem chứng từ hạch toán để kiểm tra) trước khi chỉnh sửa bảng lương. Sau khi chỉnh sửa xong, thực hiện hạch toán lại chi phí lương theo số liệu đã cập nhật.

Tính năng Trả lương chỉ sử dụng khi đơn vị có sử dụng phân hệ Tiền lương và lập bảng lương trên phần mềm AMIS kế toán

• Trường hợp đơn vị không sử dụng phân hệ Tiền lương, để hạch toán tạm ứng lương hoặc trả lương cho nhân viên, Anh chị vào phân hệ Tiền gửi (hoặc Tiền mặt) \ Chi tiền \ Thêm chứng từ Ủy nhiệm chi (hoặc Phiếu chi) \ chọn loại Trả lương nhân viên để tự hạch toán
• Trường hợp đơn vị có sử dụng phân hệ Tiền lương và đã lập bảng lương trên phần mềm, khi trả lương không lên số liệu hoặc lên số không đúng, Anh chị tham khảo hướng dẫn kiểm tra tại đây

Trên bảng lương, để thiết lập có hoặc không hạch toán chi phí lương, Anh chị thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào phân hệ Tiền lương \ tab Tính lương \ mở Bảng lương \ nhấn Sửa
• Bước 2: Nhấn vào Công thức tính lương và thiết lập hạch toán
• Bước 3: Trên giao diện Công thức tính lương và thiết lập hạch toán, tại Tên cột đang cần thiết lập hạch toán, nhấn Sửa công thức
• Bước 4: Trên giao diện Thiết lập công thức tính lương, nhấn sang tab Hạch toán chi phí lương
  • Tích chọn Không hạch toán chi phí lương nếu khoản lương không cần hạch toán chi phí
  • Tích chọn Hạch toán chi phí lương nếu khoản lương cần hạch toán chi phí, sau đó thiết lập TK hạch toán chi phí nợ, có
  • Tích chọn Khoản lương, bảo hiểm, kinh phí công đoàn cần phân bổ chi phí nếu như khoản đó cần phân bổ lương theo đơn vị / nhân viên. Tham khảo hướng dẫn phân bổ lương tại đây
  • Nhấn Đồng ý 

Sau khi thiết lập xong, Anh chị nhấn Cất bảng lương và sinh chứng từ hạch toán chi phí

Trả lời: Trên Bảng lương phần mềm Amis kế toán, Đơn giá giờ công được tính theo công thức sau:

Đơn giá giờ công = Lương cơ bản / (Số ngày tính công trong tháng × Số giờ tính công trong ngày)

Ngoài ra, để kiểm tra công thức tính của các chỉ tiêu trên bảng lương, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Vào phân hệ Tiền lương \ Tính lương, tại danh sách bảng lương, ở cột Chức năng nhấn ▼ và chọn Xem.
• Bước 2: Trên giao diện bảng lương, nhấn Công thức tính lương và thiết lập hạch toán.
• Bước 3: Nhập tên cột cần kiểm tra, sau đó trỏ chuột vào cột Diễn giải để xem chi tiết công thức tính.

Thông qua các bước trên, anh/chị có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu cách tính đơn giá giờ công cũng như các chỉ tiêu liên quan trên bảng lương.

Vấn đề: Khi khai báo nhân viên trên phần mềm AMIS kế toán đã nhập đầy đủ thông tin như số CCCD, số tài khoản ngân hàng trong danh mục nhân viên, nhiều đơn vị thắc mắc liệu các thông tin này có tự động hiển thị trực tiếp trên bảng lương hay không ?

Trả lời:

• Hiện tại, trên bảng lương chưa hỗ trợ tự động hiển thị (link trực tiếp) số CCCD và số tài khoản ngân hàng đã khai báo trong danh mục nhân viên.

• Tuy nhiên:

  • Số CCCD của nhân viên đã khai báo sẽ được hệ thống tự động sử dụng khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNCN trên phần mềm.

  • Số tài khoản ngân hàng của nhân viên có thể xem lại tại: Báo cáo \ Tiền lương \ Báo cáo tổng hợp lương nhân viên.

Do đó, thông tin vẫn được lưu trữ và sử dụng cho các mục đích liên quan, nhưng chưa hiển thị trực tiếp trên giao diện bảng lương.

Vấn đề: Đơn vị tạo thêm 1 bảng tính lương thưởng cuối năm (bảng lương tháng 13) để tính thưởng cho từng nhân viên, khi nhấn cất thì phần mềm báo đã tồn tại bảng lương

Nguyên nhân: Hiện tại phần mềm chưa hỗ trợ lập nhiều bảng lương trong cùng một kỳ. Vì vậy, khi đơn vị đã lập bảng lương của 12 tháng và tiếp tục tạo thêm bảng lương thưởng cuối năm thì hệ thống sẽ báo đã tồn tại bảng lương.

Giải pháp:

Anh/Chị không lập thêm bảng lương mới mà thực hiện trực tiếp trên bảng lương tháng 12 đã có (hoặc chọn 1 tháng bất kỳ tùy theo nhu cầu của đơn vị):

• Mở bảng lương tháng 12 đã lập (hoặc bảng lương của tháng cần thiết lập thêm tiền thưởng), nhấn Sửa.

Lưu ý: Khi nhấn sửa, nếu phần mềm báo Bảng lương đã được hạch toán thì Anh chị nhấn Xem chứng từ hạch toán và bỏ ghi \ xóa chứng từ hạch toán liên quan

• Thêm một cột Thưởng trên bảng lương.

• Nhập số tiền thưởng tương ứng cho từng nhân viên.

• Thiết lập lại công thức tính lương để cộng thêm khoản thưởng vào Tổng thu nhập/Tổng lương và các cột liên quan trong tháng.

• Cất lại bảng lương sau khi hoàn tất sau đó hạch toán chi phí lương

Tham khảo hướng dẫn thêm cột trên bảng lương tại đây

Tham khảo hướng dẫn thiết lập công thức tính lương tại đây

Vấn đề: Trong quá trình theo dõi chấm công và tính lương, doanh nghiệp có thể cần xem tổng số ngày nghỉ phép của từng nhân viên trong tháng. Thông tin này được tổng hợp từ các bảng chấm công chi tiết, vì vậy cần lập Bảng tổng hợp chấm công theo tháng để xem được số ngày nghỉ phép đã phát sinh của tháng đó.

Giải pháp: Anh/Chị thực hiện như sau:

1. Lập Bảng tổng hợp chấm công từ các bảng chấm công chi tiết đã khai báo trong tháng.

2. Sau khi lập bảng tổng hợp, kiểm tra cột Nghỉ phép để xem số ngày nghỉ phép của từng nhân viên.

Anh/Chị có thể tham khảo hướng dẫn lập Bảng tổng hợp chấm công tại đây

Khi thay đổi lương cơ bản của nhân viên, bảng lương vẫn hiển thị mức lương cũ hoặc chưa cập nhật theo mức lương mới.

Nguyên nhân thường do lương cơ bản trên bảng lương được lấy theo thiết lập trong Tùy chọn tiền lương, vì vậy khi thay đổi cần cập nhật đúng nguồn dữ liệu và tính lại bảng lương để hệ thống cập nhật lại số liệu.

Giải pháp: Lương cơ bản trên bảng lương được xác định theo 1 trong 2 thiết lập sau:

– Trường hợp 1: Lương cơ bản dựa trên Lương thỏa thuận:

• Cách thiết lập: Các tiện ích và Thiết lập\ Tùy chọn\ Tùy chọn chung\ Tiền lương\ Lương cơ bản dựa trên Lương thỏa thuận =>  Lương cơ bản = Lương thỏa thuận trong danh mục nhân viên.

• Để cập nhật lương cơ bản:
  • Bước 1: Vào Danh mục \ Nhân viên, chọn nhân viên cần chỉnh sửa.Tại tab Thông tin tiền lương, Cập nhật lại Lương thỏa thuận theo mức mới.

• • Bước 2: Mở Bảng lương và chọn Tính lại lương để hệ thống cập nhật theo mức mới.

– Trường hợp 2: Lương cơ bản dựa trên Mức lương cơ sở và Hệ số lương:

• Cách thiết lập: Các tiện ích và Thiết lập\ Tùy chọn\ Tùy chọn chung\ Tiền lương\Lương cơ bản dựa trên Mức lương cơ sở và hệ số lương => Lương cơ bản = Mức lương cơ sở × Hệ số lương.

  • Trong đó: Mức lương cơ sở: thiết lập tại Tùy chọn tiền lương và Hệ số lương: khai báo tại Danh mục nhân viên.

• Để cập nhật lương cơ bản:
  • Bước 1: Điều chỉnh mức lương cơ sở  và hệ số lương
    • Đối với mức lương cơ sở: Vào phân hệ Tiền lương\Quy trình\ Quy định lương, bảo hiểm, thuế TNCN, cập nhật lại Mức lương cơ sở

• • • Đối với Hệ số lương: Vào Danh mục \ Nhân viên, chọn nhân viên cần sửa.Tại tab Thông tin tiền lương, Cập nhật lại Hệ số lương tương ứng

• • Bước 2: Mở Bảng lương và chọn Tính lại lương để hệ thống cập nhật theo mức mới.

Vấn đề: Khi hạch toán chi phí lương, kế toán thường muốn diễn giải trên chứng từ thể hiện rõ lương của tháng/năm nào để dễ theo dõi và đối chiếu. Tuy nhiên nội dung diễn giải sẽ phụ thuộc vào cách lập chứng từ lương trên phần mềm.

Giải pháp:

• Trường hợp lập bảng lương trên phần mềm và sinh chứng từ hạch toán từ bảng lương: Phần mềm sẽ tự động lấy diễn giải theo cấu trúc “Hạch toán chi phí lương theo bảng lương [Tên bảng lương]”.

=> Vì vậy khi tạo bảng lương, Anh/Chị nên đặt tên bảng lương có thông tin tháng/năm (hoặc giữ nguyên tên mặc định của hệ thống theo dạng Loại bảng lương – Tháng/Năm) để diễn giải thể hiện đúng kỳ lương.

• Trường hợp không sử dụng phân hệ Tiền lương: Nếu Anh/Chị tự hạch toán chi phí lương trên chứng từ nghiệp vụ khác, có thể chủ động nhập nội dung diễn giải theo mong muốn, ví dụ ghi rõ lương tháng/năm cần hạch toán.

Anh/chị kiểm tra theo 2 nguyên nhân sau:

– Nguyên nhân 1: Trong danh mục nhân viên Loại hợp đồng chưa chọn đúng Cư trú và không ký HĐLĐ/HĐLĐ dưới 3 tháng

Giải pháp 1: Vào Danh mục \ Nhân viên, tích chọn nhân viên đang lên không đúng. Tại tab Thông tin tiền lương, Loại hợp đồng chọn lại Cư trú và không ký HĐLĐ/HĐLĐ dưới 3 tháng

– Nguyên nhân 2: Chưa thiết lập Thuế suất cá nhân cư trú và không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 03 tháng (%) trong Quy định lương, bảo hiểm, thuế TNCN

Giải pháp 2: Vào mục Tiền lương \ tab Quy trình chọn Quy định lương, bảo hiểm, thuế TNCN. Mục Thuế suất cá nhân cư trú và không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 03 tháng (%) điền 10%

Sau khi kiểm tra và điều chỉnh 2 nguyên nhân trên, cần quay lại Bảng lương và thực hiện Tính lại lương để hệ thống cập nhật lại kết quả chính xác.