Xử lý sai sót cho hóa đơn chiết khấu thương mại bị lập sai

Ví dụ cụ thể: Đơn vị phát hành hóa đơn điều chỉnh chiết khấu với nội dung như sau:

Tình huống 1: Phát hiện sai số tiền chiết khấu bị thấp hơn so với tiền chiết khấu đúng => Lập hóa đơn CKTM mới TĂNG tiền chiết khấu.

Ví dụ: Tiền chiết khấu đúng là: 3.000.000 VNĐ , nhưng lập sai là 2.000.000 VNĐ => Lập hóa đơn CKTM mới TĂNG 1.000.000 VNĐ tiền chiết khấu ( Ghi âm ) 

Cách xử lý: Tiếp tục lập thêm một hóa đơn chiết khấu thương mại mới cho các hóa đơn kèm bảng kê.

Lưu ý : Cần đảm bảo nguyên tắc tổng số liệu Số lượng, Đơn giá, số tiền trên tất cả các hóa đơn bao gồm hóa đơn chiết khấu và các hóa đơn kèm bảng kê là số liệu đúng cần xuất.

Như vậy: Với ví dụ trên:

• Tổng tiền hàng được chiết khấu của các hóa đơn là 3.000.000 VNĐ.
• Đã xuất 1 hóa đơn điều chỉnh chiết khấu 2.000.000 VNĐ (đây là hóa đơn sai tiền chiết khấu)

=> Cần xuất tiếp 1 hóa đơn điều chỉnh chiết khấu (điều chỉnh tăng chiết khấu thêm 1.000.000 VNĐ)

Bước 1: Tại phân hệ Bán hàng, tab Hóa đơn, chọn Thêm hóa đơn\Hóa đơn chiết khấu

Bước 2: Khai báo các thông tin chung của hóa đơn chiết khấu.

• Người dùng cần bắt buộc khai báo thông tin Số bảng kê và Ngày bảng kê:

• Tại tab Hàng tiền, khai báo các thông tin của hóa đơn chiết khấu:
  • Bỏ tích Tự động tính toán số liệu điều chỉnh
  • Khai báo mã hàng, tên hàng là thông tin Chiết khấu
  • Khai báo thuế suất.
  • Nhập âm tiền chiết khấu, âm tiền thuế GTGT và âm tổng tiền thanh toán.

• Tại tab Bảng kê hóa đơn liên quan:
  • Nhấn Chọn hóa đơn liên quan
  • Thiết lập các tham số để lựa chọn hóa đơn liên quan, nhấn Lấy dữ liệu
  • Tích chọn hóa đơn liên quan
  • Nhấn Đồng ý

• Trường hợp muốn loại bỏ hóa đơn liên quan đã được chọn, nhấn vào biểu tượng thùng rác:

Bước 4: Nhấn Cất và phát hành hóa đơn

Thực hiện phát hành hóa đơn chiết khấu tương tự như việc phát hành hóa đơn điện tử thông thường.

Bước 5: Hạch toán hóa đơn chiết khấu. Xem hướng dẫn tại đây

Tình huống 2: Phát hiện sai số tiền chiết khấu bị cao hơn so với tiền chiết khấu đúng => Lập hóa đơn CKTM mới GIẢM tiền chiết khấu.

Ví dụ: Tiền chiết khấu đúng là: 1.000.000 VNĐ , nhưng lập sai là 2.000.000 VNĐ => Lập hóa đơn CKTM mới GIẢM 1.000.000 VNĐ tiền chiết khấu ( Ghi dương ) 

Cách xử lý: Tiếp tục lập thêm một hóa đơn chiết khấu thương mại mới cho các hóa đơn kèm bảng kê.

Lưu ý : Cần đảm bảo nguyên tắc tổng số liệu Số lượng, Đơn giá, số tiền trên tất cả các hóa đơn bao gồm hóa đơn chiết khấu và các hóa đơn kèm bảng kê là số liệu đúng cần xuất.

Như vậy: Với ví dụ trên:

• Tổng tiền hàng được chiết khấu của các hóa đơn là 1.000.000 VNĐ.
• Đã xuất 1 hóa đơn điều chỉnh chiết khấu 2.000.000 VNĐ (đây là hóa đơn sai tiền chiết khấu)

=> Cần xuất tiếp 1 hóa đơn chiết khấu (điều chỉnh giảm chiết khấu: Giảm 1.000.000 VNĐ).

Bước 1: Tại phân hệ Bán hàng, tab Hóa đơn, chọn Thêm hóa đơn\Hóa đơn chiết khấu

Bước 2: Khai báo các thông tin chung của hóa đơn chiết khấu.

• Người dùng cần bắt buộc khai báo thông tin Số bảng kê và Ngày bảng kê:

• Tại tab Hàng tiền, khai báo các thông tin của hóa đơn chiết khấu:
  • Bỏ tích Tự động tính toán số liệu điều chỉnh
  • Khai báo mã hàng, tên hàng là thông tin Chiết khấu
  • Khai báo thuế suất.
  • Nhập dương tiền chiết khấu, dương tiền thuế GTGT, dương tổng tiền thanh toán.

• Tại tab Bảng kê hóa đơn liên quan:
  • Nhấn Chọn hóa đơn liên quan
  • Thiết lập các tham số để lựa chọn hóa đơn liên quan, nhấn Lấy dữ liệu
  • Tích chọn hóa đơn liên quan
  • Nhấn Đồng ý

• Trường hợp muốn loại bỏ hóa đơn liên quan đã được chọn, nhấn vào biểu tượng thùng rác:

Bước 4: Nhấn Cất và phát hành hóa đơn

Thực hiện phát hành hóa đơn chiết khấu tương tự như việc phát hành hóa đơn điện tử thông thường.

Bước 5: Hạch toán hóa đơn chiết khấu. Xem hướng dẫn tại đây

Ví dụ cụ thể: Đơn vị phát hành hóa đơn chiết khấu với nội dung như sau:

Tình huống: Phát hiện sai số tiền chiết khấu. Tiền chiết khấu đúng là: 1.080.000 VNĐ => Lập hóa đơn điều chỉnh giảm tiền chiết khấu.

Cách xử lý: Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn chiết khấu thương mại lập sai.

Như vậy: Với ví dụ trên:

• Tổng tiền hàng được chiết khấu trên hóa đơn chiết khấu ban đầu là 2.160.000 VNĐ.
• Tổng tiền hàng được chiết khấu chính xác là 1.080.000 VNĐ.

=> Cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn chiết khấu lập sai số tiền (điều chỉnh giảm chiết khấu đi 1.080.000 VNĐ)

Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và gửi đến người mua trước khi lập hóa đơn điều chỉnh

• Vào phân hệ Bán hàng, tại tab Hóa đơn, nhấn biểu tượng mũi tên (▼) chọn Hóa đơn điều chỉnh
• Phần mềm sẽ hiển thị Thông báo về quy định lập hóa đơn điều chỉnh, bạn nhấn vào Lập biên bản hệ thống sẽ điều hướng sang Meinvoice Web để lập biên bản thỏa thuận.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh gửi CQT cấp mã để gửi cho người mua

• Vào phân hệ Bán hàng, tại tab Hóa đơn, nhấn biểu tượng mũi tên (▼) chọn Hóa đơn điều chỉnh\Lập HĐ điều chỉnh

• Chọn hóa đơn được điều chỉnh:
  • Trên giao diện Hóa đơn điều chỉnh, nhấn vào biểu tượng kính lúp.
  • Thiết lập điều kiện tìm hóa đơn và nhấn Lấy dữ liệu.
  • Chọn hóa đơn chiết khấu thương mại muốn điều chỉnh và nhấn Đồng ý.

• Sau khi chọn hóa đơn, chương trình sẽ tự động lấy thông tin chung của hóa đơn gốc. Kế toán có thể sửa lại các thông tin này (nếu cần) và nhập Lý do điều chỉnh hóa đơn.
• Khai báo thông tin điều chỉnh hóa đơn.

• Nhấn Cất và Phát hành hóa đơn điện tử.