Ý nghĩa của các chức năng trên giao diện nhập liệu

Mục đích: Bài viết giúp Anh/Chị nắm được các chức năng cơ bản trên giao diện nhập liệu và màn hình danh sách chứng từ trong phần mềm kế toán. Việc hiểu rõ ý nghĩa từng chức năng sẽ giúp thao tác nhanh, chính xác, giảm thiểu sai sót khi làm việc với chứng từ.

• Cất (Ctrl + S): Lưu lại chứng từ đang nhập với các thông tin đã khai báo, nhưng vẫn giữ nguyên màn hình để người dùng tiếp tục kiểm tra hoặc chỉnh sửa.
• Cất và In (Ctrl + Shift+ P): Lưu chứng từ và đồng thời in chứng từ ngay sau khi cất. Hệ thống sẽ sử dụng mẫu in và thiết lập in của lần in gần nhất.
• Cất và Thêm (Ctrl + Shift+ S): Lưu chứng từ hiện tại và mở thêm một màn hình nhập chứng từ mới để tiếp tục nhập chứng từ khác.
• Cất và Đóng (Ctrl + Q): Lưu chứng từ và đóng màn hình nhập chứng từ, quay về danh sách chứng từ.
• Hoãn (Ctrl + U): Tạm dừng việc lập/chỉnh sửa và quay về trạng thái ban đầu của chứng từ (không lưu các thay đổi vừa nhập), nhưng vẫn ở lại trong màn hình làm việc với chứng từ.
• Hủy: Dừng việc lập/chỉnh sửa chứng từ và thoát ra ngoài màn hình danh sách chứng từ. Các thay đổi chưa cất sẽ không được lưu.
• Ghi sổ: Xác nhận chứng từ là hợp lệ và chính thức đưa vào sổ kế toán. Sau khi ghi sổ, số liệu sẽ được tính vào báo cáo.
• Bỏ ghi: Hủy trạng thái ghi sổ để có thể sửa lại chứng từ. Sau khi bỏ ghi thì chứng từ chưa được tính vào sổ kế toán nữa.
• Sửa: Mở chứng từ ra để sửa toàn bộ nội dung như ngày, số tiền, đối tượng, tài khoản…
• Sửa nhanh: Cho phép sửa nhanh một số thông tin của chứng từ ngay trên danh sách chứng từ. Áp dụng cho một số trường hợp như chứng từ đã đối trừ, bán hàng đã thu tiền, mua hàng đã trả tiền,… Không sửa được các thông tin quan trọng như mã đối tượng, tài khoản Nợ/Có, số tiền,… (tùy loại chứng từ).
• Hiển thị tài khoản: Gạt trái/ Gạt phải xem chứng từ này đang được hạch toán vào tài khoản Nợ/Có nào.
• Tiện ích \ Thêm: Tạo mới một chứng từ.
• Tiện ích \ Xóa: Xóa chứng từ đã chọn khỏi phần mềm (thường áp dụng khi nhập sai và không cần chứng từ đó nữa).
• Tiện ích \ Nhân bản: Sao chép chứng từ hiện tại thành một chứng từ mới giống nội dung để đỡ phải nhập lại từ đầu.
• Tiện ích \ Xem nhật ký truy cập: Cho phép xem lại các thao tác đã được thực hiện trên chứng từ.
• Tiện ích \ Gửi CT qua email: Gửi chứng từ (file PDF) qua email cho khách hàng, giám đốc, kế toán trưởng…
• In: In chứng từ theo mẫu in mặc định theo lần gần nhất.
• Mũi tên ▼ cạnh chữ In:
  • Chọn mẫu in: Chọn mẫu chứng từ muốn in.
  • In theo lô nhiều chứng từ: In nhiều chứng từ cùng lúc.
  • Tùy chọn in: Thêm mẫu trộn Excel, tích hiển thị / không hiển thị mẫu, xem định dạng mẫu in,…
  • In bằng trình in AMIS Kế toán: In qua phần mềm AMIS.
  • Tải chứng từ đã ký số: Tải file chứng từ PDF đã có chữ ký số.
• Hướng dẫn sử dụng: Mở tài liệu hướng dẫn sử dụng của chức năng đang dùng.
• Phím tắt (Ctrl + ?): Xem danh sách các phím tắt để thao tác nhanh.
• Nhấn bánh răng Tùy chỉnh giao diện: Tùy chỉnh cách hiển thị màn hình (ẩn/hiện cột, sắp xếp vị trí cột…).