Giải thích ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong chứng từ Chứng từ mua dịch vụ của phân hệ Mua hàng

Mục lục

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn ý nghĩa và chức năng của các thông tin/chi tiết trên Chứng từ mua dịch vụ.

Nội dung:

Giải thích các thông tin theo từng hình thức thanh toán (Chưa thanh toán/Thanh toán ngay bằng Tiền mặt/Ủy nhiệm chi).
Giải thích các tab trên chứng từ: Hạch toán, Thuế, Thống kê, Khác, Thông tin bổ sung; cách ẩn/hiện tab và cột.
Lưu ý khi sử dụng tùy chọn “Là chi phí mua hàng” và chức năng “Phân bổ CP”.

2. Ý nghĩa và chức năng chi tiết có trong Chứng từ mua dịch vụ

2.1 Chứng từ ghi nợ

Nhà cung cấp: chọn đối tượng nhà cung cấp đã có sẵn trên danh sách, nếu chưa có mã nhà cung cấp thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/Đối tượng/Nhà cung cấp (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục Nhà cung cấp ngay tại chứng từ ).
Diễn giải: phần mềm tự diễn giải, người dùng có thể tự sửa lại diễn giải trên chứng từ theo bản chất nghiệp vụ phát sinh cho phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị.
NV mua hàng: chọn mã nhân viên có sẵn trên danh sách, trường hợp chưa có mã nhân viên người dùng có thể thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Nhân viên hoặc có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã Nhân viên ngay trên chứng từ. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào … để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.

2.2 Phiếu chi (Hiển thị khi Thanh toán ngay bằng Tiền mặt)

Nhà cung cấp: chọn đối tượng nhà cung cấp đã có sẵn trên danh sách, nếu chưa có mã nhà cung cấp thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/Đối tượng/Nhà cung cấp (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục Nhà cung cấp ngay tại chứng từ ).
Người nhận: là thông tin người nhận tiền bên nhà cung cấp, thông tin này được lấy tự động từ Họ và tên mục Thông tin liên hệ tab Khác khi tạo danh mục nhà cung cấp (với nhà cung cấp là Tổ chức) hoặc tên nhà cung cấp (với nhà cung cấp là Cá nhân), người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Địa chỉ: là địa chỉ của nhà cung cấp phát sinh trên chứng từ, thông tin địa chỉ sẽ được lấy từ địa chỉ khai báo ở tab Thông tin chung khi khai báo danh mục đối tượng nhà cung cấp, người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Lý do chi: phần mềm tự diễn giải, người dùng có thể tự sửa lại diễn giải trên chứng từ theo bản chất nghiệp vụ phát sinh cho phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị.
Kèm theo chứng từ gốc: người dùng có thể tự nhập hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào … để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.

2.3 Ủy nhiệm chi (Hiển thị khi Thanh toán ngay bằng Ủy nhiệm chi)

Tài khoản chi: dùng để chọn Số tài khoản ngân hàng hạch toán theo đúng nghiệp vụ phát sinh. Người dùng có thể tự chọn tài khoản ngân hàng khi lập chứng từ, khai báo tài khoản ngân hàng tại Danh mục/ Ngân hàng/Tài khoản Ngân hàng (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục tài khoản ngân hàng) hoặc người dùng có thể thiết lập ngầm định Tài khoản ngân hàng trên các loại chứng từ Thu/Chi tiền gửi tại Danh mục/ Ngân hàng/Tài khoản Ngân hàng/Sửa tài khoản ngân hàng/ chọn loại chứng từ ngầm định ở dòng Ngầm định khi (nếu ngầm định thì khi lập chứng từ Chi tiền gửi sẽ tự lên tài khoản ngân hàng ngầm định mà người dùng không cần phải chọn).
Nhà cung cấp: chọn đối tượng nhà cung cấp đã có sẵn trên danh sách, nếu chưa có mã nhà cung cấp thì người dùng thực hiện tạo mã ở Danh mục/Đối tượng/Nhà cung cấp (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh danh mục Nhà cung cấp ngay tại chứng từ ).
Địa chỉ: là địa chỉ của nhà cung cấp phát sinh trên chứng từ, thông tin địa chỉ sẽ được lấy từ địa chỉ khai báo ở tab Thông tin chung khi khai báo danh mục đối tượng nhà cung cấp, người dùng cũng có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Tài khoản nhận: là số tài khoản của nhà cung cấp được khai báo trong danh mục Nhà cung cấp tab Thông tin chung. Nếu chưa khai báo số tài khoản Nhà cung cấp, người dùng có thể thực hiện khai báo tại Danh mục/Đối tượng/Nhà cung cấp (có thể nhấn dấu + để thêm nhanh số tài khoản trong danh mục Nhà cung cấp ngay tại chứng từ). Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.
Nội dung thanh toán: phần mềm tự diễn giải, người dùng có thể tự sửa lại diễn giải trên chứng từ theo bản chất nghiệp vụ phát sinh cho phù hợp với nhu cầu quản lý của đơn vị.
NV mua hàng: chọn mã nhân viên có sẵn trên danh sách, trường hợp chưa có mã nhân viên người dùng có thể thực hiện tạo mã ở Danh mục/ Đối tượng/ Nhân viên hoặc có thể nhấn dấu + để thêm nhanh mã Nhân viên ngay trên chứng từ. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Tham chiếu: dùng để tham chiếu đến các chứng từ liên quan, người dùng có thể nhấn vào … để chọn các chứng từ liên quan. Có thể bỏ trống không chọn nếu không có nhu cầu theo dõi.

2.4 Tab Hạch toán

Tab Hạch toán trên Chứng từ mua dịch vụ hỗ trợ các cột thông tin sau: Mã dịch vụ, Tên dịch vụ, TK chi phí/TK kho, TK Công nợ, Đối tượng, Tên đối tượng, ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Khoản mục CP, Tên khoản mục CP, Đơn vị, Đối tượng THCP, Tên đối tượng THCP, Mục thu/chi, Tên mục thu/chi, Công trình, Tên công trình, Đơn đặt hàng, Số đơn hàng từ hệ thống khác, Hợp đồng mua, Đơn mua hàng, Hợp đồng bán, CP không hợp lý, Mã thống kê, Khế ước đi vay, Khế ước cho vay và Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10.
Khi cần hiển thị hoặc ẩn một cột ở tab Hạch toán trên Chứng từ mua dịch vụ, nhấn vào biểu tượng bánh răng chọn Sửa mẫu hiện tại để tùy chỉnh giao diện.
Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.
Đối với các Trường mở rộng chi tiết 1 – 10 trên tab Hàng tiền, dữ liệu được khai báo riêng cho từng dòng hàng hóa, dịch vụ. Vì một chứng từ có thể có nhiều dòng hàng với giá trị trường mở rộng khác nhau nên hệ thống không có một giá trị chung để hiển thị trên danh sách chứng từ. Do đó, các trường này không hỗ trợ hiển thị thành cột ngoài giao diện.

2.5 Tab Thuế

Tab Thuế trên Chứng từ mua dịch vụ hỗ trợ các cột thông tin sau: Mã dịch vụ, Tên dịch vụ, Diễn giải thuế, % Thuế GTGT, Tiền thuế GTGT, TK thuế GTGT, Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Mã tra cứu HĐĐT, Đường dẫn tra cứu HĐĐT, Nhóm HHDV mua vào, Mã NCC, Tên NCC, Mã số thuế NCC và Địa chỉ NCC.
Khi cần hiển thị hoặc ẩn một cột ở tab Thuế trên Chứng từ mua dịch vụ, nhấn vào biểu tượng bánh răng chọn Sửa mẫu hiện tại để tùy chỉnh giao diện.
Tên cột trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.

2.6 Thông tin bổ sung

Thông tin bổ sung bao gồm 10 trường mở rộng cho phép đơn vị tự thiết lập và nhập liệu các thông tin quản lý đặc thù chưa được chuẩn hóa sẵn trên phần mềm nhằm phục vụ yêu cầu theo dõi, phân tích và quản trị nội bộ theo đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
Các trường mở rộng thuộc mục Thông tin bổ sung nằm bên dưới tab Hàng tiền trên giao diện chứng từ. Đây là các thông tin dùng chung cho toàn bộ chứng từ nên có thể được hiển thị thành các cột Trường mở rộng trên danh sách chứng từ ngoài giao diện.
Khi cần hiển thị hoặc ẩn thông tin bổ sung trên Chứng từ mua dịch vụ, nhấn vào biểu tượng bánh răng chọn Sửa mẫu hiện tại để tùy chỉnh giao diện.
Tên hiển thị trên giao diện có thể tự sửa tiêu đề theo mong muốn hiển thị lên chứng từ.

2.7 Thông tin chung khác

Điều khoản TT (Hiển thị khi chứng từ mua hàng Chưa thanh toán): chọn điều khoản thanh toán phù hợp, điều khoản thanh toán được tạo ở Danh mục/Khác/Điều khoản thanh toán. Có thể bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Số ngày được nợ (Hiển thị khi chứng từ mua hàng Chưa thanh toán): lấy tự động từ số ngày trong điều khoản thanh toán. Có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Hạn thanh toán (Hiển thị khi chứng từ mua hàng Chưa thanh toán): phần mềm sẽ tính tự động dựa vào ngày chứng từ và số ngày được nợ. Có thể tự nhập trực tiếp trên chứng từ hoặc bỏ trống nếu không có nhu cầu theo dõi.
Phân bổ chiết khấu: dùng để phân bổ chiết khấu mua hàng cho từng dòng hàng với trường hợp chỉ có giá trị chiết khấu chung cho cả hóa đơn, người dùng nhập số tiền chiết khấu thương mại được hưởng, chọn phương pháp phân bổ, sau đó nhấn Thực hiện, chương trình sẽ tự động phân bổ chiết khấu thương mại và cập nhật vào cột Tiền chiết khấu của các dòng hàng phía trên.
Xem công nợ (Biểu tượng $ bên phải Mã nhà cung cấp): Dùng để kiểm tra công nợ của nhà cung cấp phát sinh trên chứng từ tại thời điểm theo ngày hạch toán chứng từ.
Sàn thương mại điện tử: Chọn sàn phát sinh giao dịch (Lazada, Shopee, TikTok Shop, Tiki, Sendo). Sau khi chọn sàn, nhập Tên Shop tương ứng. Trường hợp đã kết nối phần mềm với sàn thương mại điện tử, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin Shop và hỗ trợ lấy dữ liệu liên quan.

3. Lưu ý

Trên Chứng từ mua dịch vụ có ô tích Là chi phí mua hàng, người dùng có thể tích chọn đối với các dịch vụ phát sinh dùng để phân bổ vào giá gốc của hàng hóa, với các dịch vụ thông thường không dùng để phân bổ thì không tích ô này.
Ô tích “Là chi phí mua hàng” nằm ở phía trên cùng, ngay dưới tiêu đề Chứng từ mua dịch vụ, không nằm trong bảng nhập liệu của tab hạch toán
Nếu tích ô Là chi phí mua hàng trên Chứng từ mua dịch vụ, sau khi Cất chứng từ người dùng có thể thực hiện chức năng Phân bổ CP trên thanh công cụ để phân bổ chi phí mua hàng vào Chứng từ mua hàng được chọn.

Cập nhật 01/06/2026

Bài viết này hữu ích chứ?

Có Không

Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS với gần 200.000 khách hàng doanh nghiệp đang sử dụng

Hỏi Cộng đồng MISA

Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hãy đăng câu hỏi vào Cộng đồng MISA để được giải đáp miễn phí và nhanh chóng

Đăng bài ngay