Tùy chỉnh mẫu Chứng từ, Báo cáo có sẵn trên phần mềm

Trên giao diện nhập liệu của chứng từ, để thiết lập ẩn/ hiển các cột thông tin, thay đổi độ rộng cột,… có thể thêm mẫu hoặc chỉnh sửa mẫu có sẵn.

Bước 1: Trên giao diện chứng từ hạch toán (phiếu thu, phiếu chi, chứng từ mua hàng, chứng từ bán hàng…), nhấn vào biểu tượng bánh răng ⚙ chọn Sửa mẫu hiện tại để tùy chỉnh giao diện:

Bước 2: Tại bảng Tùy chỉnh giao diện, tích chọn các cột muốn hiển thị trên giao diện. Có thể gõ từ khóa vào ô tìm kiếm để lọc nhanh thông tin hoặc nhấn Hiển thị thêm để xem đầy đủ các cột mà phần mềm hỗ trợ hiển thị.

• Sửa tên cột hiển thị, độ rộng cột: Nhấn Sửa tên cột hiển thị và độ rộng ở góc trên bên trái của bảng tùy chỉnh. Sau đó, nhập lại thông tin tại cột Tên cột trên giao diện và Độ rộng tương ứng với cột cần chỉnh sửa.
• Thay đổi vị trí sắp xếp các cột: Nhấn chuột trái vào biểu tượng 6 dấu chấm ở đầu dòng tiêu đề của cột, giữ chuột và kéo đến vị trí mong muốn rồi thả chuột.

• Cột Không cho sửa: hiển thị dấu tích (☑) màu xám, đây là thiết lập mặc định của chương trình, áp dụng cho 1 số trường thông tin (như tên công trình, tên đối tượng THCP…) nên người dùng không thể chỉnh sửa hoặc bỏ tích tùy chọn này.

Bước 3: Sau khi tùy chỉnh xong, nhấn Cất. Chương trình sẽ hiển thị giao diện nhập liệu theo các thiết lập vừa thực hiện.

Lưu ý: 

• Phần mềm chỉ hỗ trợ hiển thị các cột có trong danh sách Tùy chỉnh giao diện. Nhấn Hiển thị thêm để kiểm tra đầy đủ các cột được hỗ trợ. Nếu không tìm thấy cột thông tin cần hiển thị trong danh sách Tùy chỉnh giao diện, kể cả khi thông tin đó có trên loại chứng từ hoặc ở nghiệp vụ khác, thì phần mềm chưa hỗ trợ hiển thị thông tin đó thành cột trên giao diện nhập liệu.
• Trường hợp cần theo dõi thêm thông tin, nếu phần mềm hỗ trợ trường mở rộng trên chứng từ, có thể thiết lập trường mở rộng và thực hiện hiển thị trường này tại Tùy chỉnh giao diện.
• Giao diện nhập liệu không có chức năng thêm cột mới. Chỉ có thể ẩn/hiện, thay đổi tên, độ rộng và vị trí sắp xếp đối với các cột được phần mềm hỗ trợ trong danh sách Tùy chỉnh giao diện. Trường hợp cần thêm thông tin tính toán, cũng không hỗ trợ thiết lập cột công thức từ các cột/dữ liệu có sẵn trên giao diện.

Trên giao diện xem Báo cáo, để thiết lập ẩn/ hiển các cột thông tin, thay đổi độ rộng cột,… có thể thêm mẫu hoặc chỉnh sửa mẫu có sẵn.

Bước 1: Trên giao diện Báo cáo (Ví dụ: Số chi tiết các tài khoản, Sổ chi tiết bán hàng,…), nhấn vào biểu tượng bánh răng ⚙ góc phải phía trên \ chọn Sửa mẫu hiện tại để tùy chỉnh giao diện:

Bước 2: Tại bảng Tùy chỉnh giao diện, tích chọn các cột muốn hiển thị trên Báo cáo

• Nếu cần hiển thị thêm các cột thông tin khác của loại Báo cáo đó để tích/bỏ tích chọn: thì bạn nhấn “Hiển thị thêm” để hiển thị đầy đủ các thông tin khác để tích chọn/bỏ tích chọn

• Nếu cần Sửa tên cột hiển thị, Độ rộng cột: thì bạn nhấn dòng “Sửa tên cột hiển thị và độ rộng” ở góc trên bên trái của bảng tùy chỉnh

• Nếu cần Thay đổi vị trí sắp xếp các cột: thì bạn nhấn chuột trái vào biểu tượng 6 dấu chấm ở đầu dòng tiêu đề của cột đó \ giữ chuột và kéo đến vị trị mong muốn \ thả chuột trái ra

Bước 3: Sau khi sửa xong, nhấn Cất.

Biểu hiện: Cột bị co giãn quá rộng, đẩy sang phải nên bị ẩn phía sau; Không thu gọn được độ rộng cột; Muốn chỉnh lại độ rộng cột theo ý muốn.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện các bước sau để tùy chỉnh lại giao diện:

Bước 1: Mở chứng từ hoặc báo cáo đang gặp vấn đề (ví dụ: Mua hàng, Bán hàng, Chứng từ nghiệp vụ khác…).

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng bánh răng ⚙️ – Tùy chỉnh giao diện.

Bước 3: Chọn Sửa mẫu hiện tại \ Sửa tên cột hiển thị và độ rộng và thực hiện:

• Nhập lại Độ rộng của cột bị lỗi (ví dụ: Tổng tiền thanh toán, Dư cuối kỳ…).
• Có thể bỏ chọn các cột không cần thiết để giao diện gọn hơn.
• Kéo thả sắp xếp lại vị trí cột nếu cần.

Bước 4: Nhấn Cất để lưu thay đổi.

Lưu ý: Nếu cột vẫn không hiển thị do quá nhiều thông tin, anh/chị nên giảm bớt số cột hiển thị hoặc tăng độ rộng cột theo cách nhập tay trong phần Sửa mẫu hiện tại.

Biểu hiện thường gặp:

• Làm sao để đổi thứ tự các cột?
• Muốn đưa cột Số lượng lên trước/ bên cạnh cột Đơn giá thì làm thế nào?
• Muốn đưa cột Thành tiền lên trước cột Tài khoản thì làm thế nào?
• Muốn chuyển cột A sang vị trí của cột B thì làm thế nào?
• Có thể kéo thả để thay đổi vị trí cột không?
• Muốn sắp xếp lại vị trí hiển thị của các cột trên giao diện thì làm thế nào?

Giải pháp: Để di chuyển/thay đổi vị trí hiển thị của các cột trên giao diện chứng từ, danh sách chứng từ hoặc báo cáo, thực hiện như sau:

Trên bảng Tùy chỉnh giao diện, nhấn giữ chuột vào biểu tượng 6 chấm tròn ở đầu dòng tên cột, sau đó kéo và thả cột vào vị trí mong muốn → Nhấn Cất.

Lưu ý: Tính năng này dùng để thay đổi vị trí hiển thị của cột, không phải để sắp xếp thứ tự các dòng dữ liệu.

Ví dụ: Đưa cột Số lượng lên trước/sau cột Đơn giá, hoặc đưa cột A lên trước cột B.

Nếu Anh/Chị muốn sắp xếp các dòng dữ liệu theo giá trị của một cột như tăng dần, giảm dần hoặc bỏ sắp xếp, xem hướng dẫn Sắp xếp dữ liệu tăng dần, giảm dần tại đây

Vấn đề: Khi thực hiện tùy chỉnh mẫu chứng từ trên phần mềm, hệ thống hiển thị thông báo:
“Mẫu đã bị thay đổi bởi người dùng khác. Vui lòng kiểm tra lại.”

Nguyên nhân: Lỗi này thường xảy ra khi:

• Có nhiều người dùng cùng chỉnh sửa một mẫu cùng lúc.

• Phiên làm việc trên trình duyệt bị gián đoạn hoặc chưa được làm mới.

• Mẫu chứng từ vừa được cập nhật nhưng giao diện chưa kịp đồng bộ dữ liệu mới.

Giải pháp: Để xử lý, Anh/Chị thực hiện theo các bước sau:

• Tắt giao diện tùy chỉnh mẫu đang mở.
• Nhấn F5 để tải lại trình duyệt hoặc đăng xuất khỏi phần mềm rồi đăng nhập lại.
• Mở lại chức năng và thực hiện tùy chỉnh lại mẫu chứng từ.

Sau khi làm mới phiên làm việc, hệ thống sẽ đồng bộ lại dữ liệu và cho phép chỉnh sửa bình thường.

Vấn đề
Khi thực hiện tùy chỉnh một mẫu báo cáo mới, phần mềm hiển thị thông báo lỗi “Tên mẫu này đã được sử dụng” và không cho phép cất mẫu báo cáo.

Nguyên nhân
Tên mẫu Anh/Chị đang đặt đã trùng với một mẫu báo cáo đã tồn tại trên danh sách mẫu báo cáo của phần mềm.

Giải pháp
Để lưu được mẫu báo cáo, Anh/Chị cần đặt lại tên mẫu khác với các mẫu đã có trên hệ thống.

Thực hiện như sau:

Bước 1: Trên giao diện Tùy chỉnh báo cáo, tìm đến trường Tên mẫu (dòng đầu tiên).

Bước 2: Nhập một tên mẫu mới không bị trùng với các mẫu hiện có.

Bước 3: Nhấn Cất để lưu lại mẫu báo cáo.

Sau khi đổi sang tên khác, phần mềm sẽ cho phép lưu mẫu báo cáo bình thường.

Biểu hiện:
Người dùng không nhìn thấy biểu tượng bánh răng ⚙ Tùy chỉnh giao diện trên màn hình báo cáo hoặc chứng từ để thực hiện tùy chỉnh hiển thị.

Nguyên nhân:
Biểu tượng bánh răng ⚙ Tùy chỉnh giao diện (nằm cạnh biểu tượng Xuất Excel ở góc trên bên phải màn hình – đối với giao diện báo cáo hoặc nằm cạnh biểu tượng dấu X đóng ở góc trên bên phải màn hình – đối với giao diện chứng từ) đang bị che bởi khung tiện ích như Chat với nhân viên, AVA Kế toán hoặc các tiện ích hỗ trợ khác.

Giải pháp:
Để hiển thị lại biểu tượng bánh răng ⚙ Tùy chỉnh giao diện, Anh/Chị thực hiện như sau:

• Cách 1: Tại khung tiện ích Chat với nhân viên/AVA Kế toán, nhấn biểu tượng mũi tên ➤ màu xanh để thu gọn khung.
• Cách 2: Nhấn và giữ chuột vào phần màu trắng của khung tiện ích, sau đó kéo và thả khung sang vị trí khác trên màn hình.

Sau khi thu gọn hoặc di chuyển khung tiện ích, biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh giao diện sẽ hiển thị lại để Anh/Chị thực hiện các thao tác tùy chỉnh.