Kết nối với cơ sở dữ liệu Dược quốc gia

• Vào Các tiện ích và thiết lập\Kết nối ứng dụng

• Chọn mục Cơ sở DL Dược quốc gia, nhấn Kết nối ngay:

• Nhập thông tin tài khoản kết nối, sau đó nhấn Kết nối:

• Khi đó chương trình hiển thị giao diện Thiết lập đồng bộ chứng từ và đang ngầm định Tự động đồng bộ lên CSDL Dược Quốc Gia.

• Nhấn Hoàn thành để hoàn tất việc kết nối với hệ thống cơ sở dữ liệu Dược Quốc Gia:

Lưu ý:

• Khi người dùng tắt tính năng tự động đồng bộ này thì sẽ phải thực hiện đồng bộ thủ công các chứng từ lên CSDL Dược Quốc Gia.
• Hệ thống không tự động đồng bộ với hóa đơn điện tử, người dùng cần thực hiện đồng bộ thủ công sau khi hóa đơn được phát hành hợp lệ.

Sau khi kết nối thành công với cơ sở dữ liệu Dược Quốc Gia, người dùng có thể thực hiện Thêm mới, sửa vật tư hàng hóa là thuốc, cho phép lấy thuốc từ danh mục Dược Quốc Gia về hoặc thêm mới thuốc đẩy lên để cấp mã Dược cơ sở. Cụ thể như sau:

• Vào Các tiện ích và thiết lập\Quản lý danh mục\Vật tư hàng hóa:

• Trên danh sách hàng hóa dịch vụ, chọn Thêm. Chọn tính chất cho hàng hóa dịch vụ là Hàng hóa/Dịch vụ/Nguyên vật liệu/Thành phẩm:

1. Lấy thuốc từ cơ sở dữ liệu Dược Quốc Gia

• Trên giao diện thông tin vật tư, hàng hóa, dịch vụ:
  • Tích chọn Là mặt hàng thuốc
  • Khi đó chương trình sẽ hiển thị chức năng Lấy thuốc từ CSDL Dược.

• • Người dùng có thể thực hiện thêm mới vật từ hàng hóa bằng 2 cách:
    • Cách 1: Nhấn vào chức năng Lấy thuốc từ CSDL Dược, sau đó lựa chọn vật tư hàng hóa cần thêm và nhấn Đồng ý. Có thể tìm nhanh vật tư hàng hóa trên CSDL Dược bằng cách nhập thông tin vật tư hàng hóa vào giao diện tìm kiếm:

• • • Cách 2: Nhập thông tin thuốc vào cột thông tin Tên hàng hóa, dịch vụ:

• Sau khi chọn xong loại thuốc từ CSDL Dược, chương trình sẽ tự động lấy lên các thông tin của loại thuốc được chọn, và người dùng không được phép sửa lại các thông tin này:

• Nhấn Cất, khi đó trên danh sách vật tư hàng hóa sẽ hiển thị thông tin mã Dược Quốc Gia, và mặt hàng thuốc này đã được đồng bộ từ CSDL Dược:

Lưu ý: Chương trình chỉ đồng bộ các mặt hàng có tích chọn Là mặt hàng thuốc, có Mã Dược Quốc Gia/Dược cơ sở và đồng bộ lên theo đơn vị tính nhỏ nhất.

2. Thêm mới thuốc đẩy lên hệ thống để cấp mã Dược cơ sở

• Trên giao diện thêm mới vật tư hàng hóa là mặt hàng thuốc, thực hiện khai báo thông tin thuốc:

• Nhấn Cất, chương trình sẽ tự động đồng bộ thông tin vật tư hàng hóa vừa tạo mới với hệ thống CSDL Dược:

• Sau khi hoàn tất việc đồng bộ, CSDL Dược sẽ tự động cấp mã Dược cơ sở cho vật tư hàng hóa đó:

• Các chứng từ sẽ được đồng bộ lên CSDL Dược Quốc Gia:
  • Chứng từ mua hàng trong nước nhập kho
  • Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn trong nước nhập kho
  • Chứng từ mua hàng nhập khẩu nhập kho
  • Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn nhập khẩu nhập kho
  • Chứng từ trả lại hàng bán kiêm phiếu nhập kho
  • Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại
  • Chứng từ trả lại hàng mua kiêm phiếu xuất kho
  • Phiếu xuất kho loại Khác khi có tích chọn là loại xuất hủy
  • Chứng từ bán hàng trong nước/xuất khẩu lập kèm hóa đơn
  • Hóa đơn bán hàng trong nước
  • Hóa đơn bán hàng xuất khẩu
• Ví dụ:
  • Trên phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, người dùng thực hiện nhập liệu các thông tin, chọn vật tư hàng hóa là thuốc và đã được đồng bộ với CSDL Dược Quốc Gia. Khi đó chương trình sẽ tự động lấy lên Mã Dược Quốc Gia của vật tư hàng hóa.
  • Khi nhấn Cất, chương trình sẽ tự động đồng bộ chứng từ với CSDL Dược Quốc Gia (nếu tại bước kết nối ở trên người dùng có tích chọn chức năng tự động đồng bộ).
  • Người dùng có thể theo dõi quá trình đồng bộ trên danh sách chứng từ tại cột thông tin Đồng bộ CSDL Dược:

• • Đối với các chứng từ đã đồng bộ xong, hệ thống Dược Quốc Gia sẽ tự động trả về thông tin mã chứng từ theo hệ thống Dược Quốc Gia:

• • Các trường thông tin mà người dùng cần thực hiện nhập bổ sung trên giao diện chi tiết chứng từ:
    • Phiếu Nhập kho: Số lô thuốc, Hạn dùng thuốc, Số lượng thuốc quy ra đơn vị tính nhỏ nhất, Tên đơn vị tính nhỏ nhất của thuốc.
    • Phiếu Xuất kho: Số lô thuốc, Hạn dùng thuốc, Đơn giá thuốc, Số lượng thuốc quy ra đơn vị tính nhỏ nhất, Tên đơn vị tính nhỏ nhất của thuốc.
    • Hóa đơn: Số lô của thuốc, Hạn dùng thuốc, Tên đơn vị tính của thuốc, Hàm lượng hoạt chất chính, Đơn giá thuốc, Thành tiền, Số lượng thuốc theo đơn vị tính, Tỷ lệ quy đổi từ đơn vị tính bán ở trên so với đơn vị cơ bản.

Lưu ý:

1. Người dùng cũng có thể thực hiện thu hồi lại các chứng từ đã được đồng bộ với CSDL Dược:

• Chương trình sẽ hiển thị thông báo để người dùng nắm được khi hoàn tất việc thu hồi:

2. Trường hợp người dùng không tích chọn chức năng tự động đồng bộ tại bước kết nối thì cần phải cập nhật thủ công để đẩy chứng từ lên CSDL Dược:

• Chương trình sẽ không tự động đồng bộ với hóa đơn điện tử, người dùng cần thực hiện đồng bộ thủ công sau khi hóa đơn được phát hành hợp lệ.
• Có thể xem chi tiết các chứng từ đồng bộ lỗi bằng cách nhấn vào biểu tượng tải lại dữ liệu để xem nguyên nhân lỗi đồng bộ và thực hiện đồng bộ lại (nếu cần):