1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn Anh/Chị cách xác định nguyên nhân và xử lý khi Bảng cân đối tài khoản/Bảng cân đối số phát sinh không cân, tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có không bằng nhau hoặc số liệu trên báo cáo bị lệch.
Biểu hiện
- Bảng cân đối tài khoản/Bảng cân đối số phát sinh bị lệch, tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có không bằng nhau.
- Số liệu phát sinh Nợ, phát sinh Có hoặc số dư cuối kỳ trên Bảng cân đối tài khoản có chênh lệch.
- Số dư đầu kỳ cân nhưng phát sinh trong kỳ không cân, dẫn đến số dư cuối kỳ bị lệch.
- Tổng số dư cuối kỳ bên Nợ và Có không bằng nhau dù số dư đầu kỳ đã cân.
- Khách hàng cần kiểm tra, đối chiếu khi Bảng cân đối tài khoản không cân hoặc số liệu trên báo cáo bị lệch.
- Bảng cân đối tài khoản không cân, Bảng cân đối số phát sinh không cân.
2. Nguyên nhân và giải pháp
Nguyên nhân: Do tài khoản được thiết lập Theo dõi chi tiết theo đối tượng sau khi đã phát sinh chứng từ, nhưng các chứng từ đã hạch toán trước đó chưa được bỏ ghi và ghi sổ lại nên hệ thống chưa cập nhật lại dữ liệu công nợ. Do đó, một số chứng từ chưa được ghi nhận đầy đủ vào sổ công nợ, dẫn đến khi lên Bảng cân đối tài khoản (trường hợp tham số báo cáo tích chọn Hiển thị số dư 2 bên) gặp tình trạng tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có không bằng nhau.
Giải pháp: Để kiểm tra và xử lý các chứng từ gây lệch số liệu, Anh/Chị thực hiện:
Bước 1: Vào bánh răng ⚙ Các tiện ích và thiết lập \ Kiểm tra đối chiếu chứng từ sổ sách.
Bước 2: Trên giao diện Kiểm tra đối chiếu chứng từ sổ sách, chọn Chi nhánh và Kỳ đối chiếu tương ứng với tham số báo cáo đang xem, tích chọn Mục 4. Công nợ và nhấn Kiểm tra, đối chiếu chứng từ.
Bước 3: Kiểm tra Mục 4.5 – Danh sách chứng từ phát sinh có tài khoản chi tiết theo đối tượng nhưng chưa ghi vào sổ công nợ (đây là các chứng từ có thể gây sai lệch báo cáo công nợ).
- Nhấn vào từng số chứng từ để mở chứng từ chi tiết, sau đó nhấn Bỏ ghi và Ghi sổ lại để cập nhật lại dữ liệu.
- Trường hợp khi ghi sổ hệ thống báo lỗi thiếu hoặc chọn sai loại đối tượng, Anh/Chị chọn Sửa và chọn lại đối tượng đúng, sau đó Cất và Ghi sổ lại.
Bước 4: Sau khi xử lý xong, mở lại Bảng cân đối tài khoản để kiểm tra lại số liệu