12. Kiểm tra, đối chiếu về lương và bảo hiểm

Nguyên nhân: Số liệu TK 334 có thể chênh lệch với bảng lương do doanh nghiệp hạch toán thiếu chi phí tiền lương, hạch toán thừa chứng từ trả lương hoặc chứng từ trả lương bị hạch toán trùng.

Trường hợp doanh nghiệp tự hạch toán bút toán trả lương trên phần mềm, có thể phát sinh tình trạng trả lương thừa do lập trùng chứng từ hoặc đã lập chứng từ nhưng chưa ghi sổ, sau đó tiếp tục lập chứng từ khác.

Giải pháp: Vào phân hệ Báo cáo\ Tổng hợp\Sổ chi tiết các tài khoản, chọn TK 334 và kỳ cần kiểm tra để đối chiếu:

• Đối chiếu tổng phát sinh Có TK 334 với tổng số tiền lương trên bảng thanh toán tiền lương trong kỳ.
• Nếu TK 334 có số dư bên Nợ, kiểm tra các chứng từ trả lương để xác định có hạch toán trùng, hạch toán thừa hoặc thiếu chi phí tiền lương hay không.
• Kiểm tra đầy đủ các bút toán phát sinh trên Sổ chi tiết TK 334 và đối chiếu với bảng lương để xác định khoản chênh lệch.

Biểu hiện: Tại thời điểm cuối từng tháng, TK 334 có số dư bên Có nhưng số dư hiển thị âm.

Nguyên nhân: TK 334 có số dư âm tại thời điểm kiểm tra khi số tiền đã thanh toán cho người lao động lớn hơn số tiền phải trả được hạch toán trên TK 334. Một số trường hợp thường gặp:

• Do thời điểm chi lương: Chứng từ chi tiền lương của tháng trước được lập vào tháng sau, trong khi số dư TK 334 chuyển sang từ tháng trước không đủ để thực hiện khoản chi. Do đó, TK 334 có thể hiển thị số dư âm tại thời điểm lập phiếu chi.
• Do hạch toán chưa đúng: Số tiền đã thanh toán cho người lao động thực tế lớn hơn số tiền phải trả được ghi nhận trên TK 334.

Giải pháp:

• Trường hợp TK 334 âm do chi lương của tháng trước vào tháng sau và việc chi lương là đúng: Đây là do số dư TK 334 chuyển sang từ tháng trước không đủ để bù trừ với số tiền chi lương tại thời điểm lập phiếu chi. Kiểm tra lại bảng lương và các chứng từ hạch toán liên quan để đảm bảo số tiền phải trả và số tiền đã chi là chính xác.
• Trường hợp việc trả lương nhiều hơn số tiền phải trả là đúng và không muốn TK 334 hiển thị số dư âm: Vào Danh mục\Hệ thống tài khoản, tích đúp TK 334 và thiết lập Tính chất là Lưỡng tính.
• Trường hợp việc trả lương nhiều hơn số tiền phải trả là không đúng: Vào Tổng hợp\Báo cáo\Sổ chi tiết các tài khoản, chọn TK 334 và kiểm tra lại các bút toán phát sinh trên tài khoản để xác định và điều chỉnh chứng từ hạch toán chưa chính xác.

Nguyên nhân: Số liệu có thể chênh lệch do thời điểm doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm khác với thời điểm cơ quan bảo hiểm chốt số liệu lập thông báo, doanh nghiệp ghi sai số tài khoản khi nộp tiền hoặc phát sinh tiền lãi do nộp chậm nhưng chưa được hạch toán.

Giải pháp: Vào Tổng hợp\Báo cáo\Sổ chi tiết các tài khoản, lần lượt kiểm tra TK 3383 – BHXH, TK 3384 – BHYT, TK 3386 – BHTN và đối chiếu với thông báo của cơ quan bảo hiểm.

• Nếu doanh nghiệp đã nộp tiền nhưng thông báo chưa ghi nhận, kiểm tra thời điểm nộp tiền và đối chiếu với thông báo của tháng tiếp theo.
• Nếu ghi sai số tài khoản của cơ quan bảo hiểm khi nộp tiền, thực hiện truy soát tại kho bạc/ngân hàng hoặc điều chỉnh giao dịch nộp tiền.
• Nếu doanh nghiệp nộp chậm tiền bảo hiểm, kiểm tra khoản lãi chậm nộp và thực hiện hạch toán bổ sung theo thông báo của cơ quan bảo hiểm.

Nguyên nhân: Số liệu có thể chênh lệch do doanh nghiệp nộp KPCĐ chưa đúng thời gian quy định hoặc ghi sai số tài khoản của cơ quan công đoàn khi thực hiện nộp tiền.

Giải pháp: Vào Tổng hợp\Báo cáo\Sổ chi tiết các tài khoản, chọn TK 338 để kiểm tra các khoản phát sinh liên quan đến KPCĐ và đối chiếu với thông báo của cơ quan công đoàn.

• Kiểm tra thời điểm và số tiền nộp KPCĐ trên các chứng từ phát sinh.
• Nếu ghi sai số tài khoản của cơ quan công đoàn, thực hiện truy soát tại kho bạc/ngân hàng hoặc điều chỉnh giao dịch nộp tiền.
• Đối chiếu số liệu trên Sổ chi tiết TK 338 với thông báo của cơ quan công đoàn để xác định khoản chênh lệch.