1. Tổng quan
Tính năng giúp anh/chị tạo nhanh sự kiện ngay từ hội thoại nhóm hoặc hội thoại 1:1 trong Chat, chẳng hạn như lịch họp, lịch tiếp khách hoặc lịch làm việc. Sự kiện được thêm vào Lịch để anh/chị và người liên quan dễ theo dõi.
Nội dung áp dụng cho người dùng sử dụng AMIS Lịch và AMIS Chat.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thêm sự kiện từ hội thoại nhóm hoặc hội thoại
Khi anh/chị muốn tạo một sự kiện mới từ cuộc trò chuyện để ghi nhận lịch họp, lịch làm việc hoặc lịch hẹn với các thành viên liên quan, anh/chị có thể thêm nhanh sự kiện khi đang trong cuộc hội thoại.
Bước 1: Truy cập AMIS Chat, trong cuộc trò chuyện với đồng nghiệp.
Bước 2: Nhấn biểu tượng Lịch trên thanh chức năng phía trên màn hình, hệ thống sẽ mở khu vực lịch ở bên phải.
Bước 3: Điền các thông tin cơ bản của sự kiện:
- Nhập Tên sự kiện để xác định nội dung cuộc họp, lịch hẹn hoặc công việc cần thực hiện.
- Chọn Loại lịch phù hợp để phân loại sự kiện theo nhóm.
- Thiết lập thời gian diễn ra sự kiện bằng cách chọn Ngày và thời gian bắt đầu, Ngày và thời gian kết thúc.
- Bật Cả ngày nếu sự kiện diễn ra trong toàn bộ ngày và không cần xác định giờ cụ thể.
Bước 4: Nhập thông tin địa điểm để người tham gia biết cách tham dự.
- Nhập Địa điểm nếu sự kiện diễn ra trực tiếp
- Nhập Liên kết họp online nếu sự kiện được tổ chức trực tuyến.
Bước 4: Thêm người tham gia:
- Tìm kiếm theo tên/email và chọn những người cần tham dự hoặc nhận thông tin về sự kiện.
- Có thể nhấn vào biểu tượng AMIS Chat, tìm nhóm chat mà anh/chị đang tham gia để mời hàng loạt thành viên trong nhóm chat tham gia nhanh chóng.
- Danh sách người được chọn sẽ được thêm vào sự kiện để theo dõi lịch hẹn và nhận thông báo.
Lưu ý: Có thể nhập địa chỉ email để mời những người bên ngoài tổ chức, chương trình sẽ gửi lời mời tham gia sự kiện đến các mail đã nhập.
Bước 5: Thiết lập các thông tin bổ sung cho sự kiện:
- Tại mục Thông báo, chọn thời điểm nhắc trước khi sự kiện diễn ra để người tham gia chủ động chuẩn bị.
- Chọn Lặp lại nếu sự kiện diễn ra định kỳ, sau đó thiết lập tần suất và thời điểm kết thúc lặp lại nếu cần.
- Tại mục Hiển thị, chọn phạm vi hiển thị phù hợp, chẳng hạn như hiển thị trạng thái Bận hoặc đặt sự kiện ở chế độ Riêng tư.
- Đính kèm tài liệu liên quan nếu người tham gia cần xem trước hoặc sử dụng trong sự kiện.
Bước 6: Kiểm tra lại thông tin, sau đó nhấn Lưu.
Bước 7: Hệ thống sẽ tạo sự kiện và hiển thị trên lịch theo thời gian đã thiết lập, đồng thời gửi thông báo qua ứng dụng AMIS và mail mời tham gia cho các thành viên xác nhận lịch.
2.2. Tạo sự kiện từ nội dung trao đổi trong hội thoại với AI
Khi nội dung trao đổi trong Chat có thông tin về thời gian, công việc hoặc cuộc hẹn cần được chuyển thành sự kiện để theo dõi và thực hiện đúng hạn, chương trình sẽ tự động nhận diện và hiển thị nút Tạo sự kiện để anh/chị thêm vào lịch nhanh chóng.
Bước 1: Mở hội thoại có nội dung cần chuyển thành lịch làm việc hoặc lịch hẹn.
Bước 2: Tại tin nhắn có chứa thông tin lịch, anh/chị nhấn nút Tạo sự kiện.
Bước 3: Trơ lý AVA Lịch sẽ tự động trích xuất thông tin tên lịch, thời gian và thêm người tham gia là các thành viên trong nhóm hoặc đồng nghiệp trong cuộc trò chuyện.
Bước 4: Anh/chị có thể kiểm tra, chỉnh sửa, bổ sung các thông tin trên lịch.
Bước 5: Nhấn Lưu, hệ thống tạo sự kiện trên Lịch, và hiển thị thông tin sự kiện trong cuộc trò chuyện để anh/chị theo dõi vàthực hiện công việc, tham gia lịch đúng thời gian.
3. Lưu ý
- Anh/chị cần kiểm tra đúng ngày, giờ và thành phần tham gia trước khi lưu sự kiện.
- Với hội thoại nhóm, nên kiểm tra những thành viên cần tham gia sự kiện để tránh gửi thông tin không cần thiết.
- Sự kiện được tạo từ Chat vẫn được quản lý và theo dõi trên Lịch.
- Nếu người tham gia có lịch khác bị trùng, avatar sẽ hiển thị cảnh báo (viền màu vàng). Anh/chị nhấn Kiểm tra để xem thời gian bận của người tham gia, sau đó chọn lại khung giờ phù hợp. Xem hướng dẫn chi tiết >>.
- Sau khi tạo lịch hệ thống sẽ gửi thông báo qua ứng dụng AMIS và mail mời tham gia cho các thành viên xác nhận lịch. Xem hướng dẫn chi tiết >>.