2. Hướng dẫn phần mềm
Để thực hiện Tự động hóa quy trình tạm ứng tiền mặt , người dùng cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Vào phân hệ Tiền gửi\Tab Quy trình bấm Thiết lập tự động
Bước 2: Tại màn hình Quy trình tạm ứng bấm Sử dụng ngay
Bước 3: Màn hình tự động nhảy sang AMIS Quy trình, người dùng Xem phim giới thiệu, sau đó bấm Tiếp tục.
- Tiếp tục xem Thao tác mô phỏng sau đó bấm Tiếp tục.
- Người dùng Chạy thử trải nghiệm và thử Phát hành một quy trình
Bước 4: Tại AMIS Quy trình, người dùng bấm Chạy quy trình\ Chọn Quy trình tạm ứng
- Điền các thông tin Ngày đề nghị, Khoản chi, phần Hình thức nhận tiền: Chuyển khoản điền thông tin Ngân hàng và Số tài khoản; sau đó bấm Gửi.
- Chọn Kế toán thực hiện xét duyệt sau đó bấm Gửi.
- Quy trình sẽ tự động chạy tới lần lượt Kế toán xét duyệt và Giám đốc phê duyệt
Bước 5: Sau khi quy trình chạy xong, người dùng qua AMIS Kế toán, màn hình sẽ hiển thị chuông thông báo nhân viên gửi Đề nghị tạm ứng.
- Người dùng vào phân hệ Tiền gửi\Tab Đề nghị chi tiền\ Chọn Lập ủy nhiệm chi cho Đề nghị tạm ứng mà nhân viên vừa gửi
- Phần mềm sẽ tự động lấy các thông tin từ Đề nghị chi tiền vào Ủy nhiệm chi, người dùng kiểm tra lại rồi bấm Cất để hoàn tất.
- Nếu cần trao đổi thêm với nhân viên về Đề nghị tạm ứng, người dùng chỉ cần bấm vào biểu tượng AMIS Chat ngay trên màn hình để nhắn tin trực tiếp, không cần chuyển sang ứng dụng khác, sau đó nhập nội dung và gửi để trao đổi thêm với nhân viên các vấn đề về Quy trình tạm ứng
Lưu ý: Khi người dùng muốn kiểm soát quy trình tạm ứng có thể thực hiện theo từng bước thủ công như trên. Trong trường hợp người dùng muốn thiết lập quy tắc hạch toán tự động để khi nhân viên làm quy trình tạm ứng xong hệ thống sẽ tự động lập luôn phiếu chi giúp tiết kiệm thời gian, có thể thực hiện theo các bước sau:
- Vào phân hệ Tiền gửi\Tab Đề nghị chi tiền\ Chọn Thiết lập quy tắc hạch toán tự động
- Chọn các đề nghị để thiết lập hạch toán tự động, rồi bấm Cất.
- Các đề nghị được chọn sau khi được người dùng lập sẽ tự động Lập phiếu chi và hiển thị trạng thái Xem ở cột Chức năng.
