Làm thế nào để xử lý khi sổ chi tiết vật tư hàng hóa bị âm ở đơn vị tính chính nhưng đơn vị chuyển đổi không âm hoặc ngược lại?

Bước 1: Thực hiện sao lưu dữ liệu trước khi điều chỉnh để đảm bảo an toàn dữ liệu và có thể khôi phục lại dữ liệu nếu cần

• Vào ⚙ Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý dữ liệu hoặc nhấn vào tên dữ liệu đang làm việc để chuyển sang giao diện Quản lý dữ liệu
• Trên màn hình quản lý dữ liệu, tại tab Quản lý dữ liệu, lựa chọn dữ liệu kế toán muốn sao lưu, sau đó nhấn biểu tượng 3 dấu chấm dọc ( ⁝ ), chọn chức năng Sao lưu.

Bước 2: Mở rộng định dạng số và cập nhật lại số liệu

• Vào biểu tượng ⚙ Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Định dạng số

• Tại mục Số chữ số của phần thập phân, nhấn biểu tượng cây bút để chỉnh sửa
• Gõ số chữ số thập phân (sau dấu phẩy) cần thiết lập, sau đó nhấn Cất.

• Bỏ ghi và sửa lại số lượng trên chứng từ để hệ thống cập nhật số lượng theo số lẻ thập phân.

Lưu ý: Nên thiết lập đơn vị tính chính là đơn vị nhỏ nhất và tỷ lệ quy đổi theo phép nhân để hạn chế phát sinh số lẻ thập phân. Sau đó, kiểm tra và chỉnh sửa lại các chứng từ có liên quan.

Ví dụ: Với vật tư có đơn vị chai và thùng, nên chọn chai làm đơn vị tính chính và thiết lập quy đổi 1 thùng = 24 chai.

Bước 2: Vào phân hệ Kho\Quy trình, chọn chức năng Tính giá xuất kho để thực hiện tính lại giá xuất kho để hệ thống cập nhật lại giá trị tồn kho theo số liệu đã điều chỉnh.

Bước 3: Kiểm tra sổ chi tiết vật tư, hàng hóa theo cả đơn vị tính chính và đơn vị chuyển đổi để đảm bảo số lượng đã được cập nhật chính xác.

Trường hợp không muốn thay đổi các chứng từ đã phát sinh, thực hiện kiểm kê kho để điều chỉnh số lượng tồn theo thực tế.

Bước 1: Thiết lập cho phép sửa số lượng theo đơn vị tính

• Vào bánh răng Các tiện ích và thiết lập\ Tùy chọn \Vật tư hàng hóa.

• Tại mục Cho phép sửa số lượng theo đơn vị tính chính, tỷ lệ quy đổi giữa các đơn vị tính trên các chứng từ, chọn Có.

Bước 2: Vào Kho → Quy trình → Kiểm kê kho. Hoặc vào tab Kiểm kê, nhấn Thêm bảng kiểm kê.

Bước 3: Chọn kho và mốc thời gian kiểm kê, sau đó nhấn Đồng ý.

Bước 4: Chọn vật tư, hàng hóa có chênh lệch và nhập số lượng thực tế.

Tùy theo đơn vị tính đang bị chênh lệch, thực hiện như sau:

– Trường hợp 1: Đơn vị tính chính có số lượng và giá trị bằng 0 nhưng đơn vị chuyển đổi vẫn còn số lượng

• Lập chứng từ kiểm kê theo đơn vị tính chuyển đổi.
• Sinh phiếu nhập/xuất với tỷ lệ chuyển đổi bằng 0 và số lượng theo đơn vị tính chính bằng 0 để không ảnh hưởng đến số lượng, giá trị của đơn vị tính chính.

– Trường hợp 2: Đơn vị tính chuyển đổi có số lượng và giá trị bằng 0 nhưng đơn vị tính chính vẫn còn số lượng

• Lập chứng từ kiểm kê theo đơn vị tính chính.

• Sinh phiếu nhập/xuất để đưa số lượng, giá trị của đơn vị tính chính về 0 và điều chỉnh số lượng đơn vị chuyển đổi theo thực tế.

• Lập chứng từ kiểm kê thứ hai theo đơn vị tính chuyển đổi.

• Sinh phiếu nhập/xuất với tỷ lệ chuyển đổi bằng 0 và số lượng theo đơn vị tính chính bằng 0 để không ảnh hưởng đến số lượng, giá trị của đơn vị tính chính.

Lưu ý: Nếu cần nhập thêm giá trị tồn kho thực tế, tích chọn Kiểm kê giá trị.

Bước 5: Kiểm tra lại sổ chi tiết vật tư, hàng hóa theo cả đơn vị tính chính và đơn vị chuyển đổi