Cho phép thiết lập thông tin hạch toán và loại chứng từ theo mặt hàng khi thiết lập quy tắc hạch toán tự động hóa đơn đầu vào

Khi kế toán dùng tính năng tự động hạch toán hóa đơn đầu vào, phần mềm sinh chứng từ với loại và diễn giải theo khuôn mẫu cố định. Phần mềm hiện tại cho phép kế toán thiết lập sẵn loại chứng từ, thông tin hạch toán theo từng mặt hàng và quy tắc diễn giải linh hoạt, giúp chứng từ sinh tự động từ hóa đơn đầu vào đúng nghiệp vụ ngay từ đầu, không phải sửa tay. Nhờ đó, chứng từ được sinh ra đúng nghiệp vụ ngay từ đầu, kế toán không phải sửa tay từng chứng từ, tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và dễ dàng kiểm soát, tra cứu, giải trình số liệu.

Bài viết hướng dẫn này cách Thiết lập thông tin hạch toán và loại chứng từ theo mặt hàng khi thiết lập quy tắc hạch toán tự động hóa đơn đầu vào, giúp kế toán xử lý khối lượng hóa đơn đầu vào lớn nhanh chóng, thuận tiện và nhất quán với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.

Để thực hiện thiết lập thông tin hạch toán và loại chứng từ theo mặt hàng khi thiết lập quy tắc hạch toán tự động hóa đơn đầu vào, người dùng thực hiện như sau:

 Vào phân hệ Mua hàng, chọn Xử lý hóa đơn đầu vào, chọn tab Tự động hạch toán hóa đơn, chọn chức năng Thiết lập hạch toán tự động.

Phần mềm có các thiết lập hạch toán, người dùng có thể bật một hoặc nhiều thiết lập tùy nhu cầu sử dụng. Quy tắc thiết lập hạch toán tự động sẽ sinh được chứng từ mua hàng trong nước và chứng từ mua dịch vụ.

• Ví dụ:
  • Đối với nhà cung cấp dịch vụ thường xuyên, cung cấp chung 1 loại dịch vụ là dịch vụ vận chuyển nhưng có nhiều gói cước dịch vụ theo từng tuyến đường vận chuyển khác nhau
  • Kế toán mong muốn hạch toán chung tất cả các gói cước vận chuyển này vào cùng 1 mã dịch vụ là chi phí vận chuyển, và các hóa đơn của nhà cung cấp này thường được thanh toán ngay thời điểm phát sinh bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng, người dùng thực hiện thiết lập quy tắc hạch toán như sau:

Bước 1: Tại nhóm Đối tượng hạch toán, người dùng tích chọn Thiết lập thông tin hạch toán và loại chứng từ theo nhà cung cấp , danh sách thiết lập hiện ra.

Bước 2: Điền các trường thông tin vào các cột bảng sau đó nhấn Cất để hoàn tất thiết lập.

• Sau khi hoàn tất việc thiết lập và nhận được hóa đơn đầu vào, hệ thống sẽ tự động nhận diện hóa đơn của nhà cung cấp đã thiết lập để tự động hạch toán:

Bước 1: Tích chọn Thiết lập thông tin hạch toán và loại chứng từ theo mặt hàng , danh sách thiết lập hiện ra.

Bước 2: Điền các trường thông tin vào các cột bảng sau đó nhấn Cất để hoàn tất thiết lập.

Bước 1: Tích chọn Thiết lập thông tin hạch toán và loại chứng từ theo loại dịch vụ. Chương trình đã thiết lập sẵn danh sách loại dịch vụ để anh chị thực hiện thiết lập và có thể thêm/xóa các loại dịch vụ này tùy thuộc vào đặc thù của đơn vị.

Bước 2: Điền các trường thông tin vào các cột bảng sau đó nhấn Cất để hoàn tất thiết lập.

• Ví dụ: Hóa đơn xăng dầu có rất nhiều loại xăng như: Xăng E5, Xăng RON 95, Dầu Diesel,…, Khi thiết lập hạch toán theo loại dịch vụ, các mặt hàng này sẽ đều được phân loại là dịch vụ xăng xe và hạch toán vào KMCP xăng dầu với tài khoản hạch toán là 6422.

• Khi nhận được hóa đơn đầu vào, hệ thống sẽ ứng dụng AI để nhận diện tên dịch vụ trên hóa đơn từ đó tự động sinh được chứng từ hạch toán theo đúng các thiết lập:

Phần mềm chọn loại chứng từ theo thứ tự nào?

Khi có hóa đơn đầu vào, phần mềm kiểm tra lần lượt từng thiết lập (chỉ kiểm tra thiết lập đã được tích chọn):

1. Theo nhà cung cấp:
   • Phần mềm tìm nhà cung cấp trên hóa đơn trong danh sách thiết lập. Nếu có, tiếp tục kiểm tra mã hàng trên hóa đơn với mã hàng đã thiết lập cho nhà cung cấp đó.
   • Nếu khớp, phần mềm sinh chứng từ theo loại chứng từ và thông tin hạch toán đã chọn. Nếu loại chứng từ để trống, phần mềm sinh chứng từ mua hàng nhập kho như hiện nay.
   • Nếu không khớp nhà cung cấp hoặc mã hàng, hoặc không tích thiết lập này, phần mềm chuyển sang bước 2.
2. Theo mặt hàng:
   • Phần mềm đối chiếu mặt hàng trên hóa đơn với danh sách thiết lập theo mặt hàng. Nếu hóa đơn có nhiều dòng hàng, phần mềm lấy dòng hàng đầu tiên có trong danh sách thiết lập để xác định loại chứng từ và thông tin hạch toán.
   • Nếu khớp, sinh chứng từ theo dòng thiết lập đó.
   • Nếu không khớp hoặc không tích thiết lập này, chuyển sang bước 3.
3. Theo loại dịch vụ:
   • Nếu đã tích và dòng dịch vụ trên hóa đơn khớp loại dịch vụ đã thiết lập, phần mềm sinh chứng từ mua dịch vụ theo thiết lập.
   • Nếu không khớp hoặc không tích, phần mềm sinh chứng từ theo quy tắc hiện hành.

Lưu ý: Nếu bật đồng thời thiết lập theo nhà cung cấp và theo mặt hàng thì ưu tiên theo nhà cung cấp.

Bước 1: Tùy chọn lập chứng từ gồm 2 thiết lập:

• Mua dịch vụ chưa thanh toán, AVA Kế toán đưa ra gợi ý: Loại chi phí của Tên nhà cung cấp theo hóa đơn số Số hóa đơn.
• Mua dịch vụ thanh toán ngay, AVA Kế toán đưa ra gợi ý: Thanh toán Loại chi phí của  Tên nhà cung cấp theo hóa đơn số Số hóa đơn.

• Người dùng có thể bổ sung các trường thông tin khác để nội dung diễn giải đầy đủ hơn bằng cách nhấn Chèn thông tin và chọn trường cần thêm. Đối với các trường Loại chi phí và Ký hiệu chi phí, phần mềm sẽ sử dụng AVA Kế toán ứng dụng AI để đọc thông tin chính xác trên chứng từ và tự động đưa ra nội dung diễn giải phù hợp.

• Khi Chèn thông tin về Kỳ chi phí , AVA Kế toán sẽ tự động lấy thông tin và đưa vào diễn giải, người dùng bấm Đồng ý để hoàn tất thiết lập.

• Ví dụ: Khi thanh toán tiền điện …