1. Tổng quan
Bài viết nhằm hướng dẫn người dùng là trợ lý, thư ký được ủy quyền thực hiện thêm sự kiện trên phân loại lịch làm việc của giám đốc, lãnh đạo,…, giúp cập nhật kịp thời các lịch họp, lịch công tác hoặc lịch báo cáo, bảo đảm kế hoạch làm việc diễn ra thông suốt và chính xác.
Nội dung tổng quan gồm:
- Chọn phân loại lịch được giám đốc ủy quyền
- Thiết lập thông tin chi tiết sự kiện
Đối tượng áp dụng: Thư ký, trợ lý hoặc nhân sự được giám đốc phân quyền thêm sự kiện trên các phân loại lịch của người dùng chia sẻ.
2. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Chọn phân loại lịch được ủy quyền
- Tại giao diện Lịch, tìm mục Chia sẻ với tôi ở danh sách bên trái để xem các phân loại lịch được người khác chia sẻ.
- Chọn phân loại lịch do giám đốc ủy quyền (Ví dụ Lịch công tác của Giám đốc hoặc Lịch họp của Giám đốc), hệ thống hiển thị các sự kiện thuộc phân loại lịch này.
Bước 2: Mở màn hình thêm sự kiện
- Nhấn Thêm sự kiện hoặc click đúp lên khoảng thời gian/ngày cần xếp lịch trên giao diện lịch.
- Hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin sự kiện để anh/chị thiết lập lịch họp, lịch công tác hoặc lịch làm việc thay mặt giám đốc.
Bước 2: Điền các thông tin cơ bản của sự kiện:
- Nhập Tên sự kiện để xác định nội dung cuộc họp, lịch hẹn hoặc công việc cần thực hiện.
- Chọn Loại lịch phù hợp để phân loại sự kiện theo nhóm.
- Thiết lập thời gian diễn ra sự kiện bằng cách chọn Ngày và thời gian bắt đầu, Ngày và thời gian kết thúc.
- Bật Cả ngày nếu sự kiện diễn ra trong toàn bộ ngày và không cần xác định giờ cụ thể.
Bước 3: Nhập thông tin địa điểm để người tham gia biết cách tham dự.
- Nhập Địa điểm nếu sự kiện diễn ra trực tiếp
- Nhập Liên kết họp online nếu sự kiện được tổ chức trực tuyến.
Bước 4: Thêm người tham gia:
- Tìm kiếm theo tên/email và chọn những người cần tham dự hoặc nhận thông tin về sự kiện.
- Có thể nhấn vào biểu tượng AMIS Chat, tìm nhóm chat mà anh/chị đang tham gia để mời hàng loạt thành viên trong nhóm chat tham gia nhanh chóng.
Lưu ý: Có thể nhập địa chỉ email (Gmail, Oulook,…) để mời những người bên ngoài tổ chức, chương trình sẽ gửi lời mời tham gia sự kiện đến các mail đã nhập.
Bước 5: Thiết lập các thông tin bổ sung cho sự kiện:
- Tại mục Thông báo, chọn thời điểm nhắc trước khi sự kiện diễn ra để người tham gia chủ động chuẩn bị.
- Chọn Lặp lại nếu sự kiện diễn ra định kỳ, sau đó thiết lập tần suất và thời điểm kết thúc lặp lại nếu cần.
- Tại mục Hiển thị, chọn phạm vi hiển thị phù hợp, chẳng hạn như hiển thị trạng thái Bận hoặc đặt sự kiện ở chế độ Riêng tư.
- Đính kèm tài liệu liên quan nếu người tham gia cần xem trước hoặc sử dụng trong sự kiện.
Bước 6: Kiểm tra lại thông tin, sau đó nhấn Lưu.
Bước 7: Hệ thống sẽ tạo sự kiện và hiển thị trên lịch của người ủy quyền, đồng thời gửi thông báo qua ứng dụng AMIS và mail mời tham gia cho các thành viên xác nhận lịch.
3. Lưu ý
- Anh/chị chỉ có thể thêm sự kiện nếu được người sở hữu ủy quyền thêm lịch trong phân loại lịch của họ.
- Trước khi lưu, cần kiểm tra đúng phân loại lịch, thời gian, múi giờ và người tham gia để tránh tạo nhầm sự kiện.
- Nếu không thấy phân loại lịch được ủy quyền trong mục Chia sẻ với tôi, anh/chị cần liên hệ người sở hữu lịch để kiểm tra việc chia sẻ và phân quyền.
- Việc chỉnh sửa hoặc xóa sự kiện phụ thuộc vào quyền được cấp trên phân loại lịch.