Phân bổ chi phí mua hàng

Trước khi thực hiện việc phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng được mua về,bạn cần hạch toán chi phí mua hàng trên chứng từ mua dịch vụ, sau đó thực hiện phân bổ chi phí theo các bước sau:

Bước 1: Chọn chứng từ mua hàng cần phân bổ

• Trên chứng từ mua hàng hoá, chọn tab Chi phí (với chứng từ mua hàng trong nước) hoặc tab Phí hàng về kho (với hàng nhập khẩu), sau đó nhấn Chọn chứng từ CP.
• Thiết lập các điều kiện tìm kiếm chứng từ chi phí, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
• Tích chọn chứng từ hạch toán chi phí mua hàng đã được lập
• Nhập giá trị tại cột Số phân bổ lần này (trong trường hợp chi phí được phân bổ cho nhiều chứng từ mua hàng, đơn vị sẽ tự xác định số tiền chi phí phân bổ cho từng chứng từ)
• Nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin các chứng từ mua hàng vừa được chọn ra tab Chi phí (hoặc tab Phí hàng về kho).

Bước 2: Thực hiện phân bổ chi phí mua hàng

• • Trên tab Chi phí (với chứng từ mua hàng trong nước) hoặc tab Phí hàng về kho (với hàng nhập khẩu), chọn chức năng Phân bổ CP mua hàng.

• Chọn phương thức phân bổ

  • Tỷ lệ % theo số lượng: Chia chi phí dựa trên số lượng hàng nhiều hay ít, hàng nào nhiều hơn thì chịu chi phí nhiều hơn
    Công thức: Chi phí phân bổ = Tổng chi phí × (Số lượng từng dòng / Tổng số lượng)

  • Tỷ lệ % theo giá trị: Chia chi phí dựa trên giá trị tiền của hàng hóa, hàng giá trị cao sẽ chịu chi phí cao hơn
    Công thức: Chi phí phân bổ = Tổng chi phí × (Giá trị từng dòng / Tổng giá trị)

  • Tự nhập %: Chia chi phí theo tỷ lệ do người dùng tự xác định trước
    Công thức: Chi phí phân bổ = Tổng chi phí × % nhập

  • Tự nhập giá trị: Gán trực tiếp số tiền chi phí cho từng đối tượng cụ thể
    Công thức: Chi phí phân bổ = Số tiền người dùng nhập

• Nhấn Phân bổ.

• Sau khi thực hiện phân bổ chi phí cho từng mặt hàng xong, nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin chi phí mua hàng vừa được phân bổ lên cột Chi phí mua hàng tại tab Hàng tiền.

Trước khi thực hiện việc phân bổ phí trước hải quan vào từng mặt hàng được mua về, bạn cần hạch toán phí này trên chứng từ mua dịch vụ, sau đó thực hiện phân bổ theo các bước sau:

Bước 1: Chọn chứng hạch toán phí trước hải quan cần phân bổ

• Trên chứng từ mua hàng hoá nhập khẩu nhập kho, chọn tab Phí trước hải quan, sau đó nhấn Chọn.
• Thiết lập các điều kiện tìm kiếm chứng từ chi phí, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
• Tích chọn chứng từ hạch toán chi phí trước hải quan cần phân bổ và nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin các chứng từ vừa được chọn ra tab Phí trước hải quan.

Bước 2: Thực hiện phân bổ phí trước hải quan

• Nhấn Phân bổ CP mua hàng:

• Chọn phương thức phân bổ, nhấn Phân bổ.

• Sau khi thiết lập thông tin phân bổ xong, nhấn Đồng ý, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin chi phí vừa được phân bổ lên cột Phí trước hải quan tại tab Hàng tiền.

Khi thực hiện phân bổ tại tab Phí trước hải quan trên chứng từ mua hàng nhập khẩu qua kho, hệ thống hiển thị cảnh báo “Tổng <Phí trước hải quan (Phí trước hải quan bằng ngoại tệ)> phân bổ cho các mặt hàng phải bằng <Phí trước HQ nguyên tệ của CT bằng ngoại tệ>.“

Giải pháp: Cảnh báo này xuất hiện khi tổng giá trị của cột Phí trước hải quan (thuộc nhóm Phí trước hải quan bằng ngoại tệ) phân bổ cho các mặt hàng không bằng giá trị Phí trước HQ nguyên tệ của chứng từ bằng ngoại tệ. Để khắc phục, vui lòng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra và đối chiếu Phí trước hải quan nguyên tệ của chứng từ bằng ngoại tệ ở phần thông tin phía trên màn hình với tổng giá trị cột Phí trước hải quan (thuộc nhóm Phí trước hải quan bằng ngoại tệ).

Bước 2: Nếu hai giá trị chưa bằng nhau, điều chỉnh lại tỷ lệ phân bổ (Tự nhập %) hoặc thực hiện phân bổ lại

Bước 3: Thực hiện lưu lại chứng từ.

Vấn đề

Người dùng thấy trên chứng từ mua hàng có số liệu tại các cột Chi phí mua hàng hoặc Phí trước hải quan hoặc Phí hàng về kho (tùy theo loại mua hàng) và giá trị nhập kho đã bao gồm chi phí. Tuy nhiên, khi xem Sổ chi tiết tài khoản hoặc Báo cáo công nợ phải trả lại không thấy số liệu hạch toán khoản chi phí này.

Biểu hiện

• Chứng từ mua hàng có phát sinh số tiền tại cột Chi phí mua hàng/Phí trước hải quan/Phí hàng về kho.
• Sổ chi tiết vật tư hàng hóa đã thể hiện giá trị nhập kho bao gồm chi phí.
• Sổ chi tiết tài khoản không có số liệu hạch toán chi phí mua hàng.
• Báo cáo công nợ phải trả không thể hiện khoản phải trả liên quan đến chi phí mua hàng.
• Người dùng đã tải tờ khai hải quan về nhưng không thấy chứng từ chi phí tương ứng trên sổ sách.

Nguyên nhân

Đơn vị chưa lập chứng từ hạch toán chi phí mua hàng mà chỉ nhập số tiền trực tiếp vào cột Chi phí mua hàng/Phí trước hải quan/Phí hàng về kho trên chứng từ mua hàng.

Do đó, phần mềm chỉ sử dụng khoản chi phí này để cộng vào giá trị nhập kho của hàng hóa, nhưng không phát sinh bút toán hạch toán riêng trên Sổ chi tiết tài khoản và Báo cáo công nợ phải trả.

Giải pháp

Trường hợp mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng như phí trước hải quan, phí hàng về kho…, anh/chị cần lập chứng từ để hạch toán khoản chi phí này trước, sau đó thực hiện phân bổ vào chứng từ mua hàng liên quan.

Bước 1: Vào phân hệ Mua hàng → Mua hàng → nhấn biểu tượng mũi tên cạnh nút Thêm → Chứng từ mua dịch vụ.

Bước 2: Trên chứng từ mua dịch vụ, tích chọn Là chi phí mua hàng.

Bước 3: Nhập thông tin chi phí mua hàng và thực hiện hạch toán vào tài khoản chi phí phù hợp.

Bước 4: Thực hiện phân bổ chi phí mua hàng vào chứng từ mua hàng/tờ khai hải quan liên quan.

Khi thực hiện đúng quy trình, khoản chi phí vừa được phân bổ vào giá trị nhập kho của hàng hóa, vừa có chứng từ và bút toán hạch toán riêng, nên sẽ được phản ánh trên các báo cáo chi tiết tài khoản và công nợ theo đúng nghiệp vụ.

Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây