Tạo mới dữ liệu từ năm trước

Bài viết hướng dẫn thao tác tạo dữ liệu mới từ dữ liệu cũ

Nội dung:

• Đối với các dữ liệu có dung lượng lớn (lớn hơn 50 GB): Khi kết thúc năm tài chính, người dùng nên tách dữ liệu năm mới ra thành dữ liệu riêng để giảm thiểu dung lượng của dữ liệu, giúp tăng tốc độ nhập liệu và hỗ trợ việc xem báo cáo, chứng từ được nhanh chóng hơn.
• Tính năng Tạo mới dữ liệu từ năm trước sẽ giúp người dùng thêm dữ liệu mới và tự động chuyển các danh mục, số dư cuối năm cũ thành số dư đầu kỳ dữ liệu mới và chứng từ phát sinh đã nhập từ thời điểm ngày bắt đầu tách dữ liệu đến hiện tại sang dữ liệu mới giúp người dùng tiết kiệm thời gian tổng hợp, nhập liệu thủ công mà vẫn đảm bảo tính chính xác.

Lưu ý: Người dùng chỉ nên sử dụng tính năng này sau khi đã chốt số dư và hoàn thành báo cáo tài chính trên dữ liệu năm trước để đảm bảo số dư đầu kỳ chuyển sang dữ liệu mới được đúng đắn.

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Quản lý dữ liệu:

Bước 2: Chọn chức năng Thêm dữ liệu từ năm trước:

• Khi đó chương trình hiển thị giao diện Thêm dữ liệu từ năm trước. Nhấn Thêm dữ liệu để khởi tạo dữ liệu kế toán mới:

• Chương trình hiển thị thông báo hệ thống đang thực hiện khởi tạo dữ liệu kế toán mới, và người dùng sẽ nhận được thông báo ngay khi hoàn thành việc tạo dữ liệu:

• Sau khi tách dữ liệu mới, dữ liệu gốc vẫn được giữ nguyên tại thời điểm tách, phần mềm không tự động xóa các chứng từ của khoảng thời gian đã tách. Anh/Chị có thể bỏ qua các chứng từ này vì chúng không ảnh hưởng đến việc xem báo cáo của năm trước.

  Nếu muốn xóa các chứng từ của khoảng thời gian đã tách, Anh/Chị thực hiện như sau:

  • Bước 1: Bỏ ghi sổ chứng từ

    • Vào Các tiện ích và thiết lập \ Ghi sổ/Bỏ ghi theo lô.

    • Chọn khoảng thời gian đã tách dữ liệu.

    • Tích chọn tất cả các phân hệ, sau đó nhấn Bỏ ghi sổ.

  • Bước 2: Xóa chứng từ

    • Vào từng phân hệ liên quan.

    • Lọc danh sách chứng từ theo khoảng thời gian đã tách dữ liệu.

    • Tích chọn các chứng từ đã lọc \ Thực hiện hàng loạt \ Xóa.

• Nếu sau khi tách dữ liệu, đơn vị có nhập thêm hoặc chỉnh sửa số liệu ở dữ liệu năm trước thì số liệu mới sẽ không cập nhật tự động sang dữ liệu đã tách.
• Thời gian tách dữ liệu (cập nhật dữ liệu) sẽ phụ thuộc vào dung lượng dữ liệu gốc cần tách và cấu hình máy tính. Anh chị cần đợi tới khi dữ liệu tách thành công để tiếp tục kiểm tra và hạch toán.