7.3. Kiểm tra chênh lệch giữa doanh thu trên sổ cái TK 511, 711 và trên bảng kê bán ra

Mô tả: Các chứng từ bán hàng hạch toán vào TK 511/711, nhưng chưa lập hóa đơn nên không được kê khai lên tờ khai thuế. Khi đó, Báo cáo Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách sẽ hiển thị chứng từ này.

Giải pháp:

Nhấn vào số chứng từ để mở chứng từ lên kiểm tra. Có thể xảy ra 1 trong các trường hợp sau:

1.1.1. Trường hợp lập chứng từ bán hàng và xuất hóa đơn đồng thời nhưng Kế toán quên tích chọn Lập kèm hóa đơn thì xử lý như sau:

• Bước 1: Tích chọn Lập kèm hóa đơn
• Bước 2: Khai báo các thông tin của hóa đơn tại tab Hóa đơn và nhấn Cất.
• Bước 3: Mở tờ khai thuế của kỳ tương ứng lên, chọn tab Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Bước 4: Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn hóa đơn vừa lập ở trên lên bảng kê.

1.1.2. Trường hợp lập chứng từ bán hàng trước, sau đó xuất hóa đơn sau nhưng Kế toán quên chưa thực hiện thao tác xuất hóa đơn thì xử lý như sau:

• Bước 1: Thực hiện xuất hóa đơn

• • Trên chứng từ bán hàng, nhấn Lập HĐ để lập hóa đơn bán hàng. Hoặc vào phân hệ Bán hàng, tab Xuất hóa đơn để xuất hóa đơn từ chứng từ bán hàng trên.
  • Xem hướng dẫn xuất hóa đơn sau khi lập chứng từ bán hàng (mục 2, trường hợp 2) tại đây.

• Bước 2: Sau đó, thực hiện chọn hóa đơn vừa lập vào tờ khai thuế tương tự như trường hợp 1.

Lưu ý: Nếu hóa đơn được kê khai vào kỳ tính thuế lớn hơn kỳ xem báo cáo đối chiếu chứng từ sổ sách thì chương trình sẽ liệt kê hóa đơn này lên báo cáo.

Ví dụ: Chứng từ lập ngày 15/03/2020 nhưng xuất hóa đơn vào ngày 01/04/2020 và kê khai vào kỳ tính thuế tháng 04/2020. Khi xem báo cáo kiểm tra đối chiếu chứng từ sổ sách, nếu chọn xem báo cáo trong khoảng thời gian là quý I/2020 thì trên báo cáo sẽ thể hiện chênh lệch giữa hóa đơn này (tại mục Thuế) và chứng từ hạch toán tương ứng (tại mục Sổ cái), tuy nhiên nếu chọn lại khoảng thời gian xem báo cáo có chứa kỳ kê khai hóa đơn trên, ví dụ cả năm 2020 thì báo cáo sẽ không hiển thị chênh lệch.

1.1.3. Trường hợp lập chứng từ bán hàng trước, sau đó mới xuất hóa đơn nhưng chưa đến thời điểm xuất hóa đơn. Khi đó, tuy hóa đơn hiển thị trên báo cáo đối chiếu chứng từ, sổ sách nhưng thực tế không có chênh lệch. Kế toán cần lưu ý để xuất hóa đơn và kê khai lên tờ khai thuế theo đúng quy định.

Giải pháp: Bạn cần cập nhật thông tin thuế suất GTGT trên chứng từ như sau:

• Bước 1: Nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ lên.
• Bước 2: Khai báo bổ sung thuế suất thuế GTGT tại cột % Thuế GTGT. Nếu hàng hóa không chịu thuế thì chọn thuế suất là KCT.
• Bước 3: Mở tờ khai thuế của kỳ tương ứng lên, chọn tab Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Bước 4: Nhấn Sửa, nhấn Chọn chứng từ để chọn lại hóa đơn ở trên lên bảng kê.

Mô tả: Một trong những điều kiện để các chứng từ nghiệp vụ khác, chi tiền mặt, chi tiền gửi… được lấy lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra là không chọn Nhóm HHDV mua vào.

Giải pháp: Vì vậy, với nguyên nhân trên cần thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở chứng từ nhấn Bỏ ghi/Sửa.
• Bước 2: Xóa thông tin tại cột Nhóm HHDV mua vào. Sau đó nhấn Cất
• Bước 3: Mở tờ khai thuế GTGT của kỳ tương ứng,  chọn tab Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra lên. Nhấn Sửa
• Bước 4: Nhấn Chọn chứng từ để chọn thêm hóa đơn ở trên lên bảng kê. Nhấn Cất.

Lưu ý: Nếu chưa lập tờ khai thuế thì lập mới tờ khai thuế GTGT, chương trình sẽ lấy các chứng từ trên lên Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra.

Mô tả: Nghiệp vụ bán hàng được hạch toán trên phiếu thu, phiếu thu tiền gửi (đã hạch toán đầy đủ bút toán ghi nhận doanh thu và thuế GTGT) nhưng không được lấy lên tờ khai.

Giải pháp: Bạn thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Xóa các chứng từ hạch toán nghiệp vụ bán hàng đã lập ở trên phiếu thu tiền mặt, phiếu thu tiền gửi.
• Bước 2: Hạch toán lại nghiệp vụ bán hàng trên các Chứng từ bán hàng hoặc Chứng từ nghiệp vụ khác. Trong đó: điều kiện để các chứng từ này được lấy lên tờ khai là:

• • Chứng từ bán hàng: phải chọn thuế suất thuế GTGT, có đủ số và ngày hóa đơn.
  • Chứng từ nghiệp vụ khác: phải chọn thuế suất thuế GTGT; có đủ số và ngày hóa đơn; không chọn Nhóm HHVD mua vào.

• Bước 3: Lập hoặc sửa lại tờ khai thuế GTGT và chọn chọn chứng từ vừa sửa lên bảng kê.

Mô tả: Các hóa đơn, chứng từ không hạch toán tài khoản doanh thu/tài khoản có vào tài khoản 511/711 nhưng vẫn được lấy lên tờ khai khi thỏa mãn điều kiện sau:

• Hóa đơn, chứng từ bán ra: Có chọn thuế suất thuế GTGT, có đủ số và ngày hóa đơn (riêng chứng từ chi tiền mặt, chi tiền gửi, chứng từ nghiệp vụ khác, hóa đơn trả lại hàng bán, hóa đơn trả lại hàng mua thì phải thỏa mãn thêm điều kiện: không chọn Nhóm HHDV mua vào).
• Hóa đơn, chứng từ mua vào: Có chọn Nhóm HHDV là nhóm 1,2; có đủ số và ngày hóa đơn.

Giải pháp:

• Bước 1: Mở chứng từ lên, nhấn Bỏ ghi/Sửa.
• Bước 2: Hạch toán lại tài khoản doanh thu/tài khoản có đúng.
• Bước 3: Nhấn Cất.

Mô tả: Trường hợp xuất hóa đơn trước và đã kê khai lên bảng kê thuế, nhưng chưa lập chứng từ bán hàng, thì Báo cáo Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách sẽ hiển thị hóa đơn này.

Giải pháp:

•  Mở hóa đơn lên kiểm tra xem đây có đúng là trường hợp xuất hóa đơn trước, ghi nhận doanh thu sau hay không?
• Nếu đúng thì đây không phải là sai sót. Kế toán chỉ cần lưu ý lập chứng từ bán hàng để ghi nhận doanh thu theo đúng thực tế. Xem hướng dẫn tại đây.
• Nếu là trường hợp xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu cùng lúc thì thực hiện lập chứng từ bán hàng từ hóa đơn đã xuất. Xem hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Sửa lại ngày trên chứng từ cho khớp với ngày hóa đơn.