Làm thế nào khi số lượng tồn trên Báo cáo kho và Danh sách HHDV chênh lệch?

Bài viết hướng dẫn xử lý chênh lệch số lượng tồn kho giữa Báo cáo kho (Ví dụ: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa) và Danh sách hàng hóa dịch vụ hoặc Số lượng tồn trên phiếu nhập/xuất kho , giúp kế toán hiểu rõ nguyên nhân do cách lấy dữ liệu khác nhau giữa hai phần.

Nội dung tập trung vào xác định nguyên nhân lệch số liệu, kiểm tra chứng từ phát sinh và điều chỉnh ngày hạch toán khi cần thiết.

Phạm vi áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng báo cáo kho để đối chiếu tồn thực tế trên phần mềm kế toán.

Biểu hiện thường gặp:

• Số lượng hàng tồn khi kiểm kê không khớp với số lượng danh mục VTHH.
• Số lượng tồn kho trên chứng từ nhập/xuất kho khác với số lượng tồn trên báo cáo kho.
• Đã kiểm tra chứng từ nhưng số lượng tồn giữa các giao diện vẫn chênh lệch.
• Khi lập chứng từ nhập/xuất kho, phần mềm hiển thị số lượng tồn kho khác với số lượng đang theo dõi trên Báo cáo kho.
• Số lượng tồn trên Báo cáo kho và Danh sách HHDV chênh lệch

Ví dụ: Vào ngày 05/08/2026: lập phiếu xuất kho mặt hàng Máy điều hòa, số lượng tồn hiển thị tại giao diện nhập liệu chứng từ là 41 cái

Xem tại báo cáo Tổng hợp tồn kho tồn cuối ngày là: 44 cái.

Khi thực hiện ghi sổ phiếu xuất kho 44 cái theo số lượng tồn trên báo cáo kho hiện cảnh báo: “Ghi sổ không thành công. Đã có phát sinh phiếu xuất sau chứng từ này, việc ghi sổ chứng từ này sẽ dẫn đến tồn kho âm...”

Lưu ý: Số lượng tồn hiển thị trên giao diện nhập liệu chứng từ nhập/xuất kho được lấy theo số lượng tồn trên Danh sách hàng hóa dịch vụ, không lấy theo Báo cáo Tổng hợp tồn kho.

➤ Trường hợp số lượng tồn hiển thị trên chứng từ nhập/xuất kho khác với số lượng tồn trên Báo cáo Tổng hợp tồn kho, anh/chị cần đối chiếu giữa Danh sách hàng hóa dịch vụ và Báo cáo kho để xác định nguyên nhân chênh lệch

Nguyên nhân: Do cách lấy số liệu 2 phần này khác nhau:

• Số lượng tồn tại Danh sách HHDV đang hiển thị là số tồn tính đến ngày chứng từ cuối cùng được hạch toán trên dữ liệu (được tính từ tất cả các chứng từ) và tổng hợp trên tất cả các kho.
• Số lượng tồn trên các Báo cáo tồn kho là số tồn tính đến ngày cuối cùng trên kỳ báo cáo (chỉ tính các chứng từ phát sinh trong khoảng thời gian xem báo cáo) và được theo dõi theo từng kho.

Giải pháp:

Bước 1: Chọn khoảng thời gian có Ngày bắt đầu là sau ngày hiện tại đang xem báo cáo tồn kho.

• • Ví dụ: Bạn đang xem báo cáo tới ngày 05/08/2026 => thì bạn thực hiện chọn khoảng thời gian xem là từ 06/08/2026 đến ngày 31/12/9997

Bước 2: Mở các chứng từ phát sinh sau thời điểm xem báo cáo và kiểm tra lại

– Trường hợp 1: Chứng từ hạch toán nhầm ngày hoặc sai thông tin kho ==> thì sửa lại cho đúng

– Trường hợp 2: Thực tế chứng từ phát sinh sau thời điểm xem báo cáo, các thông tin kho khai báo đã đúng ==> thì không cần sửa lại, số liệu lệch là đúng.