3.1. Chênh lệch số dư các TK kho với giá trị tồn kho đầu kỳ

Bài viết giúp nhận biết và xử lý khi phát hiện chênh lệch giữa số dư các tài khoản kho và giá trị tồn kho đầu kỳ trên báo cáo, đảm bảo số liệu kế toán chính xác ngay từ đầu năm tài chính.

Nội dung bài viết gồm:

• Hướng dẫn kiểm tra số dư tài khoản kho và tồn kho đầu kỳ
• Cách xác định và điều chỉnh số liệu sai lệch
• Lưu ý về đối chiếu số dư với năm trước

Biểu hiện: Trên báo cáo 3.1 Chênh lệch số dư các TK kho với giá trị tồn kho đầu kỳ, chương trình lấy lên phần chênh lệch của Tổng số dư đầu kỳ của các tài khoản kho so với Tồn kho vật tư hàng hóa đầu kỳ tại cột Chênh lệch.

Để xử lý chênh lệch số dư các tài khoản kho với giá trị tồn kho đầu kỳ, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra lại các số dư TK 15x và số dư tồn kho đầu kỳ

• Vào Số dư ban đầu\ Số dư tài khoản, kiểm tra lại xem số dư TK 15x là đúng hay chưa
• Vào Số dư ban đầu\ Tồn kho vật tư, hàng hóa và CCDC, kiểm tra  số dư tồn kho đầu kỳ là đúng hay chưa.

Bước 2: Thực hiện sửa lại số sai theo số đúng.

• Nếu Số dư tồn kho vật tư hàng hóa đúng, vào mục Số dư ban đầu\ Số dư tài khoản xác định TK 15x nào đang bị sai sửa lại dựa trên số dư tồn kho của năm trước.
• Nếu số Tổng số dư của các TK 15x đúng, vào mục Số dư ban đầu\ Tồn kho vật tư, hàng hóa và CCDC xác định và sửa lại số dư của mặt hàng đang bị sai dựa trên số dư tồn kho của năm trước.

Lưu ý: Số dư đầu kỳ TK 15x phải khớp với số dư cuối kỳ TK 15x trên bảng cân đối tài khoản năm trước.

Vấn đề: Khi làm dữ liệu kế toán liên năm (ví dụ 2024–2025), có thể phát sinh sai lệch giữa tồn kho và sổ cái tại thời điểm đầu kỳ năm sau. Nguyên nhân thường do sai sót từ các năm trước, khiến số dư đầu kỳ năm sau không chính xác.

Giải pháp

Cách 1: Điều chỉnh lại năm trước (nếu có thể):

Áp dụng khi sai sót phát sinh từ các năm trước và đơn vị có thể điều chỉnh lại số liệu và nộp lại BCTC.

Cách thực hiện:

• Đối chiếu lại số liệu tồn kho và sổ cái của các năm trước để xác định nguyên nhân sai lệch, tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây
• Hạch toán điều chỉnh vào đúng năm phát sinh sai sót
• Đảm bảo số dư cuối năm trước đúng → số dư đầu năm sau sẽ tự động đúng

Cách 2: Điều chỉnh tại năm hiện tại (không sửa được năm trước):

Áp dụng khi sai sót thuộc các năm trước nhưng không thể điều chỉnh lại BCTC đã nộp.

• Trường hợp 1: Tồn kho đầu kỳ đúng, sai số dư tài khoản trên sổ cái

Cách xử lý: Vào Phân hệ Tổng hợp \ Chứng từ nghiệp vụ khác → Hạch toán điều chỉnh tăng/giảm tài khoản kho bị sai để khớp với tồn kho thực tế

• Trường hợp 2: Số dư tài khoản trên sổ cái đúng, tồn kho bị sai

Cách xử lý:

• Vào Phân hệ Kho \ Kiểm kê → Thực hiện điều chỉnh tồn kho.
• Khi sinh chứng từ hạch toán từ kiểm kê, hạch toán: TK Nợ và Có cùng một tài khoản (ví dụ: Nợ 156 / Có 156)
  👉 Mục đích: chỉ điều chỉnh số lượng tồn kho, không làm ảnh hưởng đến sổ cái
• Tham khảo hướng dẫn kiểm kê kho tại đây

Cách 3: Số liệu BCTC năm trước đúng, chỉ sai trên phần mềm

Áp dụng khi:

• Báo cáo tài chính năm trước đã nộp là đúng
• Sai lệch chỉ nằm trên dữ liệu phần mềm
• Đơn vị muốn chỉnh ngay tại đầu kỳ năm hiện tại

Cách xử lý:

• Thực hiện tách dữ liệu kế toán của năm hiện tại. Tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây
• Trên dữ liệu đã tách: Vào Các tiện ích và thiết lập \ Nhập số dư ban đầu → Sửa lại số dư đầu kỳ hoặc tồn kho đầu kỳ theo số đúng trên BCTC năm trước

Vấn đề: Doanh nghiệp tách dữ liệu sang năm mới, số dư đầu kỳ TK 15x đã đúng theo dữ liệu năm trước, nhưng số dư tồn kho đầu kỳ (theo từng vật tư, hàng hóa) lại không khớp về giá trị. Điều này thường xảy ra do lệch giữa sổ cái và chi tiết kho từ năm trước hoặc do dữ liệu tồn kho chưa được cập nhật/đồng bộ đúng cách khi tách dữ liệu từng năm.

Giải pháp:

1. Trường hợp dữ liệu năm trước đúng (tồn kho cuối kỳ khớp TK 15x)
→ Cần cập nhật lại số dư tồn kho sang năm nay:

• Cách 1: Sử dụng tính năng Cập nhật số dư từ dữ liệu năm trước theo hướng dẫn tại đây
  • Lưu ý: chỉ tích chọn Số dư tồn kho khi cập nhật
• Cách 2:
  • Xóa toàn bộ số dư tồn kho đầu kỳ trên dữ liệu năm nay
  • Xuất file Excel tồn kho đúng từ báo cáo tổng hợp tồn kho năm trước
  • Nhập khẩu lại vào dữ liệu năm nay. Tham khảo hướng dẫn nhập khẩu excel số dư tại đây
  • Lưu ý: chỉ nên áp dụng khi doanh nghiệp dùng phương pháp tính giá xuất kho bình quân

2. Trường hợp dữ liệu năm trước sai (tồn kho cuối kỳ không khớp TK 15x):
→ Cần kiểm tra và xử lý chênh lệch trước:

• Đối chiếu giữa sổ kho và sổ cái TK 15x trên dữ liệu năm trước để tìm nguyên nhân. Tham khảo hướng dẫn tại đây
• Sau đó chọn một trong hai hướng xử lý:
  • Điều chỉnh sai sót trên dữ liệu năm trước → lập và nộp lại BCTC năm trước sau điều chỉnh → cập nhật lại số dư sang năm nay (theo hướng dẫn ở mục 1)
  • Hoặc giữ nguyên số liệu năm trước theo BCTC đã nộp, thực hiện kiểm kê kho ở năm nay (nếu tồn kho bị sai) và lập chứng từ điều chỉnh các mặt hàng bị sai hoặc hạch toán điều chỉnh sổ cái tài khoản 15x trên chứng từ nghiệp vụ khác (nếu sổ cái sai)

→ Đảm bảo sau xử lý, số liệu tồn kho chi tiết và số dư TK 15x phải khớp nhau.