Làm thế nào khi số dư trên báo cáo tổng hợp tồn kho bị lệch với số dư tài khoản kho trên sổ cái?

Bước 1: Kiểm tra lại các số dư TK 15x và số dư tồn kho đầu kỳ

• Vào Số dư ban đầu\ Số dư tài khoản, kiểm tra lại xem số dư TK 15x là đúng hay chưa
• Vào Số dư ban đầu\ Tồn kho vật tư, hàng hóa và CCDC, kiểm tra  số dư tồn kho đầu kỳ là đúng hay chưa.

Bước 2: Thực hiện sửa lại số sai theo số đúng.

• Nếu Số dư tồn kho vật tư hàng hóa đúng, vào mục Số dư ban đầu\ Số dư tài khoản xác định TK 15x nào đang bị sai sửa lại dựa trên số dư tồn kho của năm trước.
• Nếu số Tổng số dư của các TK 15x đúng, vào mục Số dư ban đầu\ Tồn kho vật tư, hàng hóa và CCDC xác định và sửa lại số dư của mặt hàng đang bị sai dựa trên số dư tồn kho của năm trước.

Lưu ý: Số dư đầu kỳ TK 15x phải khớp với số dư cuối kỳ TK 15x trên bảng cân đối tài khoản năm trước.

• Chênh lệch tồn kho và sổ cái tài khoản 15x tại đầu kỳ khi làm dữ liệu kế toán liên năm. Xem hướng dẫn Tại đây

• Chênh lệch tồn kho và sổ cái tài khoản 15x tại đầu kỳ khi dữ liệu kế toán đã tách từng năm. Xem hướng dẫn Tại đây

Biểu hiện: Kế toán hạch toán TK kho (TK 152, 153, 155, 156..) trên các chứng từ không liên quan đến kho như Chứng từ nghiệp vụ khác, Phiếu thu, Phiếu chi… hoặc trên chứng từ bán hàng kiêm phiếu xuất, phiếu xuất kho đang hạch toán vào tài khoản kho nhưng tại cột Kho thì đang chọn sai kho

Giải pháp:

Bước 1: Tại cột Số chứng từ, nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ chi tiết lên kiểm tra.

Bước 2: Sửa lại tài khoản hạch toán trên chứng từ cho đúng thực tế:

• Nếu chọn nhầm kho thì chọn lại kho cho đúng với tài khoản kho (Ví dụ mã hàng A xuất từ kho hàng hóa đi theo tài khoản kho 156 nhưng trên chứng từ lại đang chọn kho thành phẩm thì cần sửa chọn lại về kho hàng hóa để được ghi vào sổ kho)
• Nếu hạch toán sai tài khoản thì chọn lại tài khoản hạch toán đúng.
• Nếu hạch toán đúng tài khoản thì xóa chứng từ đi, sau đó hạch toán lại vào loại chứng từ nhập/xuất kho tương ứng với nghiệp vụ.

Lưu ý: Chứng từ hạch toán vào tài khoản kho nhưng không ghi vào sổ kho, anh/chị có thể kiểm tra trong mục Vào bánh răng Các tiện ích và thiết lập\Kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách theo hướng dẫn Tại đây

Biểu hiện:

• Chứng từ hạch toán TK Kho không tương ứng với Tham số Tài khoản và Kho chọn khi mở báo cáo đối chiếu
• Chứng từ liên quan đến nhập xuất kho nhưng không hạch toán vào tài khoản Kho

Giải pháp:

Bước 1: Tại cột Số chứng từ, nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ chi tiết lên kiểm tra.

Bước 2: Sửa lại tài khoản hạch toán trên chứng từ cho đúng thực tế:

• Chứng từ hạch toán TK Kho không tương ứng với Tham số Tài khoản và Kho chọn khi mở báo cáo đối chiếu: Ví dụ: So sánh giữa kho 155 và TK 155 bị lệch mà chứng từ đang hạch toán với TK156 thì sửa lại cho đúng về TK 155.

• Chứng từ liên quan đến nhập xuất kho nhưng không hạch toán vào tài khoản Kho
  • Với chứng từ nhập kho, hạch toán lại Tài khoản Nợ vào tài khoản kho tương ứng (Ví dụ: Nợ TK 152, 156…)
  • Với chứng từ xuất kho, hạch toán lại Tài khoản Có vào tài khoản kho tương ứng (Ví dụ: Có TK 152, 156…)

Lưu ý: Chứng từ không hạch toán vào tài khoản kho nhưng được ghi vào sổ kho, anh/chị có thể kiểm tra trong mục Vào bánh răng Các tiện ích và thiết lập\Kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách theo hướng dẫn Tại đây

Biểu hiện: 

• Chứng từ chi phí mua hàng chưa phân bổ hoặc phân bổ chưa hết
• Chứng từ mua hàng nhập khẩu có tổng cột phí trước hải quan không bằng tổng số tiền của các chứng từ phí trước hải quan được chọn để phân bổ

Giải pháp: Tại cột Số chứng từ, nhấn vào Số chứng từ để mở lên kiểm tra.

• Nếu thuộc một trong các trường hợp sau thì chứng từ chưa phân bổ hoặc phân bổ chưa hết vẫn được coi là hợp lý, như:
  • Chưa phân bổ do Hóa đơn chi phí mua hàng về trước hóa đơn mua hàng
  • Chưa phân bổ hết do Chứng từ chi phí phân bổ cho cùng lúc nhiều chứng từ mua hàng, trong đó có chứng từ mua hàng về trước, có chứng từ mua hàng về sau
• Nếu chưa phân bổ hoặc phân bổ chưa hết do bỏ sót thì thực hiện phân bổ theo hướng dẫn tại đây.

Lưu ý: Trên Chứng từ mua dịch vụ (là chi phí mua hàng), nếu Kế toán hạch toán tài khoản khác với tài khoản kho (641, 642, 154…) nhưng phân bổ thì chương trình cũng bật ra cảnh báo này. Bạn mở lại chứng từ mua dịch vụ và sửa lại tài khoản chi phí điền sai thành tài khoản kho tương ứng với Chứng từ mua hàng (152, 153, 156…).

Ví dụ: Chứng từ mua hàng hạch toán Nợ TK 152 thì Chứng từ mua dịch vụ cũng là Nợ TK 152

Lưu ý: Chứng từ chi phí mua hàng chưa phân bổ hoặc phân bổ chưa hết, hay tổng chi phí mua hàng hoặc chi phí hải quan phân bổ khác với tỷ lệ tương ứng, anh/chị có thể kiểm tra trong mục Vào bánh răng Các tiện ích và thiết lập\Kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách theo hướng dẫn Tại đây

Giải pháp: Trường hợp này Kế toán cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho chính xác bằng cách:

Bước 1: Nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ chi tiết lên kiểm tra.

Bước 2: Chỉnh sửa lại chứng từ cho đúng thực tế:

• Nếu hạch toán sai tài khoản thì chọn lại tài khoản hạch toán đúng:
  • Với chứng từ mua hàng nhập kho, chứng từ mua dịch vụ có tích chọn Là chi phí mua hàng: Kiểm tra tài khoản Có và tài khoản Thuế, nếu đang hạch toán vào TK kho thì cần hạch toán lại cho đúng sang loại TK tiền/TK công nợ/TK thuế (theo đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh)
  • Với chứng từ Trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua: Kiểm tra tài khoản Nợ và tài khoản Thuế, nếu đang hạch toán vào TK kho thì cần hạch toán lại cho đúng sang loại TK tiền/TK công nợ/TK thuế (theo đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh)
  • Với chứng từ nhập kho: hạch toán lại TK Có sang loại TK chi phí/TK giá vốn…(theo đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh)
  • Với chứng từ xuất kho: hạch toán lại TK Nợ sang loại TK chi phí/TK giá vốn…(theo đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh)
• Nếu là nghiệp vụ chuyển kho nhưng hạch toán nhầm loại chứng từ thì xóa chứng từ đi, sau đó hạch toán lại vào loại chứng từ chuyển kho.

Lưu ý: Chứng từ hạch toán nhầm TK công nợ/TK tiền/TK thuế là TK kho, anh/chị có thể kiểm tra trong mục Vào bánh răng Các tiện ích và thiết lập\Kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách theo hướng dẫn Tại đây

Biểu hiện: Chứng từ chuyển kho hạch toán cùng tài khoản Nợ/Có do không làm thay đổi số dư tài khoản nên sẽ không lên sổ cái tài khoản nhưng vẫn lên phát sinh nhập xuất trong kỳ của báo cáo tồn kho

Khi đối chiếu báo cáo tổng hợp tồn kho chọn tất cả các kho với sổ cái tài khoản 15x thì phát sinh trong kỳ lệch nhưng số dư cuối kỳ vẫn khớp, nhưng nếu xem báo cáo tổng hợp tồn kho chọn 1 kho thì sẽ lệch

Giải pháp: Đây là trường hợp bình thường do chứng từ chuyển kho hạch toán cùng tài khoản Nợ/Có nên không lên Sổ cái tài khoản 15x nhưng vẫn lên báo cáo kho. Vì vậy có thể lệch phát sinh trong kỳ khi đối chiếu nhưng số dư cuối kỳ vẫn khớp. Không cần chỉnh sửa dữ liệu.

Biểu hiện: Chứng từ mua hàng nhập kho có ngày hạch toán khác với ngày chứng từ chi phí được chọn để phân bổ nên phát sinh lệch số liệu giữa hàng tồn kho và chi phí phân bổ theo kỳ.

Giải pháp: Mở rộng khoảng thời gian đối chiếu để bao gồm cả chứng từ mua hàng nhập kho và chứng từ chi phí phân bổ. Nếu chênh lệch do khác kỳ hạch toán thì khi xem đủ khoảng thời gian có cả 2 chứng từ sẽ không còn chênh lệch. Không cần chỉnh sửa dữ liệu.