Đánh lại số chứng từ theo loại chứng từ

Bài viết hướng dẫn cách đánh lại số chứng từ theo từng loại chứng từ chi tiết đối với các loại chứng từ Nhập kho hoặc Xuất kho, giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi chứng từ nhập – xuất kho một cách khoa học, chính xác hơn.

Nội dung bài viết bao gồm hướng dẫn truy cập chức năng đánh lại số chứng từ và cách lựa chọn loại chứng từ chi tiết để thực hiện thao tác.

Áp dụng cho các đơn vị sử dụng phần mềm có nhu cầu quản lý, theo dõi số chứng từ nội bộ đối với nghiệp vụ Nhập kho, Xuất kho.

Lưu ý: Trước khi thực hiện Đánh lại số chứng từ, anh/chị vui lòng sao lưu dữ liệu trước để đảm bảo an toàn và thuận tiện tra cứu lại khi cần theo hướng dẫn Tại đây

Để đánh lại số chứng từ theo từng loại chứng từ, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1:Vào Các tiện ích và thiết lập\Đánh lại số chứng từ:

Bước 2: Khi chọn loại chứng từ Nhập kho hoặc Xuất kho, chương trình sẽ hiển thị thêm trường Loại chứng từ chi tiết để lựa chọn các loại chứng từ chi tiết cần đánh lại số chứng từ:

Trường hợp số chứng từ nhảy sai với nguyên tắc trước đó Anh/Chị thực hiện kiểm tra như sau:

Bước 1:Vào Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn

Bước 2: Chọn Quy tắc đánh số chứng từ

Bước 3: Tích vào biểu tượng cây bút, tìm loại chứng từ cần chỉnh sửa\nhập ký hiệu cần theo dõi

Bước 4: Nhấn Cất.

Phần mềm chỉ hỗ trợ đánh lại số chứng từ theo các tiêu chí cố định dưới đây. Các trường hợp ngoài danh sách này không được hỗ trợ tùy chỉnh.

• Theo Loại chứng từ: Khấu hao TSCĐ, Chuyển kho, Phiếu thu, Phiếu chi, Hàng bán trả lại, Hàng mua trả lại, Chứng từ nghiệp vụ khác, Chứng từ bán hàng, Mua dịch vụ, Phân bổ doanh thu nhận trước, Phân bổ chi phí cho chi nhánh, Phân bổ chi phí BH/QLDN/chi phí khác, Lệnh sản xuất, Kiểm kê quỹ, Nghiệm thu công trình/hợp đồng/đơn hàng, Hạch toán chi phí lương, Kết chuyển chi phí, Lệnh lắp ráp/tháo dỡ, Đơn mua hàng, Ghi giảm chi phí trả trước, Hàng mua giảm giá, Phân bổ chi phí trả trước, Ghi giảm TSCĐ, Ghi giảm CCDC, Điều chuyển TSCĐ, Giảm giá hàng bán, Đánh giá lại TSCĐ, Mua hàng, Chuyển tiền nội bộ, Ghi tăng CCDC, Kiểm kê kho, Kiểm kê tài sản, Ghi tăng TSCĐ, Kiểm kê CCDC, Hợp đồng bán, Điều chỉnh CCDC, Đơn đặt hàng, Chứng từ quyết toán tạm ứng, Hợp đồng mua, Chứng từ ghi sổ, Báo giá.
• Theo Loại chứng từ chi tiết (Nhập kho): Mua hàng nhập khẩu nhập kho, Mua hàng trong nước nhập kho, Nhập kho thành phẩm sản xuất, Nhập kho thành phẩm lắp ráp, Nhập kho thành phẩm tháo dỡ, Nhập kho hàng bán trả lại, Nhập kho từ kiểm kê, Nhập kho khác.
• Theo Loại chứng từ chi tiết (Xuất kho): Xuất kho bán hàng, Xuất kho sản xuất, Xuất kho lắp ráp, Xuất kho tháo dỡ, Xuất kho từ kiểm kê, Xuất kho hàng bán trả lại, Xuất kho khác, Xuất hàng cho chi nhánh khác, Trả lại hàng mua.
• Theo Tài khoản ngân hàng: Thu tiền gửi, Ủy nhiệm chi, Séc tiền mặt, Séc chuyển khoản.
• Theo Chi nhánh: Áp dụng cho chứng từ có hoặc không có chi nhánh phụ thuộc (bao gồm cả chứng từ chi nhánh phụ thuộc trong hệ thống).

Lưu ý: Ngoài các tiêu chí trên, phần mềm không hỗ trợ đánh lại số chứng từ theo các thông tin khác, ví dụ như: ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ký hiệu danh mục vật tư/hàng hóa, mã vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, hợp đồng, chi nhánh hoặc các tiêu chí tùy biến khác.