Cách hạch toán tiền thưởng lễ tết và chi phí phúc lợi cho nhân viên

Các khoản tiền thưởng lễ tết Anh chị hạch toán như sau

• Bước 1: Căn cứ vào bảng tính thưởng, quyết định thưởng và các văn bản khác, kế toán hạch toán toán số thưởng phải trả đến người lao động như sau:

+ Hạch toán chi phí tiền thưởng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Nợ TK 642, TK 641, TK 622… (Tài khoản chi phí tương ứng với bộ phận làm việc của nhân viên)

Có TK 334

+ Hạch toán chi phí tiền thưởng theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC

Nợ TK 6421, TK 6422, TK 154… (Tài khoản chi phí tương ứng với bộ phận làm việc của nhân viên)

Có TK 334

• Bước 2: Tính toán thuế thu nhập cá nhân (nếu có)

Các trường hợp phát sinh thuế thu nhập cá nhân từ thưởng Lễ Tết, kế toán cần tính toán và khấu trừ theo đúng quy định của pháp luật thuế, đồng thời hạch toán kế toán như sau:

Nợ TK 334

Có TK 3335 (Thuế thu nhập cá nhân)

• Bước 3: Tại thời điểm chi trả thưởng, kế toán hạch toán như sau:

Nợ TK 334

Có TK 111, TK 112…

Lưu ý: 

• Thời điểm tính thuế TNCN với thưởng Tết: Thưởng Tết, hay bất kỳ khoản thưởng, lương nào của người lao động thì thời điểm doanh nghiệp thực hiện tính thuế TNCN là thời điểm doanh nghiệp thực hiện chi trả tiền đến người lao động

• Khoản thưởng chỉ được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu thực tế đã chi trả và có đầy đủ chứng từ hợp lệ, bao gồm:

  • Phiếu chi có chữ ký nhận của người lao động; hoặc
  • Ủy nhiệm chi/chứng từ chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của nhân viên.
• Thưởng Lễ Tết không được xem là khoản chi phúc lợi

2.2.1. Khái niệm và phạm vi chi phí phúc lợi nhân viên

Chi phí phúc lợi cho người lao động là những khoản chi ngoài tiền lương, tiền thưởng mà doanh nghiệp chi trả nhằm đảm bảo và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của người lao động. Theo quy định tại Thông tư 25/2018/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 78/2014/TT-BTC và 96/2015/TT-BTC), các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động bao gồm:

• Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
• Chi nghỉ mát, du lịch cho người lao động và gia đình họ.
• Chi hỗ trợ điều trị bệnh tật, bệnh hiểm nghèo cho bản thân người lao động và thân nhân.
• Chi hỗ trợ đào tạo, bổ sung kiến thức học tập tại các cơ sở đào tạo phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ.
• Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau.
• Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
• Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động.
• Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm hưu trí tự nguyện vượt mức quy định).
• Các khoản chi có tính chất phúc lợi khác như quà sinh nhật, quà 8/3, 20/10, tổ chức tiệc cuối năm,…

2.2.2. Mức khống chế chi phí phúc lợi được trừ khi tính thuế TNDN

Theo Thông tư 25/2018/TT-BTC, tổng số chi có tính chất phúc lợi không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp

• Đối với doanh nghiệp hoạt động đủ 12 tháng: Mức khống chế = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm ÷ 12 tháng.
• Đối với doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng: Mức khống chế = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm ÷ Số tháng thực tế hoạt động.

Lưu ý: 

• Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán, không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế
• Từ ngày 01/10/2025, phần chi phí phúc lợi vượt quá mức 01 tháng lương bình quân thực tế của doanh nghiệp không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025.

2.2.3. Hướng dẫn hạch toán chi phí phúc lợi nhân viên

Tùy vào chính sách quản lý, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp hạch toán chi phí phúc lợi nhân viên sau đây.

Trường hợp doanh nghiệp CÓ trích lập Quỹ phúc lợi

Quỹ phúc lợi (TK 3532) được trích từ lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp.

• Bước 1: Khi trích lập quỹ từ lợi nhuận sau thuế: 

Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

Có TK 3532 – Quỹ phúc lợi

• Bước 2: Khi chi trả các khoản phúc lợi cho người lao động: 

Nợ TK 3532 – Quỹ phúc lợi

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331,… – Tiền mặt, TGNH, Phải trả người bán…

• Bước 3: Trường hợp chi phúc lợi nhưng chưa trả ngay, còn phải trả cho nhân viên: 

Nợ TK 3532 – Quỹ phúc lợi

Có TK 334 – Phải trả người lao động

Trường hợp doanh nghiệp KHÔNG trích lập Quỹ phúc lợi

Doanh nghiệp sẽ hạch toán thẳng các khoản chi phúc lợi vào chi phí hoạt động trong kỳ.

• Khi phát sinh chi phí phúc lợi trực tiếp: 

Nợ các TK 641, 642 – Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp (TT200, TT99)

Nợ các TK 6421, 6422 – Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp (TT133)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331…

• Trường hợp chi phúc lợi nhưng chưa trả ngay: 

Nợ các TK 641, 642 (TT200, TT99)

Nợ các TK 6421, 6422 (TT133)

Có TK 334 – Phải trả người lao động