Các câu hỏi thường gặp liên quan đến kho và báo cáo kho

Đơn vị có nhu cầu theo dõi doanh thu phát sinh theo từng kho, đối chiếu doanh thu giữa các kho hoặc lọc doanh thu theo kho trên báo cáo bán hàng. Tuy nhiên, trên báo cáo mặc định chưa hiển thị thông tin Mã kho, Tên kho, nên chưa thể xem hoặc lọc doanh thu theo kho mong muốn.

Giải pháp: Để xem báo cáo doanh thu theo kho, Anh/Chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Báo cáo\Bán hàng\Báo cáo bán hàng theo khách hàng, mặt hàng\Sổ chi tiết bán hàng.

Bước 2: Chọn tham số để mở báo cáo theo kỳ cần xem.

Bước 3: Nhấn biểu tượng bánh răng – Tùy chỉnh mẫu báo cáo\Sửa mẫu hiện tại.

Bước 4: Tại bảng Tùy chỉnh giao diện, chọn Hiển thị thêm, tích chọn các cột: TK Có, Mã kho, Tên kho, sau đó nhấn Cất.

Bước 5: Thực hiện lọc tài khoản doanh thu tại cột TK Có và lọc Kho tại cột Mã kho hoặc Tên kho để xem số liệu theo nhu cầu.

Đơn vị muốn xem báo cáo nhập, xuất kho theo khoản mục chi phí, lọc dữ liệu kho theo từng khoản mục hoặc xuất Excel báo cáo kho gắn với khoản mục chi phí để phục vụ công tác quản trị, kiểm soát chi phí. Tuy nhiên, trên báo cáo kho mặc định chưa hiển thị thông tin khoản mục chi phí.

Giải pháp: Để xem và xuất báo cáo nhập, xuất kho theo khoản mục chi phí, Anh/Chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Báo cáo\Kho\Báo cáo chi tiết kho\Sổ chi tiết vật tư hàng hóa.

Bước 2: Chọn tham số để mở báo cáo.

Bước 3: Nhấn biểu tượng bánh răng – Tùy chỉnh mẫu báo cáo\Sửa mẫu hiện tại.

Bước 4: Tại mục Hiển thị cột dữ liệu, chọn Hiển thị thêm, tích chọn Mã khoản mục chi phí, Tên khoản mục chi phí, sau đó nhấn Cất.

Sau khi tùy chỉnh, báo cáo sẽ hiển thị thêm thông tin khoản mục chi phí để Anh/Chị xem, lọc hoặc đối chiếu số liệu.

Bước 5: Nhấn Xuất ra Excel bên phải màn hình để xuất báo cáo theo nhu cầu.

Đơn vị cần theo dõi nhập – xuất – tồn kho theo từng tài khoản, đối chiếu tài khoản kho và tài khoản đối ứng, hoặc xem tồn kho chi tiết theo tài khoản hạch toán. Tuy nhiên, trên báo cáo kho mặc định chưa hiển thị các cột tài khoản liên quan, nên chưa thể lọc và đối chiếu số liệu theo nhu cầu.

Giải pháp: Để xem nhập – xuất – tồn chi tiết theo tài khoản, Anh/Chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Báo cáo\ Kho\Báo cáo chi tiết kho\Sổ chi tiết vật tư hàng hóa.

Bước 2: Chọn tham số để mở báo cáo.

Bước 3: Nhấn biểu tượng bánh răng – Tùy chỉnh mẫu báo cáo\Sửa mẫu hiện tại.

Bước 4: Tại mục Hiển thị cột dữ liệu, chọn Hiển thị thêm, tích chọn TK kho, TK đối ứng, sau đó nhấn Cất.

Sau khi tùy chỉnh, báo cáo sẽ hiển thị đầy đủ thông tin tài khoản để Anh/Chị lọc và đối chiếu số liệu theo nhu cầu.

Đơn vị muốn lọc và tổng hợp các phiếu xuất kho hạch toán vào tài khoản 154, kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ xuất kho liên quan đến chi phí sản xuất, hoặc xuất Excel danh sách xuất kho TK 154 để phục vụ đối chiếu, quyết toán. Tuy nhiên, trên báo cáo kho mặc định chưa hiển thị cột tài khoản đối ứng, nên chưa thể lọc chính xác dữ liệu.

Giải pháp: Để xuất Excel chi tiết các phiếu xuất kho hạch toán vào tài khoản 154, Anh/Chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Báo cáo\Kho\Báo cáo chi tiết kho\Sổ chi tiết vật tư hàng hóa.

Bước 2: Chọn tham số để mở báo cáo theo kỳ cần xem.

Bước 3: Nhấn biểu tượng bánh răng – Tùy chỉnh mẫu báo cáo\Sửa mẫu hiện tại.

Bước 4: Tại mục Hiển thị cột dữ liệu, chọn Hiển thị thêm, tích chọn TK đối ứng, sau đó nhấn Cất.

Bước 5: Trên báo cáo, thực hiện:

• Lọc cột TK đối ứng chứa 154

• Lọc cột Số lượng xuất khác 0

Bước 6: Nhấn Xuất ra Excel để tải báo cáo về máy.

Anh/chị muốn điều chỉnh định mức nguyên vật liệu của cùng một thành phẩm cho từng lệnh sản xuất khác nhau (do thay đổi quy cách, tỷ lệ hao hụt, yêu cầu kỹ thuật…).

Giải pháp: Phần mềm cho phép thay đổi định mức nguyên vật liệu theo từng lệnh sản xuất. Anh/chị có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

– Phương án 1: Thay đổi định mức trên danh mục vật tư hàng hóa(Áp dụng khi muốn dùng định mức mới làm mặc định cho các lần sản xuất sau)

• Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập \ Quản lý danh mục \ Vật tư hàng hóa
• Bước 2: Chọn thành phẩm cần sửa → cột Chức năng nhấn ▼ → chọn Sửa
• Bước 3: Tại mục Định mức nguyên vật liệu, chỉnh sửa thông tin → nhấn Cất

– Phương án 2: Thay đổi định mức trực tiếp trên lệnh sản xuất (Áp dụng khi chỉ thay đổi cho một lệnh sản xuất cụ thể, không ảnh hưởng định mức chung)

• Bước 1: Vào Kho \ Lệnh sản xuất → nhấn Thêm
• Bước 2: Chọn mã thành phẩm tại mục Thành phẩm
• Bước 3: Tại mục Định mức nguyên vật liệu, nhấn Thêm dòng để bổ sung vật tư hoặc nhấn biểu tượng thùng rác để xóa vật tư không sử dụng

Lưu ý:

• Thay đổi trên lệnh sản xuất chỉ áp dụng cho lệnh đó
• Thay đổi trong danh mục vật tư hàng hóa sẽ ảnh hưởng đến các lệnh sản xuất phát sinh sau này

Khi xem hoặc xuất Báo cáo Tổng hợp tồn kho, Anh/chị không thấy các thông tin chi tiết của chứng từ như: số hóa đơn, ngày hóa đơn, ngày hạch toán, đơn giá… nên không theo dõi được nguồn gốc nhập – xuất kho của hàng hóa.

Trả lời: Báo cáo Tổng hợp tồn kho chỉ phản ánh số lượng và giá trị tồn, không hiển thị chi tiết chứng từ. Nếu cần xem hóa đơn, ngày nhập kho, xuất kho…, Anh/chị vui lòng sử dụng Báo cáo Sổ chi tiết vật tư hàng hóa theo các bước sau:

Bước 1: Vào Báo cáo → Kho → Báo cáo chi tiết kho → Sổ chi tiết vật tư hàng hóa

Bước 2: Chọn các tham số báo cáo (kỳ báo cáo, kho, vật tư/hàng hóa…).

Bước 3: Nhấn biểu tượng Bánh răng – Tùy chỉnh mẫu báo cáo → Sửa mẫu hiện tại

• Tại mục Hiển thị cột dữ liệu, chọn Hiển thị thêm
• Tích chọn các cột cần theo dõi như: Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ngày hạch toán, Đơn giá…

Bước 4: Nhấn Cất. Nếu cần xuất ra excel thì Anh chị nhấn biểu tượng Xuất ra excel

Tham khảo hướng dẫn tùy chỉnh mẫu báo cáo tại đây

Người dùng có nhu cầu xem giá nhập trung bình của các sản phẩm/hàng hóa trong một năm, để phục vụ việc phân tích chi phí, so sánh giá nhập hoặc quản trị kho, nhưng chưa biết xem báo cáo nào và cách thiết lập cột giá trung bình trên phần mềm.

Trả lời: Để xem giá nhập trung bình của tất cả sản phẩm trong năm, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Vào Báo cáo \ Kho \ Báo cáo tổng hợp tồn kho \ Tổng hợp tồn kho
• Bước 2: Chọn tham số khoảng thời gian, chọn mã kho cần xem, mở báo cáo
• Bước 3: Tích chọn biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh mẫu báo cáo \ Sửa mẫu hiện tại
• Bước 4: Tại mục Hiển thị cột dữ liệu \ chọn Hiển thị thêm \ Thêm cột
• Bước 5: Đặt tên cột: Giá nhập TB, định dạng theo: Kiểu tiền quy đổi, công thức: [Giá trị nhập kho] / [Số lượng nhập kho]
• Bước 6: Ấn Đồng ý \ Ấn Cất tại bảng Tùy chỉnh giao diện

Khi đó Anh chị có thể tham khảo giá nhập trung bình của các mặt hàng tại cột Giá nhập TB

Giải pháp: Để xem báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn có đơn giá bình quân tồn cuối kỳ, Anh chị có thể tham khảo cách tùy chỉnh báo cáo Tổng hợp tồn kho để hiển thị đơn giá bình quân tồn cuối kỳ như sau:

• Bước 1: Vào Báo cáo > Kho > Báo cáo tổng hợp tồn kho > Tổng hợp tồn kho.
• Bước 2: Chọn tham số khoảng thời gian, chọn mã kho cần xem, mở báo cáo.
• Bước 3: Tích chọn biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh mẫu báo cáo > Sửa mẫu hiện tại.
• Bước 4: Tại mục Hiển thị cột dữ liệu, nhấn Thêm cột.
• Bước 5: Đặt tên cột: Đơn giá bình quân tồn CK, định dạng theo: Kiểu tiền quy đổi, công thức: [Giá trị cuối kỳ] / [Số lượng cuối kỳ]
• Bước 6: Ấn Đồng ý > Cất tại bảng Tùy chỉnh giao diện.

Anh/chị muốn kiểm tra kho bị âm số lượng hoặc giá trị và xem chi tiết theo từng ngày hoặc từng thời điểm

Giải pháp: Để kiểm tra kho bị âm số lượng hoặc giá trị chi tiết theo từng thời điểm hoặc theo từng ngày, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Báo cáo \ Kho \ Báo cáo chi tiết kho \ Sổ chi tiết vật tư hàng hóa.

Bước 2: Chọn Kho, Mã hàng và Khoảng thời gian cần kiểm tra, sau đó nhấn Xem báo cáo.

Bước 3: Trên giao diện báo cáo, tại nhóm cột Tồn (bao gồm Số lượng và Giá trị), nhấn ▼, chọn điều kiện Nhỏ hơn (<) 0, sau đó nhấn Lọc.

Giải pháp: Để kiểm tra xem có hàng hóa nào bị xuất âm, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào Báo cáo \ Kho \ Báo cáo tổng hợp tồn kho \ Tổng hợp tồn kho.

Bước 2: Chọn Kho và Khoảng thời gian cần kiểm tra, sau đó nhấn Xem báo cáo.

Bước 3: Trên giao diện báo cáo, tại các cột Số lượng cuối kỳ và Giá trị cuối kỳ, nhấn Lọc → chọn điều kiện Nhỏ hơn (<) 0 để hiển thị các mặt hàng đang âm tồn (xuất âm).

Lưu ý:

• Để kiểm tra các nguyên nhân dẫn đến tồn kho âm. Xem hướng dẫn Tại đây
• Giá xuất kho không lên đơn giá vốn, giá vốn bị sai. Xem hướng dẫn Tại đây

Để xem báo cáo có số lượng hàng nhập trong tháng, kèm giá nhập, giá bán Anh chị thực hiện như sau:

• Trường hợp 1: Đơn vị có khai báo đơn giá bán ngầm định trong danh mục vật tư hàng hóa

• • Vào Báo cáo \ Kho \ Tổng hợp tồn kho
  • Chọn tham số mở báo cáo
  • Nhấn biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh mẫu báo cáo \ Sửa mẫu hiện tại \ nhấn Hiển thị thêm \ tích hiển thị các cột Đơn giá bán 1, 2, 3 hoặc Đơn giá cố định (tùy theo loại đơn giá khai báo trong danh mục) \ nhấn Cất
• Trường hợp 2: Đơn vị không khai báo đơn giá bán ngầm định trong danh mục VTHH mà tự nhập đơn giá bán trên chứng từ bán hàng
  • Vào Báo cáo \ Kho \ Báo cáo chi tiết kho \ Sổ chi tiết vật tư hàng hóa
  • Chọn tham số mở báo cáo
  • Nhấn biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh mẫu báo cáo \ Sửa mẫu hiện tại \ nhấn Hiển thị thêm \ tích hiển thị cột Đơn giá bán \ nhấn Cất 

Anh/chị có nhu cầu xem báo cáo tồn kho hiển thị đồng thời nhiều đơn vị tính, như hiển thị cột đơn vị chuyển đổi, xem cả đơn vị chính và đơn vị chuyển hoặc theo dõi số lượng theo đơn vị gốc và đơn vị quy đổi trên cùng một báo cáo; tuy nhiên, báo cáo mặc định chỉ hiển thị một đơn vị tính, nên không đáp ứng được nhu cầu theo dõi chi tiết và đối chiếu số liệu theo nhiều đơn vị tính khác nhau.

Giải pháp:

Bước 1: Vào Báo cáo \ Kho \ Nhóm Báo cáo tổng hợp tồn kho, chọn báo cáo Tổng hợp tồn kho.

Bước 2: Thiết lập tham số báo cáo gồm kỳ báo cáo, đơn vị tính và kho cần xem.

Bước 3: Trên giao diện báo cáo, nhấn biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh mẫu báo cáo, chọn Mẫu nhiều đơn vị tính.

Bước 4: Kiểm tra dữ liệu hiển thị:

• Cột ĐVT, Số lượng ghi nhận theo đơn vị tính ngoài tham số đã chọn
• Cột Đơn vị chính (ĐVC), Số lượng theo ĐVC lấy theo khai báo trong danh mục và được quy đổi về ĐVC.

Bước 5: Thực hiện gửi email, in báo cáo hoặc xuất Excel/PDF theo nhu cầu.

Biểu hiện: Trên báo cáo tồn kho hiển thị dòng mặt hàng không có số dư, phát sinh trong kỳ (hiển thị số 0)

Nguyên nhân: Do hàng hóa trước đó có giá trị lẻ, sau đó chỉnh lại định dạng số về làm tròn nên phần mềm vẫn ghi nhận có tồn kho

Ví dụ: mặt hàng trước đó có ghi nhận giá trị tồn 0,15 nhưng sau đó đơn vị chỉnh lại định dạng số tiền về làm tròn => phần mềm làm tròn số về 0 và vẫn hiển thị lên báo cáo là 0

Giải pháp:

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập \ Tùy chọn \ Định dạng số \ Chỉnh số chữ số thập phân của dòng Tiền quy đổi tăng lên 3 hoặc 4 số thập phân \ nhấn Cất

Bước 2: Vào Báo cáo \ Kho \ Tổng hợp tồn kho \ Chọn tham số mở lại báo cáo để xem mặt hàng có giá trị lẻ hay không

=> Anh chị kiểm tra và xóa / sửa lại giá trị tồn của mặt hàng đó nếu bị sai

Bước 3: Sau khi sửa lại giá trị tồn về đúng, Anh chị thực hiện tương tự bước 1 để chỉnh lại định dạng số Tiền quy đổi về 0

Vấn đề: Doanh nghiệp muốn xóa toàn bộ số tồn kho hiện tại (đưa về 0) để cập nhật lại số tồn kho mới theo thực tế. Trường hợp này thường xảy ra khi số liệu tồn kho trên phần mềm bị sai lệch so với thực tế hoặc cần làm lại số dư kho.

Giải pháp: Anh/chị có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

Lưu ý: Trước khi điều chỉnh, nên vào xem Báo cáo tổng hợp tồn kho để kiểm tra các mặt hàng còn tồn.

Cách 1: Kiểm kê kho để điều chỉnh tồn kho

Bước 1: Vào Phân hệ Kho \ tab Quy trình \ chọn Kiểm kê kho (Hoặc vào tab Kiểm kê \ nhấn Thêm bảng kiểm kê)

Bước 2: Chọn Kho và mốc thời gian kiểm kê \ nhấn Đồng ý

Bước 3: Trên bảng kiểm kê, tích chọn Kiểm kê giá trị

• Với các mặt hàng còn tồn trên phần mềm nhưng thực tế đã hết:
  → Nhập Số lượng theo kiểm kê = 0 và Giá trị theo kiểm kê = 0

• Với các mặt hàng có tồn kho mới theo thực tế:
  → Nhập Số lượng theo kiểm kê và Giá trị theo kiểm kê theo số tồn mới

Lưu ý: Nếu cùng một mặt hàng có số tồn cũ sai và cần điều chỉnh sang số tồn mới, chỉ cần nhập 1 dòng mặt hàng với số lượng và giá trị theo kiểm kê đúng theo thực tế.

Bước 4: Nhấn Cất bảng kiểm kê \ sau đó nhấn Lập phiếu nhập và Lập phiếu xuất để sinh chứng từ hạch toán xử lý chênh lệch.

Cách 2: Lập phiếu xuất và nhập kho thủ công

Bước 1: Vào Phân hệ Kho \ Xuất kho \ Thêm \ chọn Loại xuất khác
→ Chọn các mặt hàng còn tồn cũ
→ Số lượng xuất bằng đúng số lượng tồn cũ
→ Nhấn Cất

Bước 2: Thực hiện Tính giá xuất kho để đưa giá trị tồn về 0

Bước 3: Vào Phân hệ Kho \ Nhập kho \ Thêm \ chọn Loại nhập khác
→ Chọn các mặt hàng có số tồn mới
→ Số lượng nhập bằng số tồn mới
→ Nhập giá trị tồn mới
→ Nhấn Cất

Vấn đề: Khi lập lệnh sản xuất thành phẩm, tại trường Đối tượng THCP không hiển thị đối tượng THCP tương ứng với một số mã thành phẩm.

Nguyên nhân: Tình huống này thường xảy ra khi cùng một mã thành phẩm được khai báo và gán vào nhiều mã Đối tượng tập hợp chi phí khác nhau, dẫn đến hệ thống không xác định được đối tượng phù hợp để hiển thị.

Giải pháp: Anh/Chị thực hiện kiểm tra và điều chỉnh lại danh mục Đối tượng THCP như sau:

1. Vào biểu tượng ⚙ Các tiện ích và thiết lập \ Chọn Quản lý danh mục \ Đối tượng tập hợp chi phí

2. Nhấn Sửa hoặc tích đúp chuột vào từng mã Đối tượng THCP đã khai báo

3. Kiểm tra xem có mã thành phẩm nào đang bị chọn trùng trên nhiều Đối tượng THCP khác nhau hay không

4. Điều chỉnh lại để mỗi mã thành phẩm chỉ thuộc đúng một Đối tượng THCP phù hợp

Sau khi cập nhật xong, Anh/Chị thực hiện lập lại lệnh sản xuất để hệ thống hiển thị đúng tên Đối tượng THCP.