Tích hợp AVA Kế toán để tự động hạch toán các giao dịch ngân hàng

Tính năng tự động hạch toán các giao dịch ngân hàng cho phép người dùng sử dụng AVA Kế toán để tự động lập chứng từ hạch toán các giao dịch ngân hàng dựa trên lịch sử các giao dịch tương đồng trước đó.

Tính năng này giúp giảm thao tác thủ công, tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian khi xử lý các giao dịch không khớp với các quy tắc hạch toán tự động đã được thiết lập.

Phạm vi đáp ứng: áp dụng cho người dùng AMIS Kế toán có sử dụng kết nối Ngân hàng điện tử, phù hợp với các đơn vị phát sinh nhiều giao dịch ngân hàng.

Anh chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Thực hiện kết nối thành công với Ngân hàng điện tử mà đơn vị mình sử dụng.

Bước 2: Trên phân hệ Tiền gửi\tab Ngân hàng điện tử, tab Quy tắc hạch toán tự động.

Bước 3: Thiết lập tiêu chí lấy theo lịch sử hạch toán

• Nhấn nút Thiết lập trên câu thông báo AVA Kế toán tự động hạch toán giao dịch ngân hàng

• Tích chọn các tiêu chí muốn lấy thông tin theo lịch sử hạch toán. AVA Kế toán sẽ tự động lấy thông tin đã được hạch toán trước đó của giao dịch theo các tiêu chí được chọn, bao gồm: Khoản mục chi phí, Công trình, Mã thống kê, Mục thu chi

• Lưu ý: Nếu không thiết lập các tiêu chí lấy theo lịch sử hạch toán, hệ thống chỉ tự động hạch toán theo quy tắc hạch toán mà đơn vị đã thiết lập.

Bước 4: Thiết lập quy tắc hạch toán tự động

Tạo quy tắc để phần mềm tự động lập chứng từ hạch toán khi giao dịch ngân hàng thỏa mãn các điều kiện đặc thù của đơn vị.

• Tại tab Quy tắc hạch toán tự động, hệ thống hiển thị danh sách các quy tắc đã được thiết lập.
• Nhấn Thêm để tạo mới quy tắc hạch toán.

• Thiết lập nội dung quy tắc: Tên quy tắc, thiết lập điều kiện cho giao dịch, nội dung chứng từ sinh từ quy tắc tự động hạch toán, thông tin ngầm định trên chứng từ

Bước 5: Tra cứu giao dịch và duyệt chứng từ với AVA tự động hạch toán

• Vào phân hệ Tiền gửi, tab Ngân hàng điện tử, chọn tab Lịch sử giao dịch
• Thiết lập các tham số cần thiết để tra cứu lịch sử giao dịch, nhấn Tra cứu

• Sau khi tra cứu, AVA Kế toán sẽ dựa trên lịch sử hạch toán và quy tắc hạch toán tự động đã thiết lập để tự động lập chứng từ hạch toán cho các giao dịch phù hợp.
• Tại nút Duyệt AVA tự động hạch toán, nhấn biểu tượng mũi tên để hiển thị các lựa chọn: Duyệt chứng từ thu tiền gửi hoặc Duyệt chứng từ chi tiền gửi

• Chọn Duyệt chứng từ thu tiền gửi hoặc Duyệt chứng từ chi tiền gửi. Hệ thống hiển thị chi tiết các chứng từ được AVA tự động lập.

• Kiểm tra lại chứng từ và xem lý do AVA Kế toán tự động hạch toán giao dịch, cùng mức độ tin cậy tương ứng.

Lưu ý: Anh/chị có thể duyệt riêng chứng từ đang mở hoặc duyệt hàng loạt tất cả các chứng từ đã được tự động hạch toán:

– Cho phép thiết lập điều kiện áp dụng và nội dung hạch toán để phần mềm tự động lập hoặc gợi ý lập chứng từ đối với các giao dịch ngân hàng phù hợp

– Trên phân hệ Tiền gửi\tab Ngân hàng điện tử, tab Quy tắc hạch toán tự động.Nhấn Thêm để tạo mới quy tắc hạch toán

– Quy tắc gồm các nội dung chính:

• Tên quy tắc: Đặt tên để nhận biết, phân biệt và quản lý các quy tắc đã thiết lập.
• Phương thức xử lý khi giao dịch thỏa mãn quy tắc: Xác định cách phần mềm xử lý khi phát hiện giao dịch phù hợp với quy tắc:
  • Nếu tích chọn Phần mềm tự động lập chứng từ hạch toán: Phần mềm sẽ tự động lập chứng từ hạch toán ngay khi giao dịch ngân hàng được lấy về danh sách Lịch sử giao dịch.
  • Nếu tích chọn Người dùng tự lập chứng từ theo quy tắc được phần mềm gợi ý: Phần mềm sẽ gợi ý quy tắc hạch toán phù hợp với giao dịch ngân hàng được lấy về danh sách Lịch sử giao dịch.
• Mục Áp dụng với các giao dịch thỏa mãn điều kiện : Xác định phạm vi giao dịch được áp dụng quy tắc, giúp phần mềm nhận diện đúng các giao dịch cần tự động hạch toán. Có thể căn cứ vào: Loại giao dịch, Tài khoản giao dịch, Ngày giao dịch,Tên chủ tài khoản (đơn vị trả tiền), Số tài khoản (đơn vị trả tiền), Số tiền, Nội dung
• Nội dung chứng từ sinh từ quy tắc tự động hạch toán: Xác định các thông tin hạch toán được phần mềm sử dụng khi lập chứng từ từ giao dịch ngân hàng, gồm: Loại chứng từ, Lý do thu/chi, Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, Mã đối tượng,Tên đối tượng.
• Thông tin ngầm định trên chứng từ: Thiết lập sẵn các thông tin thống kê và giá trị tương ứng để phần mềm tự động điền vào chứng từ khi áp dụng quy tắc, giúp giảm thao tác nhập liệu và đảm bảo chứng từ được ghi nhận đầy đủ. Có thể thiết lập: Khế ước đi vay, Mã thống kê, Khoản mục chi phí, Đối tượng THCP, Đơn vị, Mục thu/chi, Khế ước cho vay, Công trình, Hợp đồng mua, Hợp đồng bán, Đơn mua hàng, Đơn đặt hàng, Trường mở rộng 1- 10

– Trên danh sách Quy tắc hạch toán tự động, Anh/Chị có thể Thay đổi thứ tự ưu tiên các quy tắc theo nhu cầu. Khi đó, một giao dịch nếu thỏa mãn đồng thời nhiều quy tắc thì sẽ áp dụng theo quy tắc có độ ưu tiên cao hơn.

• Trên giao diện thay đổi thứ tự ưu tiên, Anh/Chị chỉ cần nhấp chuột di chuyển và sắp xếp các quy tắc theo thứ tự mong muốn.

• Sau khi sắp xếp xong thứ tự các quy tắc, nhấn Đồng ý.