Phát hành hóa đơn điện tử với đơn vị tính trên hóa đơn là đơn vị tính chính của VTHH

Tính năng phát hành hóa đơn điện tử với đơn vị tính chính cho phép anh/chị chủ động lựa chọn lấy đơn vị tính chính (ĐVT chính) và số lượng đã quy đổi về ĐVT chính của vật tư hàng hóa (VTHH) lên hóa đơn điện tử khi phát hành. Điều này giúp đảm bảo hóa đơn hiển thị đúng ĐVT mà doanh nghiệp và khách hàng đã thỏa thuận, hạn chế phải sửa sau khi phát hành.

Nội dung hướng dẫn này áp dụng cho:

• Kế toán bán hàng và các vai trò phát hành hóa đơn
• Phân hệ Bán hàng và Kho
• Cả trường hợp phát hành hóa đơn đơn lẻ hoặc hàng loạt

Trường hợp 1: Phát hành 1 hóa đơn điện tử

Anh chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở hóa đơn điện tử cần phát hành, chọn chức năng Phát hành hóa đơn

Bước 2: Trên giao diện phát hành hóa đơn điện tử, tích chọn Đơn vị tính trên hóa đơn là đơn vị tính chính của VTHH nếu muốn hóa đơn phát hành lấy lên ĐVT chính và số lượng quy đổi.

Bước 3: Kiểm tra lại thông tin, sau đó nhấn Phát hành để hoàn tất.

Bước 4: Trên giao diện chứng từ/hóa đơn, nhấn Xem hóa đơn để xem file PDF/HTML. Hóa đơn sẽ hiển thị ĐVT và số lượng tương ứng theo tùy chọn đã chọn lúc phát hành.

Trường hợp 2: Phát hành hàng loạt nhiều hóa đơn điện tử

Bước 1: Trên danh sách chứng từ hoặc hóa đơn, chọn các dòng cần phát hành và nhấn Phát hành hàng loạt.

Bước 2: Trên giao diện phát hành hóa đơn điện tử, tích chọn Đơn vị tính trên hóa đơn là đơn vị tính chính của VTHH nếu muốn hóa đơn phát hành lấy lên ĐVT chính và số lượng quy đổi.

Bước 3: Kiểm tra lại thông tin, sau đó nhấn Phát hành để hoàn tất.

Bước 4: Trên giao diện chứng từ/hóa đơn, nhấn Xem hóa đơn để xem file PDF/HTML. Hóa đơn sẽ hiển thị ĐVT và số lượng tương ứng theo tùy chọn đã chọn lúc phát hành.

• Hệ thống sẽ lưu trạng thái tick/bỏ tick tùy chọn này theo từng mẫu số hóa đơn (với phát hành từng chứng từ) hoặc từng loại chứng từ/hóa đơn (với phát hành hàng loạt) cho từng người dùng.
• Nếu trên chứng từ không sử dụng đơn vị chuyển đổi, hóa đơn vẫn sẽ lấy ĐVT chính như bình thường, không ảnh hưởng bởi tùy chọn này.
• Đối với các dòng là dịch vụ hoặc combo, hệ thống sẽ lấy thông tin tuân theo quy tắc ĐVT chính của mặt hàng hoặc từng dòng chi tiết.
• Nên kiểm tra kỹ số lượng, đơn vị tính trên hóa đơn trước khi xác nhận phát hành để đảm bảo đúng thỏa thuận với khách hàng.
• Nhật ký truy cập sẽ ghi nhận rõ trạng thái chọn tùy chọn này sau mỗi lần phát hành.