Chi phí lãi vay là gì? Cách hạch toán chi phí lãi vay

Bài viết hướng dẫn các nội dung về chi phí lãi vay và cách hạch toán chi phí lãi vay theo quy định

Chi phí lãi vay (Interest Expense) là khoản chi phí mà doanh nghiệp hoặc cá nhân phải trả khi vay vốn từ ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc các cá nhân khác nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay mục đích tài chính riêng. Đây là phần tiền lãi phát sinh do việc sử dụng vốn vay và được ghi nhận là một khoản chi phí tài chính hợp lý trong kỳ kế toán, phản ánh nghĩa vụ trả lãi của bên đi vay đối với nguồn vốn đã sử dụng.

Cách tính chi phí lãi vay ngân hàng:

Tại Việt Nam, chi phí lãi vay ngân hàng thường được tính theo phương pháp dư nợ giảm dần, tức là tiền lãi sẽ giảm dần theo số dư gốc còn lại sau mỗi kỳ thanh toán.

Công thức: Lãi phải trả (tháng) = (Dư nợ còn lại × Lãi suất năm × Số ngày duy trì nợ thực tế) / 365

Trong đó:

• Dư nợ còn lại: Số tiền gốc chưa thanh toán tại thời điểm tính lãi
• Lãi suất năm: Mức lãi suất ghi trong hợp đồng vay
• Số ngày duy trì nợ: Số ngày thực tế phát sinh khoản vay trong kỳ

Cách tính chi phí lãi vay từ cá nhân, tổ chức khác

Đối với khoản vay từ cá nhân hoặc tổ chức ngoài ngân hàng, chi phí lãi vay được xác định dựa trên dư nợ thực tế, lãi suất thỏa thuận và thời gian vay, bao gồm cả phần tháng tròn và ngày lẻ.

Công thức: Lãi phải trả = Lãi theo tháng + Lãi tính theo ngày lẻ

Trong đó:

• Lãi theo tháng: Tính theo số tháng vay thực tế
• Lãi ngày lẻ: Áp dụng cho số ngày phát sinh ngoài tháng tròn

Nội dung hướng dẫn dưới đây được tổng hợp căn cứ theo các thông tư hướng dẫn hạch toán hiện hành, đơn vị tham khảo và áp dụng phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị.

• Ghi nhận định kỳ phần lãi phát sinh từ hoạt động vay vốn

Trong quá trình trả lãi định kỳ, doanh nghiệp thực hiện hạch toán trả lãi vay ngân hàng bằng cách:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 111 – Tiền mặt, TK 112 – Tài khoản ngân hàng

• Ghi nhận khoản lãi trả trước cho nhiều kỳ kế toán

Khi doanh nghiệp thanh toán trước tiền lãi cho nhiều kỳ, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có TK 111, 112

Khi phân bổ lãi vay vào chi phí dần dần, hạch toán lãi vay ghi

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có  TK 242 – Chi phí trả trước

• Hạch toán chi phí lãi vay sau khi hợp đồng kết thúc:

Định kỳ trích trước lãi vay vào chi phí, ghi

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 335 – Chi phí phải trả

Hạch toán lãi vay khi trả lãi kết thúc hợp đồng vay, ghi

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

• Thuê tài sản tài chính:

Khi nhận hóa đơn thanh toán tiền thuê tài sản tài chính,

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 111 – Tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

• Trả lãi trả chậm của tài sản mua trả góp, trả chậm:

Khi trả lãi phải trả cho bên bán khi mua tài sản và ghi

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Khi định kỳ phân bổ lãi trả chậm vào chi phí, ghi

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 242 – Chi phí trả trước

• Hạch toán vốn hóa chi phí lãi vay

Chi phí vốn vay là những khoản chi liên quan đến việc đi vay, phát sinh trong quá trình đầu tư xây dựng hoặc sản xuất các tài sản chưa hoàn thành và được tính vào giá trị của tài sản đó.

Việc vốn hóa chi phí lãi vay được thực hiện và ghi nhận kế toán như sau:

• • Khi phát sinh chi phí lãi vay hạch toán

Nợ TK 241 (đối với vốn hóa cho hoạt động đầu tư xây dựng);

Nợ TK 627 (đối với vốn hóa cho hoạt động sản xuất tài sản dở dang);

Có TK 111, 112 (trả lãi vay định kỳ);

Có TK 242 (trường hợp lãi vay trả trước cho nhiều kỳ);

Có TK 335 (trích trước chi phí lãi vay trong kỳ – nếu chi phí cho vay trả sau).

• • Các khoản thu nhập phát sinh từ đầu tư tạm thời từ khoản vốn vay

Nợ TK 111, 112: Số tiền nhận được;

Có TK 241 (đối với vốn hóa cho hoạt động đầu tư xây dựng);

Có TK 627 (đối với vốn hóa cho hoạt động sản xuất tài sản dở dang).

• Hạch toán lãi phạt quá hạn ngân hàng

Khoản lãi phạt do trả chậm hoặc quá hạn thường được coi là chi phí khác:

Nợ TK 811 – Chi phí khác

Có TK 112/111 – Tiền gửi/Tiền mặt

Tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn đưa vào 635 nếu bản chất là chi phí tài chính – cần căn cứ theo chính sách kế toán nội bộ và quy định của cơ quan thuế.

• Hạch toán thuế TNCN từ lãi cho vay

Trường hợp 1: Doanh nghiệp nhận trách nhiệm đóng thuế TNCN thay cho người cho vay

Trường hợp hợp đồng vay vốn thể hiện rõ nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thuộc về phía doanh nghiệp, khi đó các bút toán kế toán sẽ được ghi nhận như sau:

Ghi nhận khi chi trả tiền lãi vay:

Nợ TK 635: Tổng số tiền lãi phải thanh toán

Có TK 111 hoặc 112: Số tiền tương ứng đã chi

Ghi nhận khoản thuế TNCN 5% mà doanh nghiệp gánh thay:

Nợ TK 811: Phần thuế thu nhập cá nhân doanh nghiệp trả thay (5% x tiền lãi)

Có TK 3335: Thuế TNCN phải nộp

Khi thực hiện nộp thuế vào ngân sách nhà nước:

Nợ TK 3335

Có TK 111 hoặc 112

Ghi nhớ: Cuối kỳ tính thuế, khoản thuế TNCN do doanh nghiệp nộp thay phải được loại khỏi chi phí được trừ và phản ánh vào chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán thuế TNDN.

Trường hợp 2: Cá nhân chịu trách nhiệm về khoản thuế TNCN, doanh nghiệp chỉ nộp thay

Nếu hợp đồng quy định người cho vay (cá nhân) sẽ tự chịu thuế TNCN phát sinh từ khoản lãi, doanh nghiệp chỉ thay mặt nộp, kế toán sẽ phản ánh như sau:

Hạch toán lãi vay khi thanh toán:

Nợ TK 635: Toàn bộ số tiền lãi phải trả

Có TK 111 hoặc 112: Khoản tiền đã chuyển cho cá nhân

Khi xác định số thuế TNCN phải nộp thay cá nhân:

Nợ TK 138: Khoản phải thu lại từ cá nhân (bằng 5% lãi vay)

Có TK 3335: Thuế TNCN phát sinh

Khi nộp thuế vào cơ quan thuế:

Nợ TK 3335

Có TK 111 hoặc 112

Khi thu hồi lại số tiền thuế đã nộp thay cá nhân:

Nợ TK 111 hoặc 112

Có TK 138