Làm thế nào khi chi phí trên kỳ tính giá thành khác số phát sinh Nợ TK 621, 622, 627 ?

Khi hạch toán TK 621/622/627 nhưng chưa khai báo Đối tượng tập hợp chi phí (THCP)/Công trình/Đơn hàng/Hợp đồng, phần mềm sẽ tập hợp khoản chi phí này vào Chi phí chung để phân bổ khi tính giá thành, thay vì hiển thị tại Chi phí trực tiếp.

Giải pháp: Kiểm tra chứng từ chưa chọn Đối tượng tập hợp chi phí (THCP)/Công trình/Đơn hàng/Hợp đồng

• Vào Báo cáo \ Tổng hợp \ Sổ chi tiết tài khoản.
• Chọn TK 621/622/627 và khoảng thời gian tương ứng với kỳ tính giá thành.
• Bỏ tích Cộng gộp các bút toán giống nhau rồi nhấn Xem báo cáo.
• Chọn biểu tượng bánh răng Tùy chỉnh mẫu báo cáo → Sửa mẫu hiện tại.
• Tích hiển thị các cột Đối tượng THCP/Công trình/Đơn hàng/Hợp đồng và nhấn Cất.
• Lọc các cột này theo điều kiện Trống để xác định các chứng từ chưa khai báo đối tượng.
• Bổ sung đúng đối tượng THCP/Công trình/Đơn hàng/Hợp đồng trên chứng từ nếu là chi phí trực tiếp, sau đó thực hiện tính giá thành lại. Nếu đây là chi phí chung thì khi tính giá thành, chi phí sẽ hiển thị ở bước Phân bổ chi phí chung là ĐÚNG và đơn vị không cần sửa chứng từ.

Nếu chứng từ hạch toán TK 621/622/627 được khai báo vào đối tượng không thuộc kỳ tính giá thành đang kiểm tra thì khoản chi phí này sẽ không được tập hợp lên kỳ tính giá thành tương ứng.

Giải pháp: Kiểm tra đối tượng tập hợp chi phí/Công trình/Đơn hàng/Hợp đồng đã chọn

• Kiểm tra thông tin Đối tượng THCP/Công trình/Đơn hàng/Hợp đồng trên các chứng từ hạch toán TK 621/622/627.
• Đối chiếu với các đối tượng đang có trên kỳ tính giá thành.
• Nếu chứng từ khai báo sai đối tượng, sửa lại thông tin đúng.
• Nếu chứng từ đã đúng nhưng đối tượng chưa có trên kỳ tính giá thành (do chứng từ phát sinh sau khi tạo kỳ tính giá thành), xóa kỳ tính giá thành và tạo lại để phần mềm cập nhật đầy đủ dữ liệu.

Trong kỳ nếu phát sinh các bút toán giảm chi phí (hạch toán: Nợ tài khoản khác 154/Có TK 621,622,627), phần mềm sẽ tự động giảm chi phí khi tính giá thành:

• Nếu chứng từ giảm chi phí có chọn đối tượng THCP/Công trình/Đơn hàng/Hợp đồng thì sẽ giảm vào Chi phí trực tiếp.
• Nếu không chọn đối tượng thì sẽ giảm vào Chi phí chung.

Giải pháp: Kiểm tra các nghiệp vụ giảm chi phí

• Vào Báo cáo \ Tổng hợp \ Sổ chi tiết tài khoản.
• Kiểm tra trong kỳ có phát sinh các bút toán Nợ tài khoản khác 154/Có TK 621, 622, 627 hay không.
• Nếu có phát sinh, đây là cơ chế hoạt động đúng của phần mềm và chi phí TK 621, 622, 627 trên kỳ tính giá thành sẽ được giảm tương ứng.