3.5. Chứng từ hạch toán vào TK kho nhưng trên các loại chứng từ khác nhập, xuất kho dẫn đến chênh lệch giữa sổ cái và sổ kho

Bài viết giúp kế toán phát hiện và xử lý các chứng từ hạch toán vào tài khoản kho nhưng không phải chứng từ nhập/xuất kho, đảm bảo số liệu kho và sổ kế toán khớp đúng thực tế.

Nội dung bài viết gồm: Bài viết hướng dẫn kiểm tra đối chiếu chứng từ, phát hiện các chứng từ hạch toán tài khoản kho sai loại chứng từ, cách mở chứng từ chi tiết, chỉnh sửa lại tài khoản hoặc loại chứng từ cho đúng, đảm bảo số liệu kho chính xác.

Phạm vi áp dụng: Kế toán sử dụng phần mềm kiểm tra, đối chiếu số liệu kho, mua hàng

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách.

Bước 2: Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.

Bước 3: Tích chọn mục 3. Kho, mua hàng, nhấn Kiểm tra, đối chiếu chứng từ.

Bước 4: Trường hợp trong kỳ có chứng từ hạch toán vào tài khoản kho nhưng lại hạch toán trên các chứng từ khác chứng từ nhập/xuất kho, dẫn đến chênh lệch giữa Sổ kế toán tài khoản Kho và Sổ kho. Khi đó, chương trình sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Chứng từ và tài khoản hạch toán có sai sót.

Lưu ý:

• Kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách.
• Tài khoản kho là các TK 152,153,155,156,157 (trừ TK 154).
• Chứng từ khác chứng từ nhập/xuất kho: Là các chứng từ không hạch toán được chi tiết từng vật tư hàng hóa như chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi; chứng từ nghiệp vụ khác; chứng từ mua dịch vụ (trừ trường hợp mua dịch vụ là chi phí mua hàng)
  

Trường hợp này Anh/Chị cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho chính xác bằng cách:

1. Nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ chi tiết lên kiểm tra.

2. Chỉnh sửa lại chứng từ cho đúng thực tế:

• • • Nếu hạch toán sai tài khoản thì chọn lại tài khoản hạch toán đúng.
    • Nếu hạch toán đúng tài khoản nhưng sai loại chứng từ (khác nhập/xuất kho) thì xóa chứng từ đi, sau đó hạch toán lại vào loại chứng từ nhập/xuất kho tương ứng.
      

3. Đối với một số bút toán đặc thù có hạch toán vào tài khoản kho nhưng sẽ không lên tồn kho như : bút toán kết chuyển chi phí mua hàng (Nợ TK 15x/Có TK 1562), điều chỉnh sổ cái liên quan TK 15x…thì Anh chị bỏ qua cảnh báo đối với những nghiệp vụ này