Báo cáo Tình hình thực hiện đơn mua hàng

Bài viết hướng dẫn cách xem và theo dõi Báo cáo Tình hình thực hiện đơn mua hàng, giúp Anh/Chị kiểm tra tình trạng thực hiện các đơn mua hàng theo số lượng, giá trị đã đặt hàng, đã thực hiện và chưa thực hiện.

Biểu hiện thường gặp:

• Muốn xem tình hình thực hiện các đơn mua hàng theo thời gian, nhà cung cấp, hàng hóa hoặc nhân viên mua hàng.
• Muốn theo dõi số lượng, giá trị hàng hóa đã nhận và còn phải nhận theo từng đơn mua hàng.
• Muốn tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị hoặc xuất báo cáo để theo dõi, đối chiếu.

Để xem các báo cáo Tình hình thực hiện đơn mua hàng, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào mục Báo cáo \ Mua hàng, nhóm Báo cáo đơn mua hàng. Chọn Tình hình thực hiện đơn mua hàng

Bước 2: Thiết lập tham số báo cáo:

• Chọn Kỳ báo cáo, từ ngày, đến ngày
• Chọn Chi nhánh, Loại tiền, Nhóm VTHH, Nhóm NCC, Nhân viên, Hàng hóa, Nhà cung cấp

Bước 3: Nhấn Xem báo cáo.
Có thể nhấn biểu tượng bánh răng () ở góc phải phía trên, chọn Sửa mẫu hiện tại để tùy chỉnh giao diện và chọn các cột hiển thị trên báo cáo.

Bước 4: Gửi email cho nhà cung cấp, in hoặc xuất báo cáo ra Excel/PDF (nếu cần).

Tùy chọn các cột hiển thị trên báo cáo – Nhấn biểu tượng bánh răng () ở góc phải phía trên, chọn Sửa mẫu hiện tại để tùy chỉnh giao diện và chọn các cột hiển thị trên báo cáo.

Danh sách các cột có thể lựa chọn hiển thị trên báo cáo hiện bao gồm: Ngày đơn hàng; Số đơn hàng; Diễn giải/Lý do; Ngày giao hàng; Mã nhà cung cấp; Tên nhà cung cấp; ĐT cố định; ĐT di động; Mã hàng; Tên hàng; ĐVT; Số lượng đặt hàng; Số lượng đã nhận; Số lượng còn lại; Giá trị đặt hàng; Giá trị đã thực hiện; Giá trị chưa thực hiện; Tình trạng; Mã nhóm VTHH; Tên nhóm VTHH; Nhân viên mua hàng; Tên đơn vị; Công trình; Mã đối tượng THCP; Tên đối tượng THCP; Đơn đặt hàng; Hợp đồng bán; Hợp đồng mua; Trường mở rộng 1–5 (VTHH); Trường mở rộng 1–10 (Thông tin chung trên chứng từ); Trường mở rộng chi tiết 1- 10 (Thông tin chi tiết từng dòng hàng)

Lưu ý: Nếu cột thông tin cần theo dõi không có trong danh sách dưới đây thì hiện tại phần mềm chưa hỗ trợ hiển thị cột đó trên báo cáo

– Loại tiền: Lọc báo cáo theo từng loại tiền tệ hạch toán (ví dụ: USD…).

– Nhóm VTHH: Lọc theo nhóm vật tư, hàng hóa trong danh mục.

– Nhóm NCC: Lọc theo nhóm nhà cung cấp.

– Nhân viên: Chỉ hiển thị các chứng từ liên quan đến nhân viên đã chọn

– Để chứng từ được tổng hợp và hiển thị trên báo cáo, cần đảm bảo chứng từ hạch toán có đầy đủ các thông tin sau:

• Mã hàng: Có khai báo mã hàng trên chứng từ.
• Nhà cung cấp: Có chọn Nhà cung cấp tương ứng.
• Đơn mua hàng: Có gắn Đơn mua hàng liên quan trên chứng từ.

• Tìm kiếm: Cho phép tìm nhanh dữ liệu trên báo cáo theo từ khóa (số hóa đơn, tên đối tượng, diễn giải…).
• Làm mới dữ liệu (⟳): Cập nhật lại dữ liệu báo cáo theo thời gian thực.
• Gửi email (): Gửi báo cáo cho người dùng khác qua email.
• In báo cáo (): In trực tiếp dữ liệu báo cáo đang hiển thị.
• Xuất Excel (biểu tượng nằm bên trái bánh răng dưới Chọn tham số): Xuất dữ liệu báo cáo ra file Excel để lưu trữ
• Tùy chỉnh mẫu báo cáo(): Tùy chỉnh báo cáo như ẩn/hiện cột, thay đổi mẫu hiển thị.
• Nhóm dữ liệu theo cột: Cho phép nhóm dữ liệu theo một hoặc nhiều tiêu chí tùy chọn (ví dụ: nhóm theo hóa đơn, nhóm theo nhóm hàng hóa…).
  • Trên giao diện báo cáo, nhấn vào biểu tượng Nhóm cột trên báo cáo (biểu tượng dấu “+”), thường nằm ở góc trái màn hình, gần phễu Lọc
  • Tại giao diện Nhóm dữ liệu theo cột, phần mềm hiển thị các mức nhóm gồm Mức 1, Mức 2, Mức 3;
  • Người dùng thực hiện lựa chọn tiêu chí cần nhóm và thiết lập vào từng mức tương ứng, sau đó hệ thống sẽ tự động sắp xếp và gom các dòng dữ liệu theo từng nhóm đã thiết lập.
• Phân trang: Cho phép chọn số bản ghi hiển thị trên một trang gồm 10, 20, 50, 100 bản ghi/trang; đồng thời cho phép tích chọn số trang mong muốn để chuyển nhanh giữa các trang khi xem báo cáo
• Lưu báo cáo / Danh sách báo cáo đã lưu: Lưu lại báo cáo để sử dụng lại hoặc truy cập nhanh ở lần sau.
• Chọn tham số: Thiết lập các điều kiện và tùy chọn hiển thị dữ liệu trên báo cáo.

Hiện tại, Báo cáo tình hình thực hiện đơn mua hàng chưa hỗ trợ hiển thị số lượng quy đổi theo đơn vị tính chính, đơn giá chưa thuế của hàng hóa, Giá trị đặt hàng trước thuế và Tiền thuế GTGT. Báo cáo chỉ hiển thị số lượng theo đơn vị tính được khai báo trên chứng từ/Đơn mua hàng.

Trường hợp đơn vị muốn hiển thị Đơn giá của hàng hóa lấy từ Đơn mua hàng, có thể thêm cột và thiết lập công thức như sau:

Bước 1: Tại giao diện báo cáo, nhấn biểu tượng bánh răng – Tùy chỉnh mẫu báo cáo phía dưới mục Chọn tham số.

Bước 2: Chọn Sửa mẫu hiện tại.

Bước 3: Nhấn Thêm cột, sau đó thiết lập:

• Tên cột: Đơn giá
• Định dạng theo: Kiểu đơn giá
• Công thức: [Giá trị đặt hàng] / [Số lượng đặt hàng]

Bước 4: Nhấn Đồng ý cất và kiểm tra lại báo cáo.