Cách hạch toán Tiền lương và Bảo hiểm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư số 133/2016/TT-BTC

Bài viết hướng dẫn hạch toán kinh phí công đoàn, tạm ứng lương, thuế TNCN của nhân viên, và các khoản liên quan đến tiền lương theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC mới nhất.

Nội dung bài viết bao gồm: các tài khoản sử dụng khi hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, hướng dẫn hạch toán chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương, thuế TNCN, tạm ứng lương, thanh toán tiền lương và các lưu ý quan trọng.

Phạm vi đáp ứng: Áp dụng cho doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Các tài khoản sẽ sử dụng khi hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

• Tài khoản kế toán 334 – Phải trả người lao động: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
• Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn ở đơn vị.
• Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội ở đơn vị.
• Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế ở đơn vị.
• Tài khoản 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp (DN áp dụng Thông tư 133 sử dụng TK 3385): Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm thất nghiệp ở đơn vị.

Chi phí tiền lương phải trả cho người lao động thuộc bộ phận nào thì hạch toán vào tài khoản chi phí của bộ phận đó. Khi hạch toán chi phí tiền lương sẽ sử dụng đến các tài khoản chi phí sau:

• Bộ phận Bán hàng: TK 641 (Thông tư 133 sử dụng TK 6421)
• Bộ phận Quản lý doanh nghiệp: TK 642 (Thông tư 133 sử dụng TK 6422)
• Bộ phận sản xuất:
  • TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp (hạch toán tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho nhân công trực tiếp sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ)
  • TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công (hạch toán chi phí tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân điều khiển xe, máy, phục vụ xe, máy)
  • TK 627: Chi phí sản xuất chung (hạch toán chi phí lương, bảo hiểm nhân viên quản lý phân xưởng, bộ phận, đội)

Căn cứ vào bảng tính lương, phiếu tính lương để hạch toán chi phí tiền lương cho từng bộ phận mà người lao động đang làm việc:

Các khoản trích theo lương gồm có:

• Bảo hiểm bắt buộc
• Kinh phí công đoàn: Ngoài khoản tiền bảo hiểm bắt buộc, doanh nghiệp còn phải đóng kinh phí công đoàn = 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động về liên đoàn lao động quận/huyện.
  (Người lao động không phải đóng kinh phí công đoàn. Nếu người lao động tham gia vào tổ chức công đoàn cơ sở thì phải đóng đoàn phí công đoàn.)

• Khi trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của nhân viên

Nợ TK 334: Tổng số thuế TNCN khấu trừ

Có TK 3335: Thuế TNCN

• Khi nộp tiền thuế TNCN vào ngân sách

Nợ TK 3335: Số thuế TNCN phải nộp

Có TK 111, 112

Khi có người lao động ứng trước tiền lương:

Nợ TK 334

Có các TK 111, 112: Số tiền cho nhân viên ứng

Lưu ý: Tài khoản 141 – Tạm ứng là khoản tiền tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt của doanh nghiệp.

Còn tạm ứng tiền lương là người lao động nhận trước tiền lương tháng của mình → hạch toán vào TK 334.

• Thời hạn trả lương: Theo quy định của doanh nghiệp
• Hình thức trả lương: Tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của người lao động

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền lương cho người lao động của doanh nghiệp tư nhân từ 05 triệu đồng trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thì không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

• Hạch toán chi trả lương

Nợ TK 334: Số tiền lương đã trả

Có các TK 111, 112: Số tiền thực tế chi trả tiền lương

• Trường hợp trả lương bằng sản phẩm, hàng hóa

Nợ TK 334: Phải trả người lao động

Có TK 5111/5112: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

• Ghi tăng chi phí giá vốn hàng bán

Nợ TK 632

Có TK 156/155/154

Lưu ý: Doanh nghiệp không được ép buộc người lao động chi tiêu lương vào việc mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ của người sử dụng lao động hoặc của đơn vị khác mà người sử dụng lao động chỉ định.

8.1 Mức đóng đoàn phí công đoàn theo quy định

Từ ngày 01/07/2025, theo Quyết định 61/QĐ-TLĐ năm 2025 mức đóng đoàn phí công đoàn được quy định như sau:

1. Đoàn viên ở các công đoàn cơ sở đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ NSNN: mức đóng đoàn phí hàng tháng bằng 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của pháp luật về Bảo hiểm xã hội.

2. Đoàn viên ở các công đoàn cơ sở doanh nghiệp nhà nước (bao gồm cả công đoàn Công ty cổ phần nhà nước giữ cổ phần chi phối): mức đóng đoàn phí hàng tháng bằng 0,5% tiền lương thực lĩnh (tiền lương đã khấu trừ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân của đoàn viên), nhưng mức đóng đoàn phí hàng tháng tối đa bằng 10% mức lương cơ sở theo quy định của Nhà nước.

3. Đoàn viên ở các công đoàn cơ sở doanh nghiệp ngoài nhà nước (bao gồm cả công đoàn Công ty cổ phần mà nhà nước không giữ cổ phần chi phối); đơn vị sự nghiệp ngoài công lập; liên hiệp hợp tác xã; các tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; văn phòng điều hành của phía nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh tại Việt Nam; đoàn viên công đoàn công tác ở nước ngoài: Mức đóng đoàn phí hàng tháng bằng 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của pháp luật về Bảo hiểm xã hội, nhưng mức đóng đoàn phí hàng tháng tối đa bằng 10% mức lương cơ sở theo quy định của Nhà nước.

4. Các công đoàn cơ sở tại khoản 2 và khoản 3 Điều này được thu đoàn phí công đoàn của đoàn viên hàng tháng bằng 0,5% tiền lương thực lĩnh (tiền lương đã khấu trừ tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân của đoàn viên) hoặc quy định mức thu cao hơn 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội nếu được Ban Chấp hành công đoàn cơ sở mở rộng (từ tổ trưởng công đoàn trở lên) đồng ý bằng Nghị quyết, có văn bản và được quy định cụ thể trong Quy chế chi tiêu nội bộ của công đoàn cơ sở. Tiền đoàn phí công đoàn phần thu tăng thêm so với quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này được để lại 100% cho công đoàn cơ sở bổ sung chi hoạt động theo đúng quy định; khi báo cáo quyết toán, công đoàn cơ sở phải tách riêng số tiền đoàn phí công đoàn tăng thêm theo mẫu quy định để có cơ sở tính số phải nộp về cấp trên.

5. Đoàn viên ở các nghiệp đoàn, công đoàn cơ sở doanh nghiệp khó xác định tiền lương làm căn cứ đóng đoàn phí, đoàn viên công đoàn không thuộc đối tượng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc: Đóng đoàn phí theo mức ấn định nhưng mức đóng thấp nhất bằng 0,5% mức lương cơ sở theo quy định của Nhà nước.

6. Đoàn viên công đoàn hưởng trợ cấp Bảo hiểm xã hội từ 01 tháng trở lên, trong thời gian hưởng trợ cấp không phải đóng đoàn phí; đoàn viên công đoàn không có việc làm, không có thu nhập, nghỉ việc riêng từ 01 tháng trở lên không hưởng tiền lương, trong thời gian đó không phải đóng đoàn phí.

Lưu ý:

• Đoàn phí khác với Kinh phí công đoàn:
  • Đoàn phí do người lao động đóng (trừ vào lương).
  • Kinh phí công đoàn do doanh nghiệp chi trả (tính vào chi phí doanh nghiệp), không trừ vào lương người lao động.
• Đối tượng đóng: Chỉ đoàn viên công đoàn mới phải đóng đoàn phí.

8.2 Hạch toán đoàn phí công đoàn

Khi trích nộp đoàn phí công đoàn:

• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số tiền đoàn phí trích từ lương của người lao động).
• Có TK 3388 –  Phải trả, phải nộp khác.

Khi nộp đoàn phí công đoàn cho công đoàn cấp trên:

• Nợ TK 3388 –  Phải trả, phải nộp khác
• Có TK 111/112 – Tiền mặt/tiền gửi ngân hàng.