Cách thiết lập các quy tắc hạch toán tự động hóa đơn

• Các doanh nghiệp xăng dầu thường có nhiều cây xăng khác nhau, doanh thu cũng được tính riêng lẻ theo từng cây xăng.
• Do đó, mỗi cây xăng cần thiết lập 1 quy tắc hạch toán tự động riêng để phần mềm có thể tự động đối chiếu các hóa đơn đầu ra được lấy về và tự động hạch toán doanh thu từng cây xăng cho phù hợp.
• Cụ thể, người dùng cần lựa chọn các ký hiệu hóa đơn được áp dụng quy tắc và Đơn vị tương ứng:

Lưu ý:

• • Đối với hóa đơn liên năm, người dùng chỉ cần lựa chọn ký hiệu năm đầu tiên được tạo trên MISA meInvoice, chương trình sẽ tự động áp dụng cho các ký hiệu các năm về sau.
  • Ví dụ: Người dùng lựa chọn ký hiệu hóa đơn là 1C24MAB được tạo năm 2024, chương trình sẽ tự động áp dụng với các hóa đơn liên năm có ký hiệu 1C25MAB, 1C26MAB,…

• Trong cùng 1 cây xăng sẽ tồn tại 2 nhóm đối tượng khách hàng khác nhau là Khách hàng cá nhân (Khách lẻ) và Khách hàng doanh nghiệp
• Các đơn vị xăng dầu thường sẽ sử dụng phương thức thu tiền ngay đối với các khác hàng cá nhân, còn các khách hàng doanh nghiệp sử dụng phương thức thu tiền ngay hoặc công nợ. Do đó, để hạch toán riêng cho từng đối tượng này, đơn vị nên sử dụng 2 ký hiệu hóa đơn, mỗi đối tượng sử dụng 1 ký hiệu khác nhau và thiết lập quy tắc hạch toán tự động riêng cho từng đối tượng.

Cụ thể cách thiết lập quy tắc hạch toán của từng đối tượng như sau:

1. Khách hàng cá nhân (Khách lẻ) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Khi thiết lập quy tắc hạch toán tự động, người dùng cần lưu ý thiết lập các thông tin sau:

• Tại mục Phương thức thanh toán: Tích chọn Mặc định chung một phương thức thanh toán và lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp:

• Tại mục Đối tượng hạch toán: Tích chọn Hạch toán chung cho một mã hàng và lựa chọn khách hàng trên danh sách:

2. Khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn thông thường

Khi thiết lập quy tắc cho đối tượng khách hàng này, người dùng cần lưu ý một số tiêu chí sau:

• Tại mục Phương thức thanh toán: Tích chọn Dựa theo hình thức thanh toán của từng hóa đơn:
• Tại mục Đối tượng hạch toán: Tích chọn Dựa theo khách hàng của từng hóa đơn:

Đối với tiêu chí Xử lý đối tượng không có trong danh mục, người dùng có thể thiết lập theo 2 cách sau đây:

• Tự động thêm mới: Chương trình sẽ tự động thêm mã khách hàng/vật tư hàng hóa mới phát sinh vào danh mục:

• Kiểm tra, xác nhận từng đối tượng: Người dùng cần thực hiện thêm mới các danh mục khách hàng/vật tư hàng hóa chưa tồn tại trên danh mục: