14. Dịch vụ vận tải (MỚI)

Xem phim hướng dẫn:

Các bước thực hiện:

1. Khai báo Khách hàng: Vào Danh mục → Đối tượng để tạo danh sách khách hàng thuê vận chuyển.
2. Khai báo Nhà cung cấp: Tạo nhà cung cấp nhiên liệu, sửa chữa, cầu đường (nếu cần theo dõi NCC).
3. Khai báo Phương tiện: Tạo danh mục xe (biển số, loại xe, tải trọng) để theo dõi chi phí theo xe.
4. Tạo Hợp đồng dịch vụ: Vào Bán hàng → Hợp đồng (hoặc phân hệ hợp đồng dịch vụ theo cấu hình) để khai báo tuyến, đơn giá, điều khoản nghiệm thu, thời hạn thanh toán.
5. Thiết lập đối tượng tập hợp chi phí: Quy ước khi phát sinh chi phí sẽ gắn về Hợp đồng (hoặc Chuyến) để lên báo cáo lãi lỗ hợp đồng.

Xem phim hướng dẫn:

Các bước thực hiện:

1. Ghi nhận mua nhiên liệu: Vào Nghiệp vụ → Mua hàng (hoặc nghiệp vụ chi phí tương ứng) để lập chứng từ mua xăng dầu.
2. Chọn đối tượng theo dõi: Trên chứng từ, gắn Hợp đồng vận tải (và/hoặc Phương tiện) để tập hợp chi phí đúng nơi phát sinh.
3. Ghi nhận thanh toán/công nợ: Theo dõi thanh toán ngay hoặc công nợ nhà cung cấp nhiên liệu.
4. Đối chiếu chi phí nhiên liệu: Xem báo cáo chi phí theo Hợp đồng/Xe để kiểm soát chênh lệch.

Định khoản thường gặp (tham khảo):

• Mua nhiên liệu chi ngay: Nợ Chi phí (theo chính sách DN) / Có 111/112
• Mua nhiên liệu ghi công nợ: Nợ Chi phí / Có 331

Xem phim hướng dẫn:

Quy trình thực hiện (đúng luồng tạm ứng → quyết toán):

1. Tạm ứng cho tài xế: Vào Quỹ → Chi tiền (hoặc nghiệp vụ tạm ứng theo cấu hình), chọn tạm ứng và gắn Hợp đồng/Chuyến.
2. Phát sinh chi phí đi đường: Thu thập chứng từ chi tiêu thực tế (cầu đường, bốc xếp, bãi, phát sinh khác) để quyết toán.
3. Quyết toán/Thanh toán tạm ứng: Vào nghiệp vụ quyết toán tạm ứng, nhập số chi thực tế, số hoàn ứng (nếu thừa) hoặc chi bổ sung (nếu thiếu), gắn đúng Hợp đồng/Chuyến.
4. Ghi nhận chi phí lương: Hạch toán lương tài xế/phụ xe theo kỳ và gắn về Hợp đồng (nếu DN theo dõi lãi lỗ hợp đồng).
5. Đối chiếu: Kiểm tra tổng chi phí nhân công + chi đi đường theo từng hợp đồng.

Định khoản thường gặp (tham khảo):

• Tạm ứng: Nợ 141 / Có 111/112
• Quyết toán tạm ứng (chi phí hợp lệ): Nợ Chi phí / Có 141
• Lương tài xế/phụ xe: Nợ Chi phí / Có 334

Xem phim hướng dẫn:

Các bước thực hiện:

1. Ghi tăng phương tiện là TSCĐ: Vào Tài sản cố định → Ghi tăng, khai báo xe (nguyên giá, ngày sử dụng, thời gian khấu hao).
2. Tính khấu hao theo kỳ: Vào Tài sản cố định → Tính khấu hao hàng tháng/quý.
3. Ghi nhận chi phí sửa chữa, bảo dưỡng: Vào Nghiệp vụ → Mua dịch vụ/Chi phí, ghi nhận phí sửa chữa, thay lốp, bảo dưỡng định kỳ.
4. Phân bổ chi phí: Thực hiện phân bổ (nếu chi phí cần phân bổ nhiều kỳ) và gắn chi phí theo Xe hoặc Hợp đồng để theo dõi hiệu quả.
5. Đối chiếu báo cáo: Xem tổng chi phí khấu hao + sửa chữa theo xe/hợp đồng.

Định khoản thường gặp (tham khảo):

• Khấu hao TSCĐ: Nợ Chi phí / Có 214
• Chi phí sửa chữa phát sinh: Nợ Chi phí / Có 111/112/331
• Phân bổ chi phí nhiều kỳ (nếu có): Nợ Chi phí / Có 242

Xem phim hướng dẫn:

Các bước thực hiện:

1. Chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu: Kiểm tra chứng từ giao nhận, xác nhận khối lượng/tuyến, điều kiện nghiệm thu theo hợp đồng.
2. Lập chứng từ bán hàng dịch vụ: Vào Bán hàng → Bán dịch vụ (hoặc nghiệp vụ bán hàng tương ứng), chọn Hợp đồng.
3. Xuất hóa đơn: Phát hành hóa đơn theo đúng điều khoản và thời điểm ghi nhận.
4. Theo dõi công nợ phải thu: Theo dõi công nợ theo khách hàng/hóa đơn/hợp đồng để nhắc thu tiền đúng hạn.

Định khoản thường gặp (tham khảo):

• Ghi nhận doanh thu: Nợ 131 / Có 511 (và Có 3331 nếu có)

Xem phim hướng dẫn:

Quy trình chuẩn:

1. Rà soát chi phí theo hợp đồng: Đảm bảo mọi chứng từ chi phí đã gắn đúng Hợp đồng/Chuyến.
2. Tập hợp chi phí: Vào phân hệ/báo cáo tập hợp chi phí theo hợp đồng (tùy cấu hình), kiểm tra tổng chi phí theo từng hợp đồng.
3. Nghiệm thu hợp đồng: Xác định thời điểm hoàn thành, khối lượng nghiệm thu và kỳ ghi nhận doanh thu.
4. Xác định giá vốn hợp đồng: Thực hiện kết chuyển/ghi nhận giá vốn theo quy trình phần mềm để phản ánh giá vốn tương ứng doanh thu hợp đồng.
5. Đối chiếu lãi lỗ: So sánh Doanh thu và Giá vốn theo hợp đồng để đánh giá hiệu quả.

Xem phim hướng dẫn:

Các báo cáo quan trọng:

• Báo cáo doanh thu theo hợp đồng: Theo dõi doanh thu theo khách hàng, theo hợp đồng, theo kỳ.
• Báo cáo chi phí theo hợp đồng: Tổng hợp chi phí nhiên liệu, nhân công, khấu hao, sửa chữa theo từng hợp đồng.
• Báo cáo hiệu quả/lãi lỗ hợp đồng: Doanh thu, giá vốn, lãi gộp theo hợp đồng.
• Báo cáo chi phí theo phương tiện: Theo dõi chi phí theo xe để đánh giá hiệu suất vận hành.
• Báo cáo công nợ phải thu: Công nợ theo khách hàng, theo hóa đơn, tuổi nợ.