Điều chỉnh hóa đơn KHÔNG MÃ – Đã gửi hóa đơn đến CQT qua BTH – Chưa gửi người mua – Sai Mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác

Mục đích: Bài viết này giúp Anh/Chị hiểu quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử không mã, đã gửi dữ liệu đến Cơ quan Thuế qua bảng tổng hợp, nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện sai sót về mã số thuế, số tiền, tiền thuế, hàng hóa… theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Sau khi đọc, Anh/Chị sẽ biết các bước thực hiện, điều kiện áp dụng và lưu ý quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn trong trường hợp này.

Trường hợp phát hiện hóa đơn không mã đã chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp đến CQT, chưa gửi cho người mua, sai sót thông tin MST, sai số tiền, tiền thuế, hàng hóa trên hóa đơn,..kế toán thực hiện như sau:

1. Gửi hóa đơn đã lập sai đến người mua
2. Lập hóa đơn điều chỉnh để gửi người mua.
3. Lập bảng tổng hợp của kỳ phát hiện sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh đến CQT.

Lưu ý:

• Không gửi thông báo sai sót mẫu số 04/SS-HĐĐT.
• Nếu có sai sót cần điều chỉnh hóa đơn từ lần thứ 2 trở đi, vui lòng lập hóa đơn điều chỉnh mới cho hóa đơn bị điều chỉnh.
• Tổng số liệu số lượng, đơn giá, số tiền trên tất cả các hóa đơn bị điều chỉnh và điều chỉnh là số liệu đúng cần xuất hóa đơn.

Bước 1: Gửi hóa đơn đã lập sai đến người mua

• Vào phân hệ Bán hàng, chọn tab Bán hàng.
• Nhấn vào chứng từ cần gửi cho khách hàng sau đó chọn chức năng Gửi hóa đơn.

Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh gửi CQT cấp mã để gửi cho người mua

• Vào phân hệ Bán hàng, tại tab Hóa đơn, nhấn biểu tượng mũi tên (▼) chọn Hóa đơn điều chỉnh\Lập HĐ điều chỉnh

• Chọn hóa đơn được điều chỉnh: Trên giao diện Hóa đơn điều chỉnh, nhấn vào biểu tượng kính lúp 🔍.
  • Thiết lập điều kiện tìm hóa đơn Đối tượng, Khoảng thời gian và nhấn Lấy dữ liệu.
  • Chọn hóa đơn muốn điều chỉnh và nhấn Đồng ý.

Lưu ý: Kế toán có thể chọn nhanh hóa đơn bằng cách nhấn vào biểu tượng mũi tên.

• Chương trình chỉ lấy lên những hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử và có loại là Hóa đơn bán hàng trong nước, Hóa đơn bán hàng đại lý bán đúng giá, Hóa đơn giảm giá hàng bán, Hóa đơn trả lại hàng mua.
• Sau khi chọn hóa đơn, chương trình sẽ tự động lấy thông tin chung của hóa đơn gốc. Kế toán có thể sửa lại các thông tin này (nếu cần) và nhập Lý do điều chỉnh hóa đơn.
• Khai báo thông tin điều chỉnh hóa đơn.

• Nhấn Cất và Phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý: 

• Xem hướng dẫn về Cách ghi thông tin trên Hóa đơn điều chỉnh: tại đây.
• Nếu có sai sót cần điều chỉnh hóa đơn từ lần thứ 2 trở đi, lập hóa đơn điều chỉnh mới cho hóa đơn bị điều chỉnh

Bước 3: Lập bảng tổng hợp lần đầu/bổ sung của kỳ phát hiện sai sót để gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh đến CQT. Chọn trạng thái là “Điều chỉnh”.

• Lập bảng tổng hợp lần đầu trong trường hợp:
  • Vào mục Báo cáo -> chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT -> nhấn Lập bảng tổng hợp.

• • Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn điều chỉnh) với nội dung Lần đầu.
    • Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ 1 trong trường hợp đơn vị chưa gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn tại kỳ chứa hóa đơn điều chỉnh đến CQT. Chương trình tự động lấy lên dữ liệu hóa đơn điều chỉnh với nội dung Điều chỉnh trên bảng tổng hợp.
    • Lập bảng tổng hợp lần đầu lần thứ n trong trường hợp đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn điều chỉnh đến CQT (trên bảng tổng hợp đó chưa có hóa đơn điều chỉnh) Chương trình tự động lấy lên dữ liệu hóa đơn điều chỉnh với nội dung Điều chỉnh trên bảng tổng hợp.

• • Chương trình lấy lên dữ liệu hóa đơn kỳ báo cáo bao gồm cả hóa đơn điều chỉnh với nội dung Điều chỉnh, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

• Lập bảng tổng hợp sửa đổi, bổ sung trong trường hợp

Đơn vị đã gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn lần đầu tại kỳ chứa hóa đơn điều chỉnh đến CQT (trên bảng tổng hợp chưa có hóa đơn điều chỉnh) và ngày gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh sau thời hạn gửi bảng tổng hợp của kỳ kê khai đó.

• • Vào mục Báo cáo -> chọn Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi CQT -> nhấn Lập bảng tổng hợp.
  • Thiết lập kỳ báo cáo (kỳ chứa hóa đơn điều chỉnh) với nội dung Sửa đổi, bổ sung.

• • Chương trình lấy lên hóa đơn thay thế với nội dung Điều chỉnh, ký điện tử và gửi bảng tổng hợp đến CQT.

• • Theo dõi kết quả gửi bảng tổng hợp đến CQT tại cột Trạng thái trên danh sách bảng tổng hợp.