Giải thích ý nghĩa và các chức năng có trong phân hệ Mua hàng

Hiển thị sơ đồ tổng quan nghiệp vụ Mua hàng từ Đơn mua hàng, Hợp đồng mua hàng, Nhận hàng hóa, dịch vụ, Nhận hóa đơn, Xử lý hóa đơn đầu vào, Trả lại hàng mua, Giảm giá hàng mua, Trả tiền theo hóa đơn; đồng thời hiển thị danh sách các báo cáo Mua hàng và liên kết các đối tượng liên quan như Nhà cung cấp, Hàng hóa, dịch vụ, Điều khoản thanh toán, Tiện ích, Tùy chọn.

1. Ý nghĩa: Tab Đơn mua hàng dùng để quản lý danh sách các đơn mua hàng mà doanh nghiệp lập để ghi nhận nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp.

2. Tùy chọn các cột hiển thị trên danh sách giao diện Tab Đơn mua hàng (nhấn biểu tượng ⚙ Tùy chỉnh giao diện): Ngày đơn hàng; Số đơn hàng; Ngày giao hàng; Mã nhà cung cấp; Nhà cung cấp; Diễn giải; Thành tiền; Giá trị đơn hàng; Tình trạng; Giá trị đã thực hiện; Nhân viên; Trường mở rộng 1–10 (Trường mở rộng chung trên chứng từ); Ngày tạo; Ngày sửa; Người tạo; Người sửa; Chứng từ ký số.

3. Thanh chức năng trên từng dòng đơn mua hàng (Nhấn biểu tượng mũi tên ˅ tại cột Chức năng):

• Xem: Mở đơn mua hàng để xem hoặc chỉnh sửa thông tin chi tiết.
• Lập chứng từ mua hàng: Tạo nhanh chứng từ mua hàng từ đơn mua hàng đã lập.
• Xóa: Xóa đơn mua hàng khỏi hệ thống.
• Nhân bản: Sao chép đơn mua hàng hiện tại để tạo nhanh một đơn mới với thông tin tương tự.
• Cập nhật trạng thái: Thay đổi tình trạng đơn mua hàng theo thực tế xử lý (Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Hoàn thành, Hủy bỏ)
• Gửi CT qua email: Gửi thông tin chứng từ/đơn hàng qua email.

4. Thông tin chung trên giao diện:

• Tích chọn các Đơn mua hàng cần Xóa, nhấn nút Xóa tại thanh công cụ phía trên danh sách chứng từ để xóa hàng loạt Đơn mua hàng
• Nhấn biểu tượng phễu Lọc bên phải biểu tượng bánh răng ⚙️ để Lọc danh sách đơn hàng theo điều kiện cần theo dõi như Tình trạng (Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Hoàn thành, Hủy bỏ), Thời gian, Nhà cung cấp
• Thanh tìm kiếm: Giúp tìm nhanh đơn hàng theo Số đơn hàng, Nhà cung cấp, Mã nhà cung cấp,…
• Làm mới dữ liệu: Cập nhật lại danh sách mới nhất trên hệ thống.
• Xuất danh sách chứng từ Đơn mua hàng: Nhấn biểu tượng Xuất ra Excel bên phải mũi tên xoay vòng Nạp 🔄 tại thanh công cụ phía trên danh sách chứng từ
• Thêm: Lập mới đơn mua hàng.
• Nhấn biểu tượng ˅ cạnh nút Thêm, chọn Nhập từ Excel: Hỗ trợ nhập danh sách đơn mua hàng từ file Excel.

1. Ý nghĩa: Tab Hợp đồng mua hàng dùng để quản lý danh sách các hợp đồng mua hàng đã ký giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.

2. Tùy chọn các cột hiển thị trên danh sách giao diện Tab Hợp đồng mua hàng (nhấn biểu tượng ⚙ Tùy chỉnh giao diện): Số hợp đồng; Ngày ký; Trích yếu; Mã nhà cung cấp; Nhà cung cấp; Địa chỉ; Mã số thuế; Người liên hệ; Giá trị hợp đồng; Giá trị thanh lý; Giá trị thực hiện; Tỷ lệ hoàn thành (%); Số đợt thanh toán; Số đã trả; Số còn phải trả dự kiến; Số còn phải trả; Nhân viên mua hàng; Tình trạng hợp đồng; Tình trạng giao hàng; Ngày thanh lý/Hủy bỏ; Lý do; Hạn giao hàng; Địa chỉ giao; Hạn thanh toán; Trường mở rộng 1–10 (Trường mở rộng chung); Ngày tạo; Ngày sửa; Người tạo; Người sửa.

3. Thanh chức năng trên từng dòng đơn mua hàng (Nhấn biểu tượng mũi tên ˅ tại cột Chức năng):

• Xem tình hình thực hiện: Mở thông tin để theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng.
• Sửa: Mở hợp đồng để cập nhật hoặc chỉnh sửa thông tin.
• Xóa: Xóa hợp đồng khỏi hệ thống.
• Nhân bản: Sao chép hợp đồng hiện tại để tạo nhanh một hợp đồng mới với thông tin tương tự.
• Cập nhật tình trạng: Thay đổi tình trạng hợp đồng theo thực tế xử lý (Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Hoàn thành, Hủy bỏ), thời gian, nhà cung cấp

4. Thông tin chung trên giao diện:

• Tích chọn các Hợp đồng mua hàng cần Xóa, nhấn nút Xóa tại thanh công cụ phía trên danh sách chứng từ để xóa hàng loạt Hợp đồng mua hàng
• Nhấn biểu tượng phễu Lọc bên phải biểu tượng bánh răng ⚙️ để Lọc danh sách đơn hàng theo điều kiện cần theo dõi như Tình trạng (Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Hoàn thành, Hủy bỏ), Thời gian, Nhà cung cấp
• Thanh tìm kiếm: Giúp tìm nhanh hợp đồng theo Số hợp đồng, Nhà cung cấp,…
• Làm mới dữ liệu: Cập nhật lại danh sách mới nhất trên hệ thống.
• Xuất dữ liệu Excel: Hỗ trợ xuất danh sách hợp đồng ra file Excel.
• Xuất danh sách Hợp đồng mua hàng: Nhấn biểu tượng Xuất ra Excel bên phải mũi tên xoay vòng Nạp 🔄 tại thanh công cụ phía trên danh sách chứng từ
• Tùy chỉnh giao diện ⚙️: Cho phép chọn các cột hiển thị trên danh sách.
• Thêm: Lập mới Hợp đồng mua hàng.
• Nhấn biểu tượng ˅ cạnh nút Thêm, chọn Nhập từ Excel: Hỗ trợ nhập danh sách đơn mua hàng từ file Excel.

1. Ý nghĩa: Tab Mua hàng dùng để quản lý danh sách các chứng từ mua hàng, mua dịch vụ phát sinh từ nhà cung cấp trong doanh nghiệp.

2. Tùy chọn các cột hiển thị trên danh sách giao diện tab Mua hàng (nhấn biểu tượng ⚙ Tùy chỉnh giao diện): Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ, Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Mã nhà cung cấp, Nhà cung cấp, Người giao hàng, Địa chỉ, Mã số thuế, Mã NV mua hàng, NV mua hàng, Diễn giải, Tổng tiền hàng, Tiền chiết khấu, Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán, Thuế NK, Thuế CBPG, Thuế TTĐB, Thuế BVMT, Phí trước hải quan, Chi phí mua hàng, Giá trị nhập kho, TT nhận hóa đơn, TT thanh toán, Là chi phí mua hàng, Loại chứng từ, Trường mở rộng 1, Trường mở rộng 2, Trường mở rộng 3, Trường mở rộng 4, Trường mở rộng 5, Trường mở rộng 6, Trường mở rộng 7, Trường mở rộng 8, Trường mở rộng 9, Trường mở rộng 10, Người tạo, Ngày tạo, Người sửa, Ngày sửa, Chứng từ ký số.

3. Thanh chức năng trên từng dòng (Nhấn biểu tượng mũi tên ˅ tại cột Chức năng):

• Xem: Mở chứng từ để xem hoặc chỉnh sửa thông tin chi tiết.
• Trả tiền: Lập nhanh chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp từ chứng từ mua hàng đang chọn.
• Nhân bản: Sao chép chứng từ hiện tại để tạo mới một chứng từ có thông tin tương tự.
• Ghi sổ: Cập nhật số liệu của chứng từ vào sổ kế toán.
• Bỏ ghi: Hủy trạng thái đã ghi sổ để chỉnh sửa lại chứng từ khi cần.
• Xóa: Xóa chứng từ khỏi hệ thống, thường áp dụng với chứng từ chưa ghi sổ hoặc theo quyền người dùng.

4. Thông tin chung trên giao diện:

• Tích chọn các Chứng từ mua hàng cần Ghi sổ / Bỏ ghi / Xóa cùng lúc, nhấn nút Ghi sổ / Bỏ ghi / Xóa tại thanh công cụ phía trên danh sách chứng từ để Ghi sổ / Bỏ ghi / Xóa hàng loạt Chứng từ mua hàng
• Nhấn biểu tượng phễu Lọc bên phải biểu tượng bánh răng ⚙️ để lọc danh sách chứng từ theo các điều kiện cần theo dõi như Trạng thái ghi sổ (Đã ghi sổ, Chưa ghi sổ), Trạng thái thanh toán (Chưa thanh toán, Đã thanh toán, Thanh toán một phần), Trạng thái nhận hóa đơn (Không có hóa đơn, Chưa nhận hóa đơn, Đã nhận hóa đơn, Tất cả), Thời gian
• Thanh tìm kiếm: Giúp tìm nhanh chứng từ theo số chứng từ, số hóa đơn, nhà cung cấp, mã nhà cung cấp,…
• Làm mới dữ liệu: Cập nhật lại danh sách mới nhất trên hệ thống.
• Xuất danh sách chứng từ Chứng từ mua hàng, Chứng từ mua dịch vụ : Nhấn biểu tượng Xuất ra Excel bên phải mũi tên xoay vòng Nạp 🔄 tại thanh công cụ phía trên danh sách chứng từ
• Thêm: Lập mới chứng từ mua hàng
• Nhấn biểu tượng ˅ cạnh nút Thêm:  Lập các loại chứng từ như Chứng từ mua dịch vụ, Trả tiền nhà cung cấp theo hóa đơn, Lập từ hóa đơn đầu vào MeInvoice, Nhập khẩu từ Excel

1. Ý nghĩa: Tab Nhận hóa đơn dùng để quản lý danh sách các hóa đơn đầu vào mà doanh nghiệp đã nhận từ nhà cung cấp trong quá trình mua hàng hóa, dịch vụ.

2. Tùy chọn các cột hiển thị trên danh sách giao diện tab Nhận hóa đơn (nhấn biểu tượng ⚙ Tùy chỉnh giao diện): Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Mã nhà cung cấp, Nhà cung cấp, Địa chỉ, Mã số thuế, Diễn giải, Giá trị HHDV chưa thuế, Tiền thuế GTGT, Trường mở rộng 1, Trường mở rộng 2, Trường mở rộng 3, Trường mở rộng 4, Trường mở rộng 5, Trường mở rộng 6, Trường mở rộng 7, Trường mở rộng 8, Trường mở rộng 9, Trường mở rộng 10, Người tạo, Ngày tạo, Người sửa, Ngày sửa, Chứng từ ký số.

3. Thanh chức năng trên từng dòng (Nhấn biểu tượng mũi tên ˅ tại cột Chức năng):

• Trả tiền: Lập nhanh chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp từ hóa đơn đang chọn.
• Xem: Mở chứng từ nhận hóa đơn để xem hoặc chỉnh sửa thông tin chi tiết.
• Ghi sổ: Thực hiện ghi sổ chứng từ để cập nhật số liệu vào sổ kế toán.
• Bỏ ghi: Hủy trạng thái đã ghi sổ để chỉnh sửa lại chứng từ khi cần.

4. Thông tin chung trên giao diện:

• Tích chọn các chứng từ Nhận hóa đơn cần Ghi sổ / Bỏ ghi / Xóa cùng lúc, nhấn nút Ghi sổ / Bỏ ghi / Xóa tại thanh công cụ phía trên danh sách chứng từ để Ghi sổ / Bỏ ghi / Xóa hàng loạt Nhận hóa đơn
• Nhấn biểu tượng phễu Lọc bên phải biểu tượng bánh răng ⚙️ để lọc danh sách hóa đơn theo điều kiện cần theo dõi như Trạng thái ghi sổ ( Chưa ghi sổ, Đã ghi sổ), Thời gian
• Thanh tìm kiếm: Giúp tìm nhanh theo số chứng từ, số hóa đơn, nhà cung cấp,…
• Làm mới dữ liệu: Cập nhật lại danh sách mới nhất trên hệ thống.
• Xuất danh sách chứng từ Nhận hóa đơn mua hàng hóa : Nhấn biểu tượng Xuất ra Excel bên phải mũi tên xoay vòng Nạp 🔄 tại thanh công cụ phía trên danh sách chứng từ
• Thêm: Lập mới chứng từ nhận hóa đơn.

1. Ý nghĩa: Tab Trả lại hàng mua dùng để quản lý các chứng từ trả lại hàng đã mua cho nhà cung cấp trong trường hợp hàng hóa không đúng quy cách, kém chất lượng, thừa, hoặc không còn nhu cầu sử dụng.

2. Tùy chọn các cột hiển thị trên danh sách giao diện Tab Trả lại hàng mua (nhấn biểu tượng ⚙ Tùy chỉnh giao diện): Ngày hạch toán; Ngày chứng từ; Số chứng từ; Số hóa đơn; Mã nhà cung cấp; Nhà cung cấp; Địa chỉ; Mã số thuế; Diễn giải; Tổng tiền hàng; Tiền thuế GTGT; Tổng tiền thanh toán; Phương thức lập hóa đơn; Trường mở rộng 1–10 (Trường mở rộng chung trên chứng từ); Người tạo; Ngày tạo; Người sửa; Ngày sửa; Chứng từ ký số.

3. Thanh chức năng trên từng dòng (Nhấn biểu tượng mũi tên ˅ tại cột Chức năng):

• Xem: Mở chứng từ trả lại hàng mua để xem hoặc chỉnh sửa thông tin chi tiết.
• Ghi sổ: Thực hiện ghi sổ chứng từ để cập nhật số liệu vào sổ kế toán.
• Bỏ ghi: Hủy trạng thái đã ghi sổ để chỉnh sửa lại chứng từ khi cần.
• Xóa: Xóa chứng từ khỏi hệ thống, thường áp dụng với chứng từ chưa ghi sổ hoặc theo quyền người dùng.
• Phát hành hóa đơn: Thực hiện phát hành hóa đơn liên quan đến nghiệp vụ trả lại hàng mua theo quy định và thiết lập của hệ thống.

4. Thông tin chung trên giao diện:

• Tích chọn các chứng từ Trả lại hàng mua cần Ghi sổ / Bỏ ghi / Xóa cùng lúc, nhấn nút Ghi sổ / Bỏ ghi / Xóa tại thanh công cụ phía trên danh sách chứng từ để Ghi sổ / Bỏ ghi / Xóa hàng loạt Trả lại hàng mua
• Nhấn biểu tượng phễu Lọc bên phải biểu tượng bánh răng ⚙️ để lọcdanh sách hóa đơn theo điều kiện cần theo dõi như Trạng thái ghi sổ ( Chưa ghi sổ, Đã ghi sổ), Thời gian
• Thanh tìm kiếm: Giúp tìm nhanh theo số chứng từ, số hóa đơn, nhà cung cấp,…
• Làm mới dữ liệu: Cập nhật lại danh sách mới nhất trên hệ thống.
• Xuất danh sách chứng từ Chứng từ trả lại hàng mua : Nhấn biểu tượng Xuất ra Excel bên phải mũi tên xoay vòng Nạp 🔄 tại thanh công cụ phía trên danh sách chứng từ
• Thêm: Lập mới chứng từ nhận hóa đơn.
• Nhấn biểu tượng ˅ cạnh nút Thêm: Lập Hóa đơn thay thế, Nhập khẩu từ Excel

1. Ý nghĩa: Tab Giảm giá hàng mua dùng để quản lý các chứng từ giảm giá hàng mua từ nhà cung cấp trong trường hợp doanh nghiệp được nhà cung cấp giảm giá do hàng hóa không đúng quy cách, kém chất lượng, mua với số lượng lớn, hoặc theo chính sách chiết khấu/giảm giá của nhà cung cấp.

2. Tùy chọn các cột hiển thị trên danh sách giao diện Tab Trả lại hàng mua (nhấn biểu tượng ⚙ Tùy chỉnh giao diện): Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ, Số hóa đơn, Mã nhà cung cấp, Nhà cung cấp, Địa chỉ, Mã số thuế, Diễn giải, Tổng tiền hàng, Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán, Phương thức lập hóa đơn, Trường mở rộng 1 đến Trường mở rộng 10, Người tạo, Ngày tạo, Người sửa, Ngày sửa, Chi nhánh

3. Thanh chức năng trên từng dòng (Nhấn biểu tượng mũi tên ˅ tại cột Chức năng):

• Xem: Mở chứng từ giảm giá hàng mua để xem hoặc chỉnh sửa thông tin chi tiết.
• Ghi sổ: Thực hiện ghi sổ chứng từ để cập nhật số liệu vào sổ kế toán.
• Bỏ ghi: Hủy trạng thái đã ghi sổ để chỉnh sửa lại chứng từ khi cần.
• Xóa: Xóa chứng từ khỏi hệ thống, thường áp dụng với chứng từ chưa ghi sổ hoặc theo quyền người dùng.

4. Thông tin chung trên giao diện

• Ghi sổ / Bỏ ghi / Xóa hàng loạt: Tích chọn các chứng từ Giảm giá hàng mua cần Ghi sổ / Bỏ ghi / Xóa cùng lúc, sau đó nhấn nút Ghi sổ / Bỏ ghi / Xóa tại thanh công cụ phía trên danh sách chứng từ để thực hiện hàng loạt.
• Lọc: Nhấn biểu tượng phễu Lọc bên phải biểu tượng ⚙ bánh răng để lọc danh sách chứng từ theo các điều kiện cần theo dõi như Trạng thái ghi sổ (Chưa ghi sổ, Đã ghi sổ), Thời gian.
• Thanh tìm kiếm: Giúp tìm nhanh chứng từ theo số chứng từ, số hóa đơn, nhà cung cấp,…
• Làm mới dữ liệu: Cập nhật lại danh sách mới nhất trên hệ thống.
• Xuất danh sách chứng từ Giảm giá hàng mua: Nhấn biểu tượng Xuất ra Excel bên phải biểu tượng mũi tên xoay vòng Nạp 🔄 tại thanh công cụ phía trên danh sách chứng từ.
• Thêm: Lập mới chứng từ Giảm giá hàng mua.
• Nhấn biểu tượng ˅ cạnh nút Thêm: Cho phép thực hiện chức năng Nhập khẩu từ Excel

1. Ý nghĩa: Tab Xử lý hóa đơn đầu vào\Danh sách hóa đơn dùng để quản lý, tra cứu và xử lý các hóa đơn điện tử đầu vào nhận được từ nhà cung cấp và đơn vị có sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn MeInvoice. Tại đây, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái hóa đơn, kiểm tra thông tin hóa đơn và thực hiện các thao tác như lập chứng từ, đánh dấu hóa đơn đã hạch toán hoặc xử lý hóa đơn theo nhu cầu

2. Tùy chọn các cột hiển thị trên danh sách giao diện Tab Xử lý hóa đơn đầu vào\Danh sách hóa đơn (Nhấn biểu tượng ⚙ Tùy chỉnh giao diện để lựa chọn các cột thông tin muốn hiển thị trên danh sách): Trạng thái kiểm tra, Mẫu số, Ngày hóa đơn, Ngày ký hóa đơn, Số hóa đơn, Nhà cung cấp, Mã số thuế, Tổng tiền hàng, Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán, Loại hóa đơn, Phân loại chứng từ, Trạng thái hóa đơn, Trạng thái lập chứng từ, Chứng từ hạch toán, Email nhận hóa đơn, Tên đơn vị nhận hóa đơn

3. Thanh chức năng trên từng dòng (Nhấn biểu tượng mũi tên ˅ tại cột Chức năng):

• Cho phép lập các chứng từ liên quan từ hóa đơn đầu vào, gồm: Lập chứng từ mua hàng, Lập chứng từ mua dịch vụ, Lập phiếu chi tiền mặt, Lập ủy nhiệm chi, Lập chứng từ nghiệp vụ khác, Lập chứng từ trả lại hàng bán, Lập chứng từ giảm giá hàng mua, Lập chứng từ quyết toán tạm ứng, Nhận hóa đơn (Chọn chứng từ mua hàng hóa cần nhận hóa đơn)
• Đánh dấu đã hạch toán: Đánh dấu hóa đơn đã được hạch toán trên phần mềm.
• Đồng bộ lại hóa đơn: Thực hiện đồng bộ lại thông tin hóa đơn.
• Xem: Mở và xem chi tiết thông tin hóa đơn.

4. Thông tin chung trên giao diện

• Đồng bộ hóa đơn từ Cơ quan thuế (biểu tượng ngôi nhà cạnh Tùy chọn lập chứng từ): Thực hiện đồng bộ hóa đơn điện tử từ Cơ quan thuế về phần mềm.
• Đồng bộ theo khoảng thời gian (biểu tượng đồng hồ có mũi tên xoay trái): Thực hiện đồng bộ hóa đơn theo khoảng thời gian tùy chọn. Khoảng thời gian đồng bộ tối đa là 1 tháng.
• Lấy lại dữ liệu (biểu tượng mũi tên xoay vòng 🔄): Thực hiện tải lại dữ liệu trên giao diện để cập nhật thông tin mới nhất.
• Xuất danh sách chứng từ : Nhấn biểu tượng Xuất ra Excel bên phải biểu tượng mũi tên xoay vòng Nạp 🔄 tại thanh công cụ phía trên danh sách chứng từ.
• Lọc: Nhấn biểu tượng phễu Lọc bên phải biểu tượng ⚙ bánh răng để lọc danh sách chứng từ theo các điều kiện cần theo dõi như Trạng thái lập CT, Trạng thái kiểm tra hóa đơn, Thời gian (Từ ngày đến ngày)
• Lọc theo từng cột: Di chuyển chuột vào cột cần lọc nhấn biểu tượng phễu lọc và lọc theo điều kiện (Khác, Chứa, Không chứa, Bắt đầu với, Kết thúc với, Bằng, Nhỏ hơn hoặc bằng,… và giá trị gõ hoặc chọn tương ứng)
• Lựa chọn hiển thị số trang trên 1 dòng: Tại Số dòng/trang chọn 10,20,30,50,100