Hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng theo từng trường hợp

Có hai tố quan trọng để xác định số tài khoản một cách chính xác nhất khi hạch toán chi phí thuê nhà là mục đích thuê và hình thức thanh toán.

Dựa vào mục đích thuê nhà để làm gì, phục vụ bộ phận nào thì kế toán hạch toán chi phí thuê nhà vào các tài khoản tương ứng như sau:

• Nếu thuê nhà để làm nhà xưởng sản xuất: hạch toán vào tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung)
• Nếu thuê nhà làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng hóa bán: hạch toán vào tài khoản 6421 (chi phí bán hàng – TT133) hoặc tài khoản 641 (chi phí bán hàng – TT99, TT200)
• Nếu thuê nhà làm văn phòng cho các bộ phận quản lý công ty: hạch toán vào tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp – TT99, TT200) hoặc tài khoản 6422 (chi phí quản lý doanh nghiệp – TT133)

Dựa vào hình thức thanh toán, hạch toán tiền thuê nhà được hướng dẫn cụ thể theo các trường hợp sau:

• Hạch toán chi phí thuê nhà khi thanh toán trước (Dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà …):

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 111, TK 112,…

Chú ý: Nếu là khoản trả trước như tạm ứng cho bên chủ nhà thì hạch toán như trên, cần tránh nhầm lẫn với trường hợp đặt cọc tiền nhà. Khoản tạm ứng hay trả trước tiền nhà, DN có thể được trừ vào tiền thuê nhà cần thanh toán. Còn với tiền đặt cọc nhà, chủ nhà sẽ chỉ trả lại đến khi kết thúc hợp đồng hoặc sau một khoảng thời gian theo thống nhất giữa 2 bên.

• Hạch toán tiền đặt cọc nhà

Trường hợp doanh nghiệp đặt cọc tiền cho người cho thuê, ví dụ: DN thuê văn phòng hoạt động, đơn vị cho thuê yêu cầu đặt cọc A tiền (trả lại DN A tiền khi hợp đồng thuê văn phòng kết thúc), thì doanh nghiệp đi thuê phải đặt cọc tiền hạch toán như sau:

• • Khi đặt cọc tiền:

Nợ TK 244 (TT 200, TT99)

Nợ TK 1386 (TT 133)

Có TK 111, 112

• • Khi nhận lại tiền cọc:

Nợ TK 111,112

Có TK 244 (TT 200, TT99)

Có TK 1386 (TT 133)

• • Nếu DN phải đặt cọc tiền trong quá trình thuê văn phòng vi phạm hợp đồng và bị bên nhận tiền cọc phạt:

Nợ TK 811

Có TK 244 (TT 200, TT99)

Có TK 1386 (TT 133)

• • Nếu DN phải đặt cọc tiền sử dụng tiền cọc để thanh toán:

Nợ TK 331

Có TK 244 (TT 200, TT99)

Có TK 1386 (TT 133)

Lưu ý: Các khoản tạm ứng tiền thuê nhà hoặc đặt cọc tiền nhà đều không cần có hóa đơn GTGT (theo công văn số 13675 năm 2013 của Bộ Tài Chính gửi hiệp hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam)

2.2. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn)

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì đưa vào TK chi phí đó )

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 331, TK 111, TK 112,…

2.3. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau)

Trong trường hợp này, hàng tháng kế toán vẫn phải ghi nhận chi phí thuê nhà vào tài khoản 335 – chi phí phải trả để theo dõi và đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.

VD: Công ty thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 – 6 nhưng chưa thanh toán. Đến tháng 6 Công ty X mới thanh toán, lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn.

• Hàng tháng kế toán công ty hạch toán:

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)

Có TK 335 – Chi phí phải trả (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)

•  Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn):

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 331, TK 111, TK 112, (Nếu là khi thanh toán)

2.4. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ

Với trường hợp này, tiền thuê nhà trả trước nhiều kỳ sẽ được kế toán hạch toán vào tài khoản 242 – chi phí trả trước. Định kỳ kế toán phân bổ vào các TK chi phí tương ứng

VD: Thuê nhà từ tháng 1 – 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn), thì hạch toán như sau:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (Tổng số tiền).

Nợ TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (Nếu có hóa đơn GTGT)

Có TK 331, TK 111, TK 112

– Định kỳ phân bổ khoản chi phí trả trước đó:

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì vào chi phí đó)

Có TK 242 – Chi phí trả trước