2.2. Kiểm tra số dư trên sổ quỹ và sổ tiền mặt

Bài viết giúp kế toán nhận biết và xử lý khi số dư cuối kỳ trên Sổ quỹ không khớp với Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, đảm bảo số liệu khớp đúng thực tế và báo cáo tài chính.

Nội dung bài viết gồm: Bài viết hướng dẫn kiểm tra đối chiếu số liệu giữa Sổ quỹ và Sổ kế toán, xác định nguyên nhân chênh lệch, kiểm tra chứng từ, chỉnh sửa hoặc ghi sổ lại các chứng từ để đảm bảo số liệu chính xác, đồng thời lưu ý về phạm vi áp dụng khi sử dụng phân hệ Thủ quỹ trên phần mềm.

Phạm vi áp dụng: Kế toán, thủ quỹ sử dụng phần mềm AMIS Kế toán có phân hệ Thủ quỹ

LƯU Ý: Nếu anh (chị) không sử dụng phân hệ Thủ quỹ trên phần mềm AMIS Kế toán thì có thể bỏ qua thông báo này mà không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.

Bước 1: Vào biểu tượng bánh răng Các tiện ích và thiết lập, chọn tiện ích Kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách.

Bước 2: Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.

Bước 3: Tích chọn mục 2. Tiền mặt, tiền gửi, nhấn Kiểm tra, đối chiếu chứng từ

Bước 4: Trường hợp số dư cuối kỳ trên Sổ quỹ không khớp với Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): chương trình sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Loại tiền và Số tiền chênh lệch vào cuối kỳ. 

Lưu ý: Chương trình chỉ hiển thị báo cáo này trong trường hợp Thủ quỹ có sử dụng phần mềm để ghi sổ quỹ
(Tại mục Các tiện ích và thiết lập\Tùy chọn\Ẩn/hiện nghiệp vụ  chọn Có sử dụng “Thủ quỹ tham gia vào hệ thống để ghi chép tình hình thu chi tiền mặt thực tế độc lập với sổ kế toán”).

Trường hợp này, Anh/Chị cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng thực tế bằng cách:

Bước 1: Vào phân hệ Tiền mặt, nhấn Kiểm kê.

Bước 2: Chọn mốc thời gian và Loại tiền muốn đối chiếu số liệu trên Sổ quỹ với Sổ kế toán tiền mặt.

• Chọn Mốc thời gian theo tham số trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách.
• Chọn Loại tiền giống với loại tiền bị âm trên báo cáo.

Bước 3: Nhấn Đồng ý.

Bước 4: Nhấn Đối chiếu. Chương trình hiển thị danh sách các chứng từ có chênh lệch giữa Sổ kế toán và Sổ quỹ.

Bước 5: Kiểm tra các chứng từ này để xác định nguyên nhân và cách xử lý. Có thể xảy ra các trường hợp sau:

• Chứng từ ghi trên Sổ kế toán nhưng không có trên Sổ quỹ => Xử lý như sau:
  • Nếu chứng từ hợp lý, hợp lệ những quên chưa ghi sổ quỹ thì vào phân hệ Thủ quỹ để ghi sổ chứng từ.
  • Nếu chứng từ không đúng thì nhấn vào số chứng từ để xóa.
• Chứng từ có trên Sổ quỹ nhưng không có trên Sổ kế toán => Xử lý như sau:
  • Nếu chứng từ hợp lý, hợp lệ nhưng bị bỏ ghi trên sổ kế toán thì nhấn vào Số chứng từ để ghi sổ lại.
  • Nếu chứng từ không đúng thì vào phân hệ Thủ Quỹ, tìm kiếm chứng từ này và nhấn Bỏ ghi.
• Sai lệch số tiền giữa hai sổ => Chỉnh sửa lại số tiền trên chứng từ cho đúng thực tế.
• Sai lệch ngày chứng từ giữa hai sổ => Chỉnh sửa lại ngày trên chứng từ cho đúng thực tế.