2.1.1 Kiểm tra tiền mặt

Bài viết giúp kế toán phát hiện và xử lý các trường hợp số dư cuối kỳ trên sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt bị âm, đảm bảo số liệu quỹ tiền mặt phản ánh đúng thực tế và tuân thủ quy định kế toán.

Nội dung bài viết gồm: Bài viết hướng dẫn kiểm tra đối chiếu số dư quỹ tiền mặt, xác định nguyên nhân số dư bị âm, kiểm tra tồn đầu kỳ, thời điểm phát sinh âm, rà soát các chứng từ thu, chi và hướng dẫn cách xử lý các trường hợp sai lệch như chi quá số thực tế, nhập sai tỷ giá, bỏ sót hoặc nhập trùng chứng từ.

Phạm vi áp dụng: Kế toán sử dụng phần mềm kiểm tra, đối chiếu số liệu quỹ tiền mặt

Bước 1: Vào Các tiện ích và thiết lập\Kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách.

Bước 2: Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.

Bước 3: Tích chọn mục 2. Tiền mặt, tiền gửi, nhấn Kiểm tra, đối chiếu chứng từ

Bước 4: Trường hợp số dư cuối kỳ trên Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt bị âm (kỳ là khoảng thời gian Anh/Chị thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách): chương trình sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện thông tin: Tài khoản, Loại tiền và Số tiền bị âm vào cuối kỳ.

Trường hợp này, Anh/Chị cần kiểm tra và chỉnh sửa lại cho đúng thực tế bằng cách:

1. Nhấn chuột vào số hiệu tài khoản đang bị âm, phần mềm hiển thị giao diện Số kế toán chi tiết quỹ tiền mặt với thông tin Tài khoản, Loại tiền và Số tiền bị âm 

2. Kiểm tra báo cáo để xác định nguyên nhân và cách xử lý. Có thể kiểm tra nhanh theo các bước sau:

• Bước 1: Kiểm tra số tồn đầu kỳ xem đã chính xác chưa.
• Bước 2: Kiểm tra cột Số tồn để xác định thời điểm báo cáo bắt đầu bị âm.

• Bước 3: Kiểm tra các chứng từ thu, chi trước thời điểm này để xác định nguyên nhân gây ra sai lệch. Có thể xảy ra các trường hợp sau:

+ Chi quá số thực tế; Thu nhỏ hơn số thực tế, Nhập sai tỷ giá trong trường hợp thu/chi bằng ngoại tệ => Chỉnh sửa lại số tiền thu, chi/tỷ giá trên chứng từ cho đúng thực tế.

+ Bỏ sót chứng từ thu tiền => Lập bổ sung chứng từ chi tiền.

+ Nhập trùng chứng từ thu/chi tiền => Xóa bỏ chứng từ thu/chi tiền bị trùng.