5.2. TSCĐ đã ghi tăng vào sổ TSCĐ nhưng quên chưa hạch toán hoặc do chưa chọn nguồn gốc hình thành, có thể dẫn đến lệch giữa sổ tài sản và sổ cái

Trong quá trình ghi tăng TSCĐ, có thể phát sinh trường hợp tài sản đã được ghi nhận trên sổ TSCĐ nhưng chưa hạch toán chứng từ mua/hình thành hoặc chưa khai báo nguồn gốc hình thành. Khi đó, số liệu giữa sổ TSCĐ và sổ cái có thể không khớp.

Bài viết hướng dẫn cách sử dụng chức năng Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách để phát hiện các TSCĐ có chênh lệch, xác định nguyên nhân và thực hiện bổ sung thông tin hoặc hạch toán còn thiếu.

Nội dung bài viết gồm: Kiểm tra đối chiếu số liệu TSCĐ, bổ sung nguồn gốc hình thành cho tài sản và hạch toán các chứng từ mua/hình thành TSCĐ chưa được ghi nhận.

Phạm vi áp dụng: Kế toán sử dụng phần mềm để theo dõi và hạch toán tài sản cố định.

Bước 1: Vào phần bánh răng ⚙ Các tiện ích và thiết lập, chọn tiện ích Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.

Bước 2: Thiết lập tham số, kiểm tra đối chiếu số liệu.

Bước 3: Tích chọn mục 5. Tài sản cố định, nhấn Kiểm tra, đối chiếu chứng từ.

Bước 4: Chọn mục 5.2. TSCĐ đã ghi tăng vào sổ TSCĐ nhưng quên chưa hạch toán hoặc do chưa chọn nguồn gốc hình thành, có thể dẫn đến lệch giữa sổ tài sản và sổ cái

Trường hợp trong kỳ có Tài sản cố định (TSCĐ) đã ghi tăng vào sổ TSCĐ nhưng quên chưa hạch toán hoặc do chưa chọn nguồn gốc hình thành (kỳ là khoảng thời gian Kế toán thiết lập trên giao diện kiểm tra đối chiếu chứng từ, sổ sách), chương trình sẽ hiển thị báo cáo chi tiết thể hiện chứng từ ghi tăng TSCĐ có sai sót.

Bước 5: Thực hiện xử lý theo nguyên nhân thực tế:

– Trường hợp 1: Nếu đã hạch toán chứng từ mua /hình thành TSCĐ nhưng chưa chọn nguồn gốc hình thành TSCĐ.

• Nhấn vào Số chứng từ để mở chứng từ ghi tăng TSCĐ lên.
• Chọn tab Nguồn gốc hình thành, nhấn Chọn chứng từ để chọn các chứng từ hạch toán tăng TSCĐ tương ứng, tập hợp đủ chứng từ hình thành nên nguyên giá TSCĐ:
• Tổng Số tiền tại tab Nguồn gốc hình thành = Nguyên giá tại tab TT khấu hao.

Lưu ý: Trường hợp không chọn được chứng từ nguồn gốc hình thành. Xem hướng dẫn tại đây.

– Trường hợp 2: Nếu chưa hạch toán các chứng từ mua/hình thành TSCĐ

Thực hiện lập và hạch toán chứng từ tương ứng với nghiệp vụ phát sinh, sau đó mở chứng từ ghi tăng TSCĐ và chọn chứng từ vừa hạch toán tại tab Nguồn gốc hình thành.

• Nợ 211x/Có 11x hoặc 331: với trường hợp mua sắm mới (tại phân hệ tiền mặt, tiền gửi, mua hàng trong nước không qua kho)
• Nợ 211x/Có 155 hoặc 156: xuất kho thành phẩm, hàng hóa làm TSCĐ (tại phân hệ Kho\tab Xuất kho\Thêm\Chọn loại Xuất kho khác)
• Nợ 211x/241: TSCĐ đầu tư XDCB hoàn thành đưa vào sử dụng (tại phân hệ Tổng hợp/Chứng từ nghiệp vụ khác)

Sau đó mở chứng từ ghi tăng TSCĐ lên để chọn chứng từ hạch toán mới lập vào tab Nguồn gốc hình thành. Chi tiết xem tại phần ghi tăng TSCĐ tại đây.

Lưu ý: Trường hợp Tổng số tiền của các chứng từ trên nguồn gốc hình thành không bằng nguyên giá của TSCĐ. Xem hướng dẫn tại đây.