Thiết kế mẫu chứng từ trên Word, Excel, rồi đưa vào phần mềm sử dụng

• Phần mềm AMIS Kế toán chỉ hỗ trợ thiết lập mẫu chứng từ từ các file mẫu có định dạng .doc; .docx; .xls; .xlsx
• Khi thiết kế các mẫu chứng từ, nếu trên mẫu không cần thiết lập công thức, chỉ cần lấy các trường có sẵn trong trường trộn thì thiết lập trên file word, còn nếu có chỉ tiêu nào đó cần thiết lập công thức từ các ô khác thì nên thiết kế mẫu trên file excel (MISA khuyến cáo đơn vị nên thiết lập chứng từ trên file excel).
• Để thiết kế file mẫu chứng từ đặc thù, làm theo 3 bước sau:

Bước 1 – Chuẩn bị mẫu ngoài file word, file excel:

Để có mẫu chứng từ đặc thù thì có 2 cách

• • Cách 1: Xuất khẩu mẫu đã có sẵn trên phần mền MISA ra file word, hay excel để sửa lại thành mẫu đặc thù
  • Cách 2: Nếu có sẵn một mẫu file đặc thù bằng file word, hay excel từ trước.

Ví dụ: thiết kế mẫu Phiếu xuất bán hàng (2 liên) từ file word với nội dung như sau

Lưu ý: Do mẫu Phiếu xuất hàng có 2 liên nên phải thiết kế sẵn 2 liên trên file word, excel để khi in sẽ in từng liên.

Bước 2 – Tải trường trộn từ phần mềm về

• Bước này giúp tải các thông tin trường dữ liệu mà phần mềm AMIS Kế toán đã thiết lập sẵn làm căn cứ để thiết kế chứng từ đặc thù.
• Mở một chứng từ bán hàng trên chương trình:
  • Chọn chức năng In\Tùy chọn in
  • Trên giao diện Tùy chọn in chọn Thêm mẫu:

• • Chọn chức năng Tải danh sách trường trộn để tải file trường trộn về máy tính của anh/chị:

• Phần mềm sẽ hiển thị file excel chứa thông tin về tên các trường dữ liệu có thể thiết lập trên phiếu xuất kho. File excel gồm 2 cột:
  • Cột Mã trường dữ liệu là tên các trường sẽ copy vào mẫu trộn
  • Cột  Mô tả để giải thích trường bên cột Trường dữ liệu nếu copy mã trường đó thì sẽ lấy lên thông tin gì trên chứng từ. Ví dụ: Nếu copy Trường dữ liệu : ##AccountObjectName## thì sẽ lấy thông tin tên đối tượng lên chứng từ

Bước 3 – Trộn các thông tin trường trộn vào mẫu:

• Trên mẫu hoá đơn này chia ra làm 2 nhóm thông tin:
  • Nhóm 1: Là những thông tin cố định in trên phiếu xuất bán hàng (như: tên chỉ tiêu), bao gồm các chữ màu đen được khoanh khung xanh như hình minh hoạ .
  • Nhóm 2: Là những thông tin thay đổi khi in từng phiếu xuất bán hàng cụ thể, bao gồm những thông tin tô màu vàng như hình minh hoạ, đây là những thông tin cần thiết lập các trường trộn trên mẫu.

• Các thông tin để trộn trên hoá đơn cũng chia làm 2 loại:
  • Loại 1: những trường trộn sử dụng trên thông tin chung ( là thông tin chỉ hiện thị một lần trên chứng từ). VD: Số, Ngày, Người mua hàng, Công ty, Địa chỉ, thông tin người ký…Thông tin Số tiền bằng chữ
    
  • Loại 2: Những trường trộn chi tiết (là các thông tin được hiển thị lặp đi lặp lại với số liệu khác nhau, thường là các thông tin chi tiết liên quan đến hàng hoá). Tên các trường trộn này thường có chữ “detail” ở đầu (như: Tên hàng: ##Detail_InventoryItemName##; ##Detail_Quantity##: số lượng…). VD: Mã hàng, Tên hàng, đơn vị tính, Số lượng, đơn giá, thành tiền….
• Kế toán thực hiện thiết kế mẫu như sau: mở file word/ excel mẫu lên, copy các trường trên file trường trộn mới tải về ở bước 2, dán vào thông tin tương ứng trên mẫu hoá đơn ở liên 1 ( như hình vẽ dưới đây)

Lưu ý: Đối với những trường dữ liệu chi tiết, là những trường trộn có chữ detail thì bắt buộc phải hiển thị ở trong bảng dữ liệu. Nếu không đưa các trường này vào bảng dữ liệu thì khi in sẽ không lên số liệu

• Thông tin GPSD phần mềm tự hiển thị ngầm đinh bên góc trái bên trên của chứng từ, nên khi thiết kế mẫu phải để trống ở góc này.
• Trừ trường hợp loại chứng từ là hoá đơn bán hàng thì khi in phầm mềm không hiển thị thông tin GPSD bên góc trái mà cho phép tự thiết kế thông tin về đơn vị mình theo mẫu hoá đơn đã đăng ký với cơ quan thuế
• Tương tự trộn trường cho liên 2 ( hay copy thông tin đã trộn từ liên 1 ra để sửa lại)
  • Sau khi thiết kế xong mẫu chứng từ đặc thù của doanh nghiệp, thực hiện lưu lại thông tin.
  • Đóng file lại để hoàn thành việc thiết kế mẫu chứng từ đặc thù

Mở giao diện chi tiết của một chứng từ bán hàng đã có sẵn tại màn hình danh sách, sau đó thực hiện thêm mẫu theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn chức năng In\Tùy chọn in:
• Bước 2: Chọn Thêm mẫu
• Bước 3: Tải mẫu đã thiết kế và thiết lập thông tin:
  • Chọn loại mẫu chứng từ (Ví dụ: Chứng từ bán hàng)
  • Chọn đường dẫn tới file mẫu hoá đơn đã thiết kế
  • Nhập Tên mẫu (VD: Chung_tu_ban_hang)
  • Có thể lựa chọn In mẫu chứng từ theo định dạng PDF hoặc Excel

• Bước 4: Nhấn Tạo mẫu  và đóng màn hình Thiết kế mẫu chứng từ lại.

Lưu ý: Các mẫu đặc thù này chỉ thiết kế 1 lần và đưa vào phần mềm, mỗi khi in phần mềm đã có sẵn tên mẫu trong danh sách để chọn sử dụng

• Bước 1: Mở  chứng từ bán hàng cần in
• Bước 2: Chọn dấu mũi tên cạnh nút In, lúc này mẫu trộn đã thực hiện trộn ở trên sẽ xuất hiện trong danh sách các chứng từ Tùy chọn in.
• Bước 3: Lựa chọn đến mẫu đã được thiết kế để in. Khi xem mẫu sẽ có biểu tượng Excel hoặc Word cạnh tên mẫu

Vấn đề:
Khi thực hiện tải/thiết kế mẫu trộn trên AMIS Kế toán, sau khi thiết kế xong và nhấn Cất, hệ thống hiển thị thông báo “Loại mẫu không được để trống” nên không thể lưu mẫu.

Biểu hiện:

• Nhấn Cất mẫu trộn nhưng hệ thống báo “Loại mẫu không được để trống”.
• Mẫu đã được thiết kế nhưng không thể lưu lại.
• Hệ thống yêu cầu bổ sung thông tin Loại mẫu trước khi cất.
• Không xác định được vị trí khai báo loại mẫu trên giao diện thiết kế.

Nguyên nhân:
Do trên giao diện Thiết kế mẫu chứng từ, người dùng chưa chọn thông tin Loại mẫu.

Giải pháp:
Anh/Chị thực hiện chọn loại mẫu như sau:

Trên giao diện Thiết kế mẫu chứng từ, tại dòng đầu tiên, cạnh chữ “Thiết kế mẫu chứng từ”, chọn thông tin Loại mẫu tương ứng.

Sau khi chọn đầy đủ thông tin, thực hiện Cất lại mẫu.

Vấn đề: Khi sử dụng mẫu chứng từ tự thiết kế và tải lên phần mềm, anh/chị có thể gặp tình trạng một số thông tin trên mẫu bị hiển thị lặp lại nhiều lần thay vì chỉ hiển thị một lần.

Biểu hiện: 

• Một số thông tin trên mẫu chứng từ tự thiết kế bị lặp lại nhiều lần khi in hoặc xem chứng từ.
• Một nội dung trên chứng từ bị nhân thành nhiều dòng khi chứng từ có nhiều dòng hạch toán.
• Khi sử dụng mẫu tự thiết kế, các thông tin giống nhau xuất hiện lặp lại trên cùng một chứng từ.

Nguyên nhân: Do mẫu đang sử dụng trường Detail. Đây là trường chi tiết có chức năng hiển thị dữ liệu theo từng dòng hạch toán, nên các thông tin được đặt trong trường này có thể bị lặp lại tương ứng với số dòng hạch toán của chứng từ.

Giải pháp: Để khắc phục tình trạng thông tin bị lặp nhiều lần trên mẫu, anh/chị thực hiện kiểm tra và chỉnh sửa các trường đang sử dụng trên mẫu, thực hiện như sau:

Bước 1: Mở mẫu Excel chứng từ tự thiết kế và kiểm tra các trường đang sử dụng, đặc biệt là trường Detail.

Bước 2: Thay thế trường Detail bằng trường phù hợp không chứa thông tin Detail tại vị trí cần hiển thị thông tin cố định.

Bước 3: Lưu mẫu sau khi chỉnh sửa và thực hiện cập nhật mẫu mới lên phần mềm.

Bước 4: In hoặc xem lại chứng từ để kiểm tra kết quả.